所谓秘书职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。

本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点儿就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作规范化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人规模的民营企业的秘书，接电话时的第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80℃左右……

此外，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。总之，只有职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。

前言 领导们开始喜欢“成熟”

第一部分 秘书职业化——从取得领导信赖开始

 打杂：脚踏实地，胸怀全局

 默契：心有灵犀一点通

 理解：工作以上司为中心

 规范：提高效率，减少误会

 冷静：给领导创造再次决策的机会

 周到：让领导的决策更简捷

 用心：听话听音，融会贯通

 解围：给领导预备下台阶的梯子

第二部分 职业素质——职业发展的CPU

 忠诚：秘书的职业生命

 诚实：聪明莫被聪明误

 谦逊：职业发展的护身符

 宽厚：尽可能地积累人脉资源

 自信：我的地盘我做主

 忍耐：学板桥“难得糊涂”

 机灵：在什么山上唱什么歌

第三部分 职业态度——成就职业价值的基石

 热情：做好本职工作的动力

 主动：无须扬鞭自奋蹄

 认真：细节决定优劣

 自律：做自己的老板

 上进：没有最好，只有更好

 求精：提高“打杂”的附加值

 缜密：不怕一万，只怕万一

 耐心：自己给自己创造机会

第四部分 职业道德——职业发展的安全线

 保密：人事是秘中之秘

 守法：要做合格的公民

 守信：言必行，行必果

 守纪：以服从上司为本职

 廉洁：常在河边走，保持鞋不湿

 正直：远离各种是非旋涡

第五部分 职业技能——注重细节，稳妥高效

 综合能力：经验与智慧的结晶

 办公室管理：为上司创造舒适的环境

 接打电话：对外沟通的桥梁

 接待客人：公司形象的代言人

 资料整理：及时吐故纳新

 收集信息：充当上司的眼睛与耳朵

 安排日程：管理上司最宝贵的时间

 会务工作：事无巨细，疏而不漏

 文书写作：滴水穿石，非一日之功

 出差准备：精心周到，有备无患

第六部分 职业知识——领导身边的“百科全书”

 社会常识：工作直觉的源泉

 制造话题：天南地北，包罗万象

 自我积累：海绵吸水，集腋成裘

 知识“杂家”：不求精深，但求广博

第七部分 职业习惯——自动自发,事半功倍

 换位思考：用尊重交换尊重

 做笔记：好记性还要有好笔头

 写日记：坚持到底，就是胜利

 “铺垫语”：沟通之前三分礼

 莫性急：请让对方说完

 不耻下问：三人行必有我师

 起草腹案：遇到问题先琢磨

 日事日清：克服惰性，争取主动

第八部分 职业形象——淡淡妆天然样

 礼貌待人：做公司最富有教养的人

 衣着打扮：切忌标新立异，鹤立鸡群

 浓妆淡抹：不妨多点儿女人味

 解除压力：培养兴趣，放飞心情

 控制情绪：在工作中寻找快乐

第九部分 职业规划——创造机会，鲤跃龙门

 没有规划：船到桥下难自直

 未来秘书：办公室里的金花瓶

 黄金职业：值得为之奋斗终生

 未雨绸缪：凡事预则立，不预则废

 寻找楷模：对照目标，弥补差距

小琳是北京万通机械股份有限公司总裁办的秘书。由于机械加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。这天，公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽管技术总监用原子、电子负荷等理论解释了好久，大家仍然感到有些云里雾里。眼看着会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责会议记录的小琳悄声问他是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小琳用非常通俗的语言解释了什么叫做纳米、纳米产品的功效……会议收到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布让小琳负责公司整个纳米项目的协调工作。

小琳的表现让总裁和公司的其他董事对她刮目相看，但对小琳来说，这实际上是水到渠成的事。小琳是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办工作，平时也只是打杂，如接电话、取文件、写通知等。但是她并不认为自己是大材小用，感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己的。过去她对“纳米”也没多少了解，上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教有关纳米方面的一些问题。见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦。久而久之，小琳不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早已胸有成竹了。

小琳之所以能脱颖而出，是因为她能脚踏实地地工作，不论是端茶倒水，还是取文件送材料，她都扎扎实实地做好。现在有些秘书总认为自己是在打杂，工作没有技术含量，所以，一边抱怨领导不重视自己，一边又对自己的工作敷衍了事。这样，即使领导把一些重要的工作交给他们，他们也往往做不好，最后让领导失望。事实上，领导不会重用那些对工作敷衍塞责的人。

脚踏实地秘书应尽职尽责地做好自己的本职工作。秘书只有脚踏实地地工作，才能积累经验，增长才干。如果一个秘书不踏踏实实做好本职工作，一心只想如何给领导当“参谋”，或者只想如何把秘书当做跳板，在公司里给自己找个肥缺，这样的秘书只会让领导厌恶。当然，如果秘书只知道埋头苦干，缺乏大局意识，在领导看来就是缺少灵气的表现，难以重用，只适合打杂。

胸怀全局 秘书在脚踏实地地工作的同时，不能安于现状，还要学会利用自己的职位优势，突破本职工作的束缚，逐步开阔自己的视野，从整个公司运营的角度来观察问题，像上司一样思考问题。例如，仔细阅读和思考自己经手转发的各种文件和资料，留意上司的电话和上司与各方面的谈话，经常关注网上和报纸杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不清楚的问题就向同事请教等。只有这样的秘书才能想上司所想，急上司所急，把一些工作做在前头，上司才会真正把他当成自己的助手。

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自从我的《外企女秘书职场日记》出版以来，有许多读者用各种方式与我交流。前些天，一个在某世界500强企业做总裁助理的读者同我讲了这么一件事：

“那天上午十一点左右，总裁对我说，下午两点他有几个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新来的小娜去通知行政部门的人准备。小娜打了电话，一开始对方没人接，于是她起身亲自去行政部通知，不久，她就回来了。下午四点客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了我一顿，问我为什么不给客人准备龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶。我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人准备好龙井茶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了。几天后她就被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业于北京一所著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又到英国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说英语比一般的英国人还地道。”

这么好的条件被炒鱿鱼了，确实令人扼腕。作为一个秘书，如果你能说一口流利的英语，那么你就具备了一种天然的职业优势。然而，英语优秀并不等于中文也优秀，更不能说明你就是一个优秀的秘书。对于小娜的那位总裁来说，不管是谁泡的茶，只要把客人招待好就行。当负责泡茶的人不在时，作为秘书的你就应该主动去办好这件事。秘书对自己职责范围内的工作视而不见，就是失职，是一种不成熟的表现。

从小娜被炒鱿鱼这件事，我深深地感到领导们选择秘书的标准正在悄悄地改变。也许正是因为会说英语的人越来越多，他们开始更看重英语以外的素质和能力了。与英语水平相比，现在的老总们已经更看重“成熟”了。什么是成熟？对一个秘书来说，“成熟”就是责任感强，工作踏实，具备丰富的经验和社会常识，情绪稳定，等等。总而言之，“成熟”就是“职业化”。从事秘书工作必须具备与之相当的专业能力，但是如果你被领导看做是一个“不成熟”的人，哪怕你专业能力再强，也算不上是个称职的秘书。如果你想要成为一个“成熟”的秘书，那就仔细阅读本书吧！

谭一平

2008年5月干北京