一提到会议，人们就不由得联想到冗长的高谈阔论，漫无边际的抱怨，东拉西扯的闲聊、冷嘲热讽、推诿责任、浪费时间……我相信，你一定有过这样的体验：你非常不情愿地参加会议，又非常沮丧地离开会场！当这种痛苦的体验不断地重复，“会议”这个字眼也就慢慢在你脑海中变成了“痛苦”的代名词。那么，如何才能开好会议呢？

本书从会前、会中、会后三个方面，系统地阐述会议管理的规范、方法与技能，并提供大量实用的工具，旨在帮助经理人快速上手，提升会议管理能力。

经理人的职责是高效、彻底地执行企业的战略、规划、目标、决议及任务。为此，经理人必须掌握高效率的工作技能。会议管理是其中不可或缺的一项技能，是团队沟通最常用、最有效的一种方式，它起着传递信息、达成共识、凝聚人心、沟通协作等重要作用，是保障团队执行成效的重要力量。然而，一个又一个无效的会议正在上演，无论是经理人还是其他团队成员，大家都在漫长而无效的会议中饱受折磨!无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源，而且大大降低了组织的效率，是团队执行力的敌人。身为团队的管理者，经理人的会议管理能力直接决定着会议的成效。因此，经理人必须成为一名优秀的会议管理者。

本书从会前、会中、会后三个方面，系统地阐述会议管理的规范、方法与技能，并提供大量实用的工具，旨在帮助经理人快速上手，提升会议管理能力。

前言

第一章 别说你会开会

 第一节 会议真的有效吗

一次漫长却无效的会议

效率杀手：无效会议

会议的真谛：提升团队执行力

 第二节 哪些敌人让会议无效

“一言堂”

主题不明确

缺乏具体议程

选择错误的与会者

议而不决

规则不清晰

引导不得当

短话长说

会后跟进缺失

 第三节 高效会议的特征

实现既定目标

在规定时间内实现目标

与会者感到满意

第二章 充分的会前准备

 第一节 你真的需要开会吗

高昂的会议成本

寻求其他途径

不得不开的会议

 第二节 充分的准备是成功的一半

目标是会议的灵魂

选择恰当的时间

选择适宜的地点

设计顺畅有序的议程

找准与会者

提供必要的信息

预算经费开支

明确责任分工

备齐会务物品

派发通知

布置会场

第三章 高效的会中管理

 第一节 请遵守规则

直奔主题

时刻牢记会议意图

请提出解决方法

不要重复别人的意见

遵守时间

会议记录

 第二节 不拘一格的交流方式

头脑风暴

群策群力

小组讨论

休闲式会议

 第三节 主持会议的技巧

研究出席者

设计开场白

掌握节奏

合理分配发言时间

发言技巧

发问技巧

倾听技巧

关注身体语言

对事不对人

控制会议

维持秩序

引导所有人达成共识

化解异议

达成决议

应对突发事件

 第四节 周到细致的会务工作

接站

签到

场内外服务

会间活动

 第五节 得到鲜明的结论

归纳和总结

责任落实到个人

明确的个人行动计划

形成可行性方案

后续会议的铺垫

第四章 切实的会手追踪

 第一节 公布决议内容

整理会议记录

罗列成果和决议

 第二节 行动的跟进

责任与责任人对号入座

制订沟通计划

考核关键点

确保成果与决议一致

 第三节 在持续改善中提升

总结不足之处

寻找解决方法

附件 高效率会议管理必备工具箱

 工具1 会议议程安排表

 工具2 会议通知表

 工具3 会议预算表

 工具4 会议申请审批表

 工具5 会议签到表

 工具6 会议记录表

 工具7 会议纪要表

 工具8 会议纪要签收单

 工具9 会议纪要签收单统计表

 工具10 会议资料明细表

 工具11 会议内容管理表

 工具12 会议代表通讯录

 工具13 会议决议表

 工具14 会议决议落实回执

 工具15 会议决议落实通知单

 工具16 会议决议跟踪表

 工具17 实际会议费用清单

 工具18 会议决定事项催办通知单

 工具19 会议决定事项实施管理表

 工具20 某公司会议管理制度

身为一名管理者，你是否热衷于开会？你是否把开会作为日常工作的一项内容，即便没有什么需要开会解决的事情，你也会习惯性地召开会议？在会议开始之前，你是否常对大家说：“我们随便聊聊……”

