著名管理专家潘承烈、王文良、梁沂宾、马仲良等联袂推荐！这是一本关于人事经理管理的圣经。

本书是“管理之星·中国经理人工作手册丛书”中的一本，它根据企业办公室主任的工作特点、工作内容和工作性质全面系统地阐述了办公室主任作为职业经理人这个特殊角色必须具备极高的素质要求与岗位技能等内容。该书以实用性与操作性为特点，言简意赅，提纲挈领，系统完整，便于读者学习、查阅、使用。本书将使企业办公室主任在学习与实践的过程中实现新的飞跃，并为企业创造新的辉煌贡献自己一份应尽的力量。

随着经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，企业正以一种前所末有的趋势来致力于企业内部的管理与工作效率的提高。企业行政办公室作为企业管理的综合办事机构，是企业管理中的一个重要环节，起着枢纽和桥梁的作用，因此又被称为企业的中枢神经。办公室能否在企业的管理中真正有效地发挥其功能，关键在于这个部门的灵魂人物——办公室主任。其自身综合素质如何，管理能力的高低，是否能肩负起其承办、参谋、管理、协调和领导指挥这几大职责，将直接影响着整个企业的发展运营。

本书全面系统地阐述了办公室主任作为职业经理人这个特殊角色必须具备极高的素质要求与岗位技能，即要对企业的行政管理做到十分精通，还应具有丰富的行政管理经验；指导办公室主任在制定与完善企业的规章制度时如何做到合理性与可操作性，以确保企业能够得到有序的发展；帮助办公室主任在企业组织各项会议活动时如何做到更加行之有效；教会办公室主任在现代化办公中如何建立信息系统，并借助信息为企业决策服务；引导办公室主任在从事文件的收发与文档的管理中如何做到准确规范；提示办公室主任在对企业的财产管理中如何进行合理的控制与使用，使其发挥最大功效：教授办公室主任在企业的交往活动中如何打造企业与个人公关形象等。我们根据企业办公室主任的工作特点、工作内容和工作性质为办公室主任量身定做这本极具实用性与操作性的图书，极大的方便了企业办公室主任在实际工作中临战实用与参照。

