本书从最实用、最独特的角度解析文秘工作的方方面面，让当文秘的你工作起来更加有效，更有章可循。本书还配有大量职业文秘鲜活、生动的实例，让你和那些成功的优秀文秘在书中相遇，也让你体会一下那些失败文秘的辛酸泪水，使当文秘的你对所处的行业有个更加直观的感受，再次审视自己的职业，并在这些鲜活的例子中明确自己的目标。你会发现，未来的道路在本书的叙述中变得更加清晰和明朗……

秘书是一种具有综合性和辅助性特点的职业，要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。本书包含了秘书职业标准中从接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织，到信息工作、办公室日常事务以及协调工作等多个方面的职业技能，是文秘工作的必备工具书。

前言

第一章 机遇无限的文秘职业

第一节 充满机遇的文秘职业

◇这些重要人物都曾经当过文秘

◇机遇与风险共存

第二节 类型丰富的文秘职业

◇行政事业单位文秘

◇企业文秘

◇董事会文秘

◇各种级别的文秘

第三节 文秘的成功产业路线

第二章 办公室文秘素质剖析

第一节 文秘的性格特点

◇内外兼具

◇稳重踏实

◇灵活变通

◇善解人意

第二节 文秘的才能特点

◇智能方面的五大能力

◇思维方面的四大能力

◇组织方面的四大能力

第三节 文秘的心理特点

◇甘于默默无闻

◇乐观谦和

◇积极向上

第四节 文秘的形象特点

◇文秘衣着要恰当

◇文秘穿着五大注意事项

◇文秘举止要得体

第五节 文秘的职业道德

◇克己奉公

◇严守机密

第六节 文秘素质提高途径

◇勤于学习是重要基础

◇勇于实践是有效方法

◇善于总结是催化剂

◇自我反省是动力

◇接受批评是完善

第三章 办公室文秘要领会领导意图

第一节 了解你的领导

◇了解领导的类型

◇了解领导的需求

第二节 领会领导意图的原则

◇尊重领导

◇服务领导

◇掌握信息

第三节 用心去领会领导

◇了解你自己的性格

◇领会领导意图的方法

第四章 办公室文秘说话技巧

第一节 办公室文秘说话技巧

◇强权面前低头的说话技巧

◇工作中讲人情话的技巧

◇避免冷场的说话技巧

◇功劳面前说低头话的技巧

◇对领导说话的技巧

第二节 办公室文秘说话注意事项

◇初次相见慎称呼、巧介绍

◇切勿让客气话“生产过剩”

◇批评也要讲艺术

◇好声好气好交谈

第三节 办公室文秘说服技巧

◇说服领导的技巧

◇说服他人的十大策略

◇忠告也不应逆耳

◇说服不同意见的五种方式

◇使用最具说服力的声音

◇进谏的技巧

第五章 办公室文秘协调工作

第一节 协调自己与领导的关系

◇协调与领导关系的原则

◇与领导相处的技巧

◇如何恰到好处地赞美领导

◇如何委婉地批评领导

◇批评领导的十二条原则

◇如何向领导申辩

◇如果得罪了领导

◇善于对领导说“不”

