你是否有过这样的经历：觉得自己一整天都忙得四脚朝天？下班的时候已疲惫不堪？看着自己该完成的工作清单，发现还有一太堆重要的活儿没干完？回家的时候觉着很沮丧，没有成就感？每天，你部必须在有限的时间内完成无限的工作任务？《每天节省2小时(精)》(作者肯尼斯·齐格勒)便是一本循序渐进的时间管理手册，帮助你学会如何充分科用时间。

这些在工作中看似小小的改变，实际上可以大大提高你的工作效率。

《每天节省2小时(精)》旨在提出三个疑问。“为什么你在做，你在做什么，你什么时候做？”经过思考之后，你是主动对一整天碰，到的每一个任务或活动进行选择，还是一如既往墨守成规，你是每天在堆积如山的工作中挣扎，还是经过台理判断有选择地做事？其实你越是不假思索、步履匆匆，你就越不可能做合理判断，对时间也就越发失去控制权。

时间管理大师肯尼斯·齐格勒还将告诉你，如何下载并使用“总清单”快速分清目标的先后次序、完成必须完成的工作，甚至为那些注定会摧毁你日程安排的干扰、紧急的电子邮件和计划外会议事先计划。这本《每天节省2小时(精)》(作者肯尼斯·齐格勒)还探讨了如何有效使用电子邮件、移动设备和社交网站，将它们从时间的漏斗变为名副其实的省时法宝。

引言

时间管理的第4个维度

本书的背景

如何开始最好

为什么传统的工具不管用

如何使用本书

灯光摄像开拍！

第1章

快速前进，但迷失方向

为什么要记录时间

从下载时间管理表开始

如何最大限度地发挥管理表的作用

第2章

掌控自己的每一天

你的选择

理解马戏团团长的“心态”

马戏团团长的策略

第3章

使用总清单制订一个可行的讣划

使用总清单制订一个可行的计划

如何创建和使用总清单

第4章

组织和规划高效的一天和一周

利用下班前的时间提高工作效率

提高工作效率的第一个关键要素，你如何结束每一天——下班前是第二天

快速进AT作状态的跳板

提高工作效率的第二个关键要素+你如何开始每天——采用素食原则关

注最重要的事情

提高工作效率的第三个关键要素中午之前你能完成多少工作

制订一个有效的日清单

如何谋划个干劲儿十足的上午

如何让一个星期更高效且你干劲儿十足

第5章

分清工作的优先次序并将你的优先次序告诉同事

为什么我们不能准确地分清工作的优先次序

人性如何左右我们的判断

判断并处理优先次序

确定优先次序

影响他人的五步模型

如何对要求进行商议

成功人士每次只做一件事

判断这个要求是否和自己的时间表相冲突

记下任务并圈出截止日期

将你的计划告诉领导和团队成员

第6章

控制并有效使用电子邮件

如何控制你的电子邮件

不要把收件箱当成工作清单

利用电子邮件系统管理电子邮件

定期存档，清空文件夹

第7章

规划写作和演讲，效果立竿见影

利用主题栏吸引收件人的注意力

你写信或电子邮件的目的

每次只谈一个焦点或议题

写信前分析你的收件人

理解你的收件人

你的邮件必须具备以下三个特征

理解关键所在

让收件人易于理解

使用PADD模型组织你的写作

如果你必须转发邮件，请给予指示

当你点击答复键时，先修改主题栏

邮件礼仪

第8章

组织并提高项目运作效率

项目的目标是什么

计划要留有余地

在精力最旺盛的时候专心做项目

准确建立项目，这对你很重要

有效管理项目的个简单步骤

第9章

仃效地授权

为什么我们不能更多地授权

有效授权的好处

利用总清单跟踪授权的工作

有效授权的几个简单步骤

第10章

规划和执行一个有效的会议

缺乏效率的会议的特征

会议的三种类型

规划会议

如何有效地组织会议日程和会议

启动会议

结束会议

其他观点和策略

第11章

管理电话和干扰

干扰为何有如此巨大的杀伤力

评判干扰是否有价值的指标

设法控制周围的噪声

转动显示器或笔记本

办公室的座椅

有选择地使用门户开放政策

减少，飞车射杀

在工位外面挂个牌子

去别的地方工作

告诉他们

如果你使用电脑安排日程  

学会巧妙地干扰他人

站起身

推迟处理

不要延长干扰

集体练功时间

授权他人解决干扰

管理电话和语音信箱

打入的电话

如何有效使用语音信箱

第12章

制定一个简单有效的归档系统

一个例子

清空办公桌面

把时钟放在醒目位置

整理你的工具

移走办公桌上过去和将来的文件

如何整理工作文件

停用便利贴

第13章

每天节省小时

减法法则

第14章

识别和管理拖沓

首先要识别……

导致拖沓的主要原因

如何管理拖沓

附件

时间管理行动计划

本书推荐的新工具绝非传统的工作清单，而是保持每天、每周、每月和每年都能有条不紊地工作的两个关键构件——总清单和日清单。简单说来，总清单是一沓纸，你可以在上面记载每周发生的所有活动、笔记、行动要点等等。你是否见过星期六或星期天站在足球场边的教练？他们手里都拿着一个战术板，他们可以在上面找到所有可能的进攻方式。这和总清单的原理是一样的。