第一章 做个最优秀的管理者——行政经理的角色定位

第一节 明确的职责与权限／3

在其职尽其职／3

把握好你手中的权柄／7

第二节 必备的素质与技能／10

具备良好的心理素质／10

具有渊博的知识结构／12

培养高尚的职业道德／13

施展出色的领导能力／16

第二章 没有规矩，无以成方圆——建立完善的规章制度

第一节 拟定科学的行政办公制度／29

严密制定企业行政规章制度／29

谨慎制定会议管理制度／35

合理制定来宾接待管理制度／41

有效制定出差管理制度／45

严格制定印章管理制度／48

第二节 制定严格的文档管理制度／53

文书管理制度的制定／53

档案管理制度的制定／60

机要文书及保密制度的制定／63

第三节 确立完备的后勤管理制度／65

明确制定办公消耗品管理制度／65

合理制定办公设备管理规定／70

第三章 集思广益的最佳途径——会议的高效组织与控制

第一节 会议的有效控制／77

严格控制会议数量／77

成功把握会议进程／78

确保高效的会议质量／79

第二节 做好会前准备工作／82

确定参会人员人数／82

合理选择会议地点／83

精确安排会议时间／84

有效拟定会议议程／85

精心布置会场格局／86

及时发放会议通知／95

进行会前工作复查／96

第三节 精心安排会议事务工作／99

做好会议签到工作／99

确保会场服务到位／101

做好会议记录工作／102

第四节 妥善处理会后事宜／106

会议简报的及时编写／106

及时开展会务总结／107

认真撰写会议纪要／107

收退会议文件资料／1凹

确保落实会议提案／109

第四章 与时俱进的现代化办公——加强现代化信息管理

第一节 熟练掌握信息管理的方法／113

捕捉与收集的信息／113

信息的筛选与加工／117

快速传递信息／12l

信息的有序整理与存储／123

信息的持续开发与利用／124

第二节 实现办公自动化的措施／130

高效的办公自动化／130

构建办公自动化系统／134

积极学习办公自动化技术／136

办公自动化设备的准备／139

有效的网络办公管理／142

优秀企业网站的建设／146

第五章 发挥文档的最大作用——有效地进行文件处理与档案管理

第一节 认真履行收文程序／151

收文程序／151

拟办程序／154

阅文与呈送／156

传阅方式／158

催办工作／160

承办过程／161

办理答复／163

第二节 严格遵守发文规定／165

发文内容与要求／165

审核签发／167

发文程序／168

留底存档／169

第三节 规范公文写作要求／174

公文的特点和类别／174

公文的撰写程序／177

公文的格式规范／180

文稿书写要求／187

第四节 运用公文写作技巧／190

指挥性公文的写作艺术／190

报请性公文的写作艺术／191

指示批复性公文的写作艺术／195

知照性公文的写作艺术／195

记录性公文的写作艺术／20l

规范性公文的写作艺术／202

计划性公文的写作艺术／204

第五节 满足企业文档处理要求／208

明确立卷归档范围／208

掌握立卷归档方法／209

充分执行立卷归档程序／213

做好档案的保管工作／216

确保文档的清退与销毁／220

第六章 当好企业的“管家婆”——物资财产的合理控制

第一节 物资财产的有效管理／227

明确物资财产管理任务／227

了解物资财产管理的要求／228

对物资财产进行科学分类／230

第二节 减少低值易耗品的损耗／233

低值易耗品的明确分类／233

低值易耗品的合理购进／234

低值易耗品的及时发放／238

低值消耗品的妥善保管／242

第七章 树立一流的企业形象——公关礼仪的技巧

第一节 有效地进行公共关系管理／247

明确公共关系的目的／247

了解公共关系实施的要素／251

企业公共关系运行的程序／252

公共关系实施的方法／257

公共关系实施的技巧／261

内部公关艺术／263

第二节 注重公共关系中的礼仪形象／271

正式的书面礼仪／271

文明的语言礼仪／274

规范的行为礼仪／277

灵活的见面礼仪／282

丰富的谈话礼仪／285

得体的馈赠礼仪／286

第三节 灵活运用接待技巧／288

了解接待工作的基本要求／288

掌握接待工作的管理技巧／290

熟悉接待工作的流程／297

做好外事接待工作／300

第八章 完美展现领导艺术——必不可少的行政协调与沟通

第一节 充分发挥领导管理艺术／307

有效实施授权的方法／307

巧妙利用借权的方法／310

谨慎把控权的方法／313

第二节 提高沟通协调的技巧／316

与上级沟通协调技巧／316

与同级沟通协调技巧／322

与下级沟通协调技巧／324

跨部门沟通协调技巧／325

与外部沟通协调技巧／326

第三节 掌握语言沟通艺术／328

鼓动的语言艺术／328

批评的语言艺术／330

说服的语言艺术／332

把握好你手中的权柄

行政经理在企业决策层的授权下行使其权力。行使权力的方式一般是复核、核准或批准，并在自己职权范围内以命令、决定、允许、建议和劝告的形式，审查、指导下属或协助总经理及董事长开展行政工作。

行政经理应具备明确的责任范围。在其职权范围内，他有决策权和指挥权。行政经理在行使这些权力时员工必须服从。因为员工的服从维护了行政经理的威信，更重要的是维护了企业的形象和体现了企业的团队精神。行政经理和员工虽然存在素质、目标和利益上的差别，但是为了企业整体利益和长远利益，个人必须服从组织，下级必须服从上级。在具体实施管理时，权力的强制性运用是必不可少的。

行政经理所拥有的权力是履行其工作的基础，没有权力，行政经理就不能对员工的行为进行控制管理，管理活动也就无法进行。

在涉及原则性问题或遇到紧急情况时，行政经理使用权力必须果断坚决。员工一旦违反纪律，必须不徇私情，坚决惩处。如果没有这种权力，就会造成全局性的损失和失败。权力使用的时机要掌握好“度”，在行使处罚权时最好是先弄清事实真相，在错误还没有扩大时进行惩罚；处罚还要注意“冷”处理，当考虑尚未成熟时，就急于“热”处理，可能出现严重的后果；更不能一拖再拖，最后导致事情不了了之。

行政经理是为员工服务的，行政管理工作的开展是建立在员工自觉服从的基础上的，行政经理权力从本质上讲是员工给的。因此，管理工作必然存在一定的灵活性，在客观条件不具备时，管理工作就要充分考虑大多数员工的愿望，强制管理是难以办好事情的。行政经理在使用权力时必须慎重。对于不同素质的员工，管理的方法应有所不同：有的是在商量讨论中决定问题，有的是硬性规定，有的是因势利导，有的是果断指示，一定不能千篇一律。行政经理懂得管理工作的灵活性，对提高管理效果、建立行政经理的威j信、提高企业的运作效率是大有好处的。

行政经理诚然大权在握，但一定耍注意使用，不要轻易炫耀自己的力，更不可滥用权力。行政经理在使用权力时，必须做到“三不要”：一月要以权谋私；二是不要以权徇私；三是不要意气用权。

不仅如此，做事还要实事求是。行政经理在工作时，如果不实事求,发生管理错误，其产生的影响将远远超过普通员工的错误。只有实事求,才会得到员工的信任和拥护，上下一心，以形成企业前进所需要的巨大力量，从而提高企业的信誉度。

行政经理在行使工作权力时，一定要熟知相关法纪，强化法制观念。没有法纪的保证，行政经理就很难顺利开展领导工作。行政管理是行政经理的责任和权力，在法律和纪律面前人人平等，行政经理要模范地遵纪守法。假如行政经理置法纪于不顾，以权代法，以权代纪，那只能失去自己的尊严和威信，最终失去领导权力。