第二节 协调与同事的关系

◇怎样赢得同事的尊敬

◇怎样与同事进行良好沟通

◇怎样回答同事的隐私提问

◇了解同事的潜在语言

◇重视同事的感受

◇办公室之外的同事交往

◇办公室里你要提防的几种同事

◇如何化解办公室同事冲突

第三节 协调单位、部门间的关系

◇为什么部门协调有难度

◇为什么跨单位协调有难度

◇怎样做好单位、部门之间的协调

第六章 办公室文秘信息参谋作用

第一节 文秘参谋的效用

◇文秘参谋对领导的三大作用

◇文秘的九大参谋效能

第二节 文秘参谋思维特点

◇参谋思维的两大构成要素

◇参谋思维的三大特色

◇文秘参谋五大要领

第三节 党政文秘参谋的信息收集

◇收集公共决策信息

◇收集反腐败信息

◇做好信息上报工作

第四节 企业文秘参谋的信息收集

◇收集竞争对手的情报

◇收集企业外部环境变化的情报

第五节 信息工作的六条基本要求和三个诀窍

◇信息工作的六条基本要求

◇收集信息的三个诀窍

第七章 办公室文秘日常事务管理

第一节 如何制定工作计划

◇制定工作计划的原则

◇计划安排的变更和调整

◇计划安排的五大原则

第二节 如何安排出差旅行

◇作计划要细心周到

◇领导出差，文秘必做的准备

第三节 如何搞好会议工作

◇会务工作的特点

◇会议安排

◇怎样分发会议通知、材料

◇如何布置会场

◇参加会议的礼仪

◇怎样做会议记录

◇会后工作注意要点

◇如何主持会议

第八章 办公室文秘接待工作

第一节 准备好的接待环境

◇接待工作环境的要求

◇接待环境的几点要素

第二节 待人与待己

◇如何接待客人

◇怎样做客

第三节 见面时候的礼仪

◇握手礼

◇名片礼

◇脱帽礼

◇拥抱礼

◇亲吻礼

第四节 社交场合的自我介绍与介绍

◇自我介绍礼仪

◇他人介绍礼仪

第五节 如何进行交际谈话

◇三个不会讲话的文秘

◇抓住交际的最初3分钟

◇平时做好语言储备

◇选择合适的话题

◇学会挖掘话题

◇按照一定的顺序交谈

◇让说话具有说服力

◇纠正不好的交谈习惯

◇做一个成功的交谈者的原则

第六节 如何在公共场合成功演讲

◇演讲的一般规则

◇演讲时如何回答问题

第七节 如何赠送礼物

◇送什么礼物

◇什么时候送礼物

◇如何送礼给中国人

◇如何送礼给外国人

第八节 如何接听电话

◇善于接听电话的重要性

◇接听电话的原则

第九节 如何参加和安排宴会

◇宴会是什么

◇成功安排宴会的十条标准

◇如何安排宴请座次

◇赴宴进餐礼仪

◇如何礼貌斟酒、敬酒

第十节 如果你到国外出差

◇如果你到欧洲

◇如果你到美国

◇如果你到日本

◇如果你到韩国

第九章 办公室文秘公关工作

第一节 公共关系概述

◇公共关系十条简述

◇文秘公关活动的十大误区

第二节 文秘公共关系的构成

◇社会组织

◇公众

◇传播

第三节 文秘公关工作的四步工作法

◇兵马未动，粮草先行——做好调查工作

◇全面规划，运筹帷幄——做好策划工作

◇稳打稳扎，从容不迫——做好实施工作

◇全面反馈，查漏补缺——做好评估工作

第四节 如何策划组织新闻发布会

◇确定发布会的日期、地点、新闻点

◇确定组织者与参与人员

◇选择合适的新闻发言人

◇筹划与准备中的“彩排”

◇发送邀请函

◇准备新闻稿件

第五节 文秘的公关礼仪

◇文秘与领导坐车时候的位次

◇文秘与领导坐车时候上下车的顺序

第六节 危难时刻显身手——文秘的危机公关

◇文秘的危机公关能力很重要

◇危机的种类

◇危机公关的处理

◇注意处理的六个方面

◇危机处理程序

第十章 办公室文秘文书工作

第一节 通用公文

◇报告

◇请示

◇批复

◇意见

◇函

◇决定

◇公告

◇通告

◇会议纪要

第二节 事务文书

◇工作计划

◇工作总结

第三节 经济文书

◇经济合同

第四节 礼仪文书

◇请柬

◇介绍信

◇推荐信

◇贺信

◇贺电

◇祝词

第五节 论说文

◇讲演稿

第六节 新闻文体

◇消息

◇通讯

第十一章 办公室文秘档案管理工作

第一节 办公室档案管理概要

◇档案工作内容

◇档案工作特性

第二节 办公室档案管理对文秘的要求

◇档案管理标准化

◇档案管理现代化

第三节 办公室档案管理的规范制度

◇档案管理的规范化要求

◇档案管理的制度化准则

第十二章 办公室文秘如何向更高职位迈进

第一节 设计你的职业生涯．

◇设计职业生涯四步骤

◇设计职业生涯应当注意的四个问题

◇职业生涯中的八大病症

第二节 职业生涯的时机选择

◇环境与成功

◇加薪还是跳槽

第三节 如何更快加薪

◇把握加薪的机会

◇加薪之核心绝招

◇加薪的技巧

第四节 如何更快升职

◇你的实力够升职吗

◇想升职不可忽略的问题

第五节 如何面试

◇面试须知

◇面试的十六种误区

◇面试常见问题及对策

    第一节 办公室文秘说话技巧

强权面前低头的说话技巧

假如你和对手或上司产生了冲突，论力量，你是鸡蛋，而对方是石头，你怎么办，是像头脑简单的拼命三郎那样以卵击石，白白地送命呢，还是避其锋芒，等自己也变成石头，变成比对方更大的石头再有所图谋呢?选择前者还是后者，就可以从中看出你是办大事还是办不成大事的人了。试想，为争一时之气而拼个你死我活，于己于事又有何益呢?泰山压顶，先弯一下腰又何妨?折断了就永远断了，而弯一下腰还有挺起的机会。