日清单是一种电子日历，可以用来计划当天的一系列关键活动。总清单和日清单取代了传统的工作清单和效率手册。以下内容将详细介绍这两种清单，以及如何结合你的日历或电子管理系统充分运用这两种清单。

1．总清单旨在理清你头脑中所有的事情。总清单是记录思想和活动发生的日志。如果大脑能够。‘览无余，看见你要做的所有事情，它就可以更高效地整理这些事情。

2．工作清单是一张记录一天工作内容的清单，、主要关注的是当天的事情。而总清单是一份记录随机思维的清单，你所写下的任务或活动不一定必须当天完成。这个头脑风暴的过程能使你的大脑未雨绸缪、展望未来。如果你想保持领先，那么在未来到来之前，就需要开始考虑并研究未来。

一旦你有了一个看法、想法，或者发出或收到一个要求，立即把它写下来。

3．总清单每周写一次即可。为什么要每天制定一份新的清单？太浪费时间了。一周比一天能更好地显示你的工作效率。每周你都可能有一到两天的时间工作完成得不理想，但如果你以五天的时间来看，会发现你已经做得相当不错，而不必再感到灰心丧气。比如一支橄榄球队，如果他们只赢了一节比赛并不算赢，必须在四节比赛得分胜出后才能算赢。这两者的原理是一样的。

4．每周将总清单钉在一起并放进文件夹。这样不但可以时常把它当作备用，还可以年度考核时使用。在同事忘记曾经对你说过什么的时候，这些清单还可以唤起他们的回忆。此外，由于记不清自己在一年中完成了多少重大的任务、项目和特别活动，一般人常常得不到自己应得的荣誉。而在年末翻看自己保存的总清单，你就能强调或突出显示足以使你获得荣誉的事件。马戏团团长总是在提醒他／她的老板自己是多么不可或缺。总清单就是非常直观的证据。千万不要把每天的“证据”随意丢弃。

5．在每一笔记录之间空一行，以便添加注释和细节。这样也便于你快速查找具体细节。

6填写电话号码、电子邮件地址时，使用双倍边距，用作清单右侧笔记内容的“快速查找”。你是否注意到，文具店里卖的大多数便笺本实际上就是记事簿？只不过这些便笺的边距只有1英寸，很不好用。

7．如果你必须用语音留言或发电子邮件，在记录旁边画个圈并打个钩。等你收到回电或回信时再打钩。这将让你变成一个“大嗓门儿的人”，你会拼命追问结果。如果快下班的时候你发现圆圈内还没打钩，你会再次跟踪结果。如果你对时间的要求很严格，可以每天至少跟踪一次，直到对方给你回电或回信，让你得到满意的回复。你这是在向同事传授你的做事方法——一直跟踪悬而未决的问题，直到他们给你回电或回信。你是在培训他们。

8．不要在你的总清单中设定优先次序。笔记要记得详尽而简短，以便你能一眼就分清优先次序。这样就能保证清单的灵活性，因为你每天的工作和相应的优先次序经常会发生改变。

每当你完成一项任务，浏览一遍你的总清单，利用以下这些指标重新设定优先次序，并决定当前如何最好地利用自己的时间。这些指标包括：

·我还剩下多少时间可以利用？你希望填写的是10分钟、30分钟还是60分钟？

·现在我的精力如何？头脑清醒吗？ (如果你精力充沛，你可以选择一项棘手的任务；如果你累了，发封电子邮件这种轻松的活儿或许更适合你。)

·根据你当前的时间和精力状况，从总清单中选择一项适合的任务。利用这一过程，每天你可以灵活地重新设定工作的优先次序。

9如果要求有截止日期，将这个日期填写在“到期日”一栏的方框内，一旦有机会，就将到期日记录在你的电子日历中。

10记录的第一个词要指明是什么活动。例如，发电子邮件给比尔，打电话给苏珊，拜访玛丽或支付账单。通过这个过程可以批量处理类似的任务。

11．确保你的总清单中除工作清单之外，还包括以下内容：

·谈话记录。

·想法。

·不能忘记的事。

·个人要做的事。

·任务的截止日期(添加到你的日历中)。

·包含行动要点(分开填写，防止遗忘)的会议纪要。

12．只有一张清单。一张清单便于管理。所有信息都包含在这一张清单巾。大多数人常常有很多张活页纸或即时贴式的工作清单。但你的总清单必须非常便于携带，因为你要随身携带。你的大脑时刻处于“开通”状态。你永远不知道自己什么时候会灵光一闪，冒出一个伟大的想法。这种想法稍纵即逝。因此，不要家里放一张清单，办公室放一张清单。把两张清单合并为一张，这样便干管理。P27-31