行政经理要想得到员工的认可，并且激发员工的创造性和进取心，就要依靠一定的语言艺术。比如用发问的方式布置工作，以商量的口吻下达任务，往往比简单的命令有效、得体得多。它不但可以激发员工的一些不寻常的创意，而且能使员工在平等、友好的气氛中愉快地接受任务，并能更加出色地完成任务。

行政经理要恰当地使用奖励权力去激励员工的进取心和创造精神，使员工意识到，如果能够服从行政经理的意愿并作出相应的贡献，就会受到鼓励或奖励。行政经理要根据员工的贡献大小进行奖励，对作出重大贡献的员工要给予重奖。奖励最好采取公开的形式，还要防止随意乱奖。

          P7-P9

随着经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，企业正以一种前所未有的趋势来致力于企业内部的管理与工作效率的提高。企业行政办公室作为企业管理的综合办事机构，是企业管理中的一个重要环节，起着枢纽和桥梁的作用，因此又被称为企业的中枢神经。办公室能否在企业的管理中真正有效地发挥其功能，关键在于这个部门的灵魂人物——办公室主任。其自身综合素质如何，管理能力的高低，是否能肩负起其承办、参谋、管理、协调和领导指挥这几大职责，将直接影响着整个企业的发展运营。

针对社会经济的迅猛发展与巨变，办公室主任的职责也越来越全面化、新颖化和高深化，并从能力阶段上升到了技巧和艺术阶段。因此，本书选取办公室主任在日常工作中最常见的管理问题，借鉴吸收最新管理理念与管理方法，以规范化、步骤化、人性化的方式进行工作的标准化与现代化提供了系统的操作指南，同时也为办公室主任提升职业化素质提供了简便易行的学习方案。

本书全面系统地阐述了办公室主任作为职业经理人这个特殊角色必须具备极高的素质要求与岗位技能，即要对企业的行政管理做到十分精通，还应具有丰富的行政管理经验；指导办公室主任在制定与完善企业的规章制度时如何做到合理性与可操作性，以确保企业能够得到有序的发展；帮助办公室主任在为企业组织各项会议活动时如何做到更加行之有效；教会办公室主任在现代化办公中如何建立信息系统，并借助信息为企业决策服务；引导办公室主任在从事文件的收发与文档的管理中如何做到准确规范；提示办公室主任在对企业的财产管理中如何进行合理的控制与使用，使其发挥最大功效；教授办公室主任在企业的交往活动中如何打造企业与个人公关形象等。我们根据企业办公室主任的工作特点、工作内容和工作性质为办公室主任量身定做了这本极具实用性与操作性的图书，极大的方便了企业办公室主任在实际工作中临战实用与参照。

在编著过程中本着以实用性与操作性为特点，言简意赅，提纲挈领，系统完整，便于读者学习、查阅、使用。因而，它既可以为企业办公室主任开阔眼界、增长知识、掌握工作技巧、提高工作效率的案头必备书，同时，它还是企业办公室主任在实际工作中的实战范本。这套书将使企业办公室主任在学习与实践的过程中实现新的飞跃，并为企业创造新的辉煌贡献自己一份应尽的力量。

由于编者的水平有限，如有疏漏与不周之处恳请广大读者批评指正，以便再行修订完善。

          编者

        2005年10月

这是一套对企业管理人员职能业务规范化，将规律性与可操作性完美结合的丛书。

     ——中国企业联合会、中国企业家协会副理事长 潘承烈

二十余年中国企业管理的实践证明，完全依赖西方管理模式是自杀式的行为，依赖中国式管理的潜规则是毁灭性的行为。只有将中西方的管理理论经验与实践完美地结合起来，才能出色地管理好中国的企业，《管理之星·中国经理人工作手册丛书》就是这样的一套丛书。

     ——亚洲著名应用管理学专家 王文良

现在广大企业管理人员急需一套专业水平高、实战操作性强的标准工作手册：《管理之星·中国经理人工作手册丛书》根据中国企业管理发展的特点，规划出一套完善的企业组织内部的管理体系和精细的管理流程，能帮助企业中各个部门的管理者全面提高专业工作能力，从而提升企业的整体竞争实力。我认为该丛书是培养现代职业经理人的优秀教材。

     ——北京市管理科学院院长、研究员 马仲良

随着企业管理工作的进一步深入，对各个阶层和不同岗位的管理者的要求也进一步提高，《管理之星·中国经理人工作手册丛书》就是专为中国企业各层级的管理人员撰写的工作手册，适用于中国企业目前的发展水平与所面临的现状，同时与国内外最新的政策与理念同步，为企业界和商业界读者提供了较为翔实、可靠的资料和清晰明确的工作指导。

     ——《经济日报》资深编辑 梁沂宾