本书是根据教育部颁布的《中等职业学校文秘专业教学指导方案》中的“办公设备使用与维护教学基本要求”修订而成的。
此次修订遵循的原则是：知识更新、突出技能、强调实用、方便学习。
本次修订，第二章的内容有较大的改动，删除了目前已不常用的传统的照相机、录像机的内容，主要介绍“数码办公设备的使用与维护”，以符合目前办公设备中显现的数码技术的普及性及换代频率；第三章“文印设备的使用与维护”更新了内容，突出了实用性。考虑到各地各校办公设备配备的差异，本书编写的各章内容相对独立，各校在组织教学时，可因地制宜对书中各章内容教学顺序作必要的调整与取舍。
“办公设备使用与维护”是一门实践性很强的专业技能课程，学校在组织教学的同时，应积极创造条件，安排学生实践。并可通过现场参观或借助本书提供的多媒体教学光盘进行模拟演示等方法，向学生介绍同类设备的使用方法，以开阔视野，克服学校设备不足带来的局限性。