语言有时像“匕首”或“投枪”，尤其在面对比自己“强大”很多的对手时，其锋芒更不可太露，否则便会伤及自身。问题的深处总要牵涉到本质上，就本质问题争执不下，容易构成僵局，问题搞僵了，不但关系到彼此的利害，也关系到彼此的面子和尊严。这时就应该从深的问题中爬出来，绕过本质，在浅明的问题上导引变通。这样就可以使深的问题被掩盖起来，让对方产生积极的行动。

当对方在较深的问题上固执己见的时候，我们可以故意把对方捧到优势的位置上去，表明决定权在对方手上，我方则处于“附庸”顺从的地位，使对方在心理上获得一定的满足。然后，我们可以以弱者、小者的身份表明自己的态度，并且软中带硬地指出对方如一味固执己见，则我方迫于无奈只好采取某种消极行动，甚至退出合作，中止关系。对方站在“强者”的位置上，一方面碍于面子，一方面也要考虑现实后果，因而不得不有所变通，接受我方的意见。

在说话和辩论时，可以巧用对方或第三者的言行来为自己服务，可以说是借人之势，长自己之威风，灭对方之锐气。下面这个例子相信会给你带来一定的启发。

萧伯纳的剧本《武器与人》首演获得成功，许多观众在剧终时要求他上台与大家见面，可是，当他走上舞台后，有一个观众大声说道：“萧伯纳，你的剧本糟透了，谁也不要看，收回去吧，停演吧!”

听到如此无礼的叫嚷，萧伯纳没有发怒，相反，他向那人深深地鞠了一躬，并有礼地说道： “我的朋友，你说得好，我完全同意你的意见，遗憾的是，仅仅我们两个人反对这么多观众有什么用呢，我们能禁止这个剧本上演吗?”

萧伯纳巧借观众的力量，把一个很深的问题浮到了浅显的层面上来说，有力地反击了对方的无礼，并获得了极佳的表达效果。

工作中讲人情话的技巧

谁都希望有一个和谐的工作氛围，一天8小时，一周5个工作日，一个人很大部分时间、精力是在工作环境里度过的，如果同事之间矛盾不断，整天别别扭扭，每天一踏上上班的路就想起与谁谁的不愉快，那么工作就成了一种负担。要想避免这种状况的发生，工作过程中掌握说人情话的技巧，善于以人情话润滑同事之间的关系是个简便易行又有效的选择。

一般人在初次上班与同事拉关系时，试图通过一些日常的人情话引起对方兴趣，但总是选择一些无关紧要的话题。例如最典型的话：“今天天气不错啊!”“是啊，气温也不高，挺舒服的。”

P64-65

随着社会的不断发展，经济的日渐繁荣，社会关系的多样化、复杂化，文秘工作越来越重要，成为上承下达、沟通各个部门的必要环节。所以，文秘工作者也要更加珍视自己的职业，更加重视自己的工作。因为文秘工作本身就是一门艺术，请看对于其的诸多要求：

像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交官一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

可见，文秘工作本身是丰富的，对从业人员的要求是全面的。这正是由于文秘这个工作比较特殊，它的正式定义为“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员”，它可以在日常工作中接触到公司所有的部门和人员，对公司的动作和整体状况有全面的了解。而且，这个工作也是一个窗口，与外界接触密切，和公司的主管部门、大客户都有关系。所谓站得高，看得远，它能真正锻炼人、培养人，这是一个具有严格素质要求的职业。

随着我国经济的发展，对文秘的要求将会越来越高，制度化、专业化、现代化成为新世纪文秘职业发展的方向。做文秘的你一定要牢记这一点，不断充实、提高自己，而本书将为你提供一个腾飞的垫脚石。

本书将从最实用、最独特的角度解析文秘工作的方方面面，让当文秘的你工作起来更加有效，更有章可循。

本书还配有大量职业文秘鲜活、生动的实例，让你和那些成功的优秀文秘在书中相遇，也让你体会一下那些失败文秘的辛酸泪水，使当文秘的你对所处的行业有个更加直观的感受，再次审视自己的职业，并在这些鲜活的例子中明确自己的目标。你会发现，未来的道路在本书的叙述中变得更加清晰和明朗……

编 者