绝大多数管理者都患有会议依赖症，虽然他们不愿意承认这一点，但实际上他们很享受在台上夸夸其谈、发号施令的感觉。他们甚至认为开会可以增进自己和员工之间的了解、拉近彼此的感情。请扪心自问：你患有会议依赖症吗？

为什么绝大多数管理者都不愿意问一问员工：“你喜欢开会吗？”很多时候，人们都太自我了，不愿意站在别人的角度考虑问题。巴菲特勇敢地向员工们抛出了这个问题，得到的回应却是长久的沉默。巴菲特明白了，其实员工们在心底已经大声地回答了：“不喜欢！”因为如果他们喜欢，他们会毫不犹豫地告诉管理者。(记住，下属的沉默代表着否定和不愿意。)

于是，巴菲特给自己制定了一个原则：不到万不得已，不要召开会议。

一次漫长却无效的会议

赵刚是某公司新上任的部门经理。到岗后的第二天，他决定召集部门所有的员工举行会议。他将通知会议的任务交给助理小王。小王接到任务后，对着办公室里的人大声“广播”道：“赵经理说了，明天下午开会，所有人都要参加。”

第二天下午，赵刚忙完了手头的工作，决定召开会议。他将小王叫到办公室说：“你去安排一下，5分钟后开会。”小王点头答应，跑回办公室对部门内的所有人说：“现在去会议室开会吧。”话音刚落，有人抱怨道：“手头还有紧急的工作没完成呢！”还有人抱怨道：“我约见的客人马上就要到了。”甚至有员工根本就不知道开会的事情，原来昨天小王通知的时候，他出去拜访客户，不在办公室……抱怨声此起彼伏，小王生气地说：“经理让开会的，你们自己看着办吧！”

员工们陆续起身，来到会议室门口，才发现会议室里面已经坐满了人——其他部门正在开会。小王只得折回经理室，对赵刚说：“赵经理，其他部门的人正在会议室开会，会议室现在不好用。”赵刚想了想，说：“那就等一会儿吧。”

二十多分钟后，会议室空置出来，大家陆续来到会议室。这时，赵刚也过来了，他坐到会议桌中间的位置，看了看周围，发现还有些员工没有来。他说：“还有人没到，我们再等等。”小王也起身去办公室催促。

又过了5分钟，人员全部到齐了。赵刚宣布会议开始。他说：“召集大家来开会，主要想讨论以下几个问题：一、本部门的月度目标；二、各位对我今后工作的想法和要求；三、产品销售技术的完善。”员工们听到议题后，面面相觑，不知道从何处开始讨论。

赵刚也不知所措地望着大家，不知道如何将会议进展下去。沉默了很久，大家才你一言我一语地开始说话。可是，谈话的内容却漫无目的、毫无边际，说着说着就扯到了公司的薪酬体系上，大家各有看法，抱怨声一片。这时，赵刚开始说话了，他详尽地阐述了自己今后的工作计划，一个人足足讲了半小时还不停歇。只是他的计划与大家的实际工作并没有太大关系，人们听着听着就不耐烦了。有人开始发短信、小声交谈、发愣、无所事事地用笔在纸上乱画，更有甚者假装接听电话离开了会议室。

会议室里的人越来越少，最后会议不了了之了。

效率杀手：无效会议

美国企业管理专家迈克一肯斯(Maike-kensi)博士在他的一份研究报告中这样指出：“要世界上任何一个经理人列出3项最花时间的企业活动，‘开会’一定名列其中。在接受调查的二百多家企业中，有超过三分之一的受访者认为，他们花在会议上的时间有一半是浪费掉的。令人心惊的是，很少有人能确切地说出时间到底浪费在哪里了。”

在企业中，“赵刚”式的人物绝非少数，以至于员工总是将会议等同于浪费时间。无效的会议的确是组织效率的一大杀手。当你让下属们坐在会议室的时候，他们不得不停下手头正在进行的工作，调整原定的工作计划，甚至需要压缩其他事项的时间预算……而这一切牺牲换来的却是一场毫无成效的会议。如果这些人利用宝贵的时间来做其他更重要的事情，无疑会创造更大的价值。

无效的会议不仅浪费了时间，而且是抱怨、矛盾的发源地。对于那些最终演变为抱怨、争吵的会议，你一定记忆犹新。缺失了正确引导的会议，只会让人们内心的牢骚肆意蔓延、相互传染，这样的会议对问题的解决有害无益。

无效的会议严重削弱了组织的执行效率。众所周知，会议是团队沟通的最有效方式。如果这一方式无效，团队之间将难以达成有效的沟通。沟通不到位，团队的行动就不可能协调一致，团队成员之间的合作就不可能顺畅无阻。组织的效率能不因此而降低吗？P3-5

一提到会议，人们就不由得联想到冗长的高谈阔论，漫无边际的抱怨，东拉西扯的闲聊、冷嘲热讽、推诿责任、浪费时间……我相信，你一定有过这样的体验：你非常不情愿地参加会议，又非常沮丧地离开会场！当这种痛苦的体验不断地重复，“会议”这个字眼也就慢慢在你脑海中变成了“痛苦”的代名词。

无效的会议不仅让参与者感觉痛苦，而且是组织效率低下的罪魁祸首之一。而它所浪费的时间完全可以用来做其他重要的事。更加严重的危害是，由于会议的无效，团队、组织之间无法达成共识，无法有效地协同、合作，进而导致团队执行力下降。

小王是某部门经理。在实施一个新项目之前，他组织部门所有成员开会，会议的目的是让大家达成共识、全力以赴把新项目做好。但是，这次会议却以失败收场了，没有达到会议的目的。小王决定依照原计划实施新项目，可是，实施过程却异常艰难，他遭到了下属的无声抵制，几乎所有的指令都得不到有效的执行和贯彻。他不得不再次召开部门会议。在会上，他向下属们询问项目实施受阻的原因。他得到最多的答案是：“从一开始我就不认同实施这个项目”。

如果小王在项目实施之前召开的是一场成功而有效的会议，团队成员达成共识，大家同心协力，那么，结果将会是另一种样子。在很多人的意识里，开会仅仅是“把大家聚到一起说个事儿”，他们从没有费心思琢磨过开会的实质，也不曾想到需要学习有效开会的方法。于是，“小王的悲剧”一次又一次地在组织内重演。

这样的状况有必要得到彻底改善！会议不应该是痛苦的代名词，而应该是提升团队执行力的重要力量。具体而言，会议对于团队执行力的提升具有以下重要意义：

1.通过沟通达成共识

人的思想、观点、看法是世界上最难统一的东西，虽然这是一件非常困难的工作，但我们必须想方设法达成共识。只有当团队成员的想法一致，行动才能协调，合作才能顺畅，才能将所有人的力量汇聚到一起、共筑大业。人们可以在会议室中激烈地争辩、各抒己见，但只要走出会议室开始执行计划，就必须目标一致。

2.群策群力分析问题并寻找解决方案

通过会议的形式分析问题、商讨解决方法，是汇集众人智慧的最佳途径之一。所有与会者都可以发表自己独特而且具有建设性的意见，他们的角度、立场不相同，从而使我们对问题的认识变得立体、深入起来。松下电器的创始人松下幸之助说过：“一个人的智慧再卓越，也如同在暗夜中点灯，照亮的范围有限。”优秀的管理者必须是一个善于汇聚下属智慧的人，而召开有效的会议是汇聚智慧的重要方法之一。

3.鼓舞士气、激励员工

沃尔玛公司的创始人山姆·沃尔顿经常召开员工会议，他幽默、生动而激昂的演讲总能引起员工的欢呼；他经常挽起袖子，带领员工们高呼“沃尔玛万岁！沃尔玛全体同仁万岁！”这种特别的会议使得员工们的士气与斗志大增。鼓舞士气、激励员工是会议的重要功能之一。

除此之外，会议还具有传递信息、教育培训、消除矛盾、作出决策等重要作用。

我想，此刻你最想提出的问题一定是——如何开好会议呢？

这正是本书要解答的问题！