在当今竞争日益激烈的时代。如何做一名出色的秘书。对从事秘书职业的人士来说，手里有一本实用的秘书书籍非常重要。正是基于注重理论联系实际，指导实践和操作的目的，编者编写了这部应对职场各种需求的秘书学书籍。本书主要向你阐述了专业秘书的角色与职责，专业秘书的形象与应对进退，办公室的管理，人际关系与沟通技巧，问题解决与情绪管理等八章内容。希望这本书能给你的工作带来启发和改变。

在当今竞争日益激烈的时代，对从事秘书职业的人士来说，要想脱颖而出，手里有一本实用的书籍非常重要。本书注重理论与实际结合，以指导实践和操作为目的，涵盖了应对职场各种需求的技巧。

希望这本书能给你的工作带来启发和改变。

第一章 专业秘书的角色与职责

 一、专业秘书应具备的专业特质

 二、如何建立专业秘书工作的心态

 三、领导对秘书的期待

 四、秘书工作面面观

 五、专业秘书应具备的能力

第二章 专业秘书的形象与应对进退

 一、专业秘书的仪表

 二、专业秘书的应对进退

 三、迎宾的技巧

 四、传达的方式

 五、引导的方式

 六、介绍的礼貌

 七、送客与会后整理

 八、打电话的方法

 九、如何接听电话

 十、如何正确地转接

 十一、如何留言

 十二、处理电话时的注意事项

第三章 交际业务重点介绍

 一、交际业务的范围

 二、交际业务注意事项

第四章 会议的计划与准备

 一、会议的计划

 二、会前的准备

 三、会中的工作

 四、会后的工作

第五章 办公室的管理

 一、办公环境的整理

 二、文书的整理与保管

 三、资料的整理

 四、办公室的纪律

 五、办公室的禁忌

第六章 时间管理

 一、如何做好时间的分配

 二、如何做好时间的计划

 三、十大时间管理方法

 四、如何做好时间的记录

 五、时间的弹性

 六、时间管理的领域

 七、如何进行时问管理

第七章 人际关系与沟通技巧

 一、如何与上司相处

 二、如何建立良好的人际关系

 三、沟通的技巧

第八章 问题解决与情绪管理

 一、面对问题的态度

 二、问题的分析与解决

 三、情绪管理

二、如何建立专业秘书工作的心态

我们是为什么而工作呢？纯粹为了赚钱糊口，或为了单位的利益而奉献心力？如果你是抱着这类想法，那么应该趁早纠正过来才对。

工作的真正意义除了上述之外，更重要的是能够发挥自我、肯定自我，追求个人更大的进步和突破。

工作的动机是在需要的刺激下直接推动秘书进行活动的内部动力，是激励秘书的心理因素，也是秘书心理活动中最重要的机能。一名优秀的秘书，应当具备正确而高尚的动机，在工作中勤奋努力、积极进取、履行职责。

兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣是一种具有积极情绪色彩的心理倾向。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于该种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，才能在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。另外，还应培养业余兴趣，以丰富生活、陶冶情操、增进身心健康。

作为秘书人员，唯有把眼光放远，胸襟开阔，才能在工作中获得提升自我的原动力。

秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养良好的情感品质，清醒地把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

秘书的意志是秘书自觉地确定目标、支配行动、克服困难，实现预定目标的心理过程。秘书的良好意志品质要求：

(1)自觉性：即在行动中具有明确的目的性，并能充分认识行动的社会意义，使自己的行动服从于社会的要求。

(2)果断性：即在紧急情况下明断是非曲直，及时下定决心并做出决断。

(3)顽强性：即能在较长时间内，克服重重困难，保持充沛的精力和坚忍的毅力，百折不挠地达到目的。

(4)自制性：即能够完全支配和控制自己的情绪，约束自己的行为，使之符合客观需要。

作为秘书，要想脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。

既然如此，那么，我们该怎样建立良好的心态呢？具体来讲，包括心理健康六法和心理健康十要素。

心理健康六法：

(1)豁达法。应有宽阔的心胸，豁达大度，遇事不斤斤计较。平时做到性格开朗、合群、坦诚、少私心，知足常乐、笑口常开，这样就很少会有愁闷烦恼。

(2)松弛法。具体做法是：被人激怒后或十分烦恼时，迅速离开现场，做深呼吸运动，并配合肌肉的松弛训练，甚至可做气功放松训练，以意导气，使全身放松，摒除脑海中的一切杂念。

(3)节怒法。主要靠高度的理智来克制怒气爆发，可在心中默默背诵名言“忍得一时之气，能解百愁之忧”、“君子动口不动手”等。万一节制不住怒气，则应迅速脱离现场，在亲人面前宣泄一番，倾诉不平后尽快地将心静下来。

(4)平心法。尽量做到“恬淡虚无”、“清心寡欲”，不为名利、金钱、权势、色情所困扰，看轻身外之物，同时又培养自己广泛的兴趣爱好，陶冶情操，充实和丰富自己的精神生活。  (5)自脱法。经常参加一些有益于身心健康的社交活动和文体活动，广交朋友，促膝谈心，交流情感。也可根据个人的兴趣爱好，来培养生活的乐趣。做到劳逸结合，在工作学习之余，应常到公园游玩或赴郊外散步，欣赏乡野风光，体验大自然美景。

(6)心闲法。通过闲心、闲意、亲情等意境，来消除身心疲劳，克服心理障碍。

心理健康十要素：

(11注意同志间的友情。“没有真挚朋友的人，是真正孤独的人。”与朋友在一起，使人欢乐快活，无拘无束无戒备，从而减轻心理压力。要记住：朋友问的深情厚谊比任何金银珠宝都要贵重和美好。

(2)善恶分明。生活中美好的事情能做的都要积极参与，不能做的也要尽力支持；而面对邪恶，则要挺起胸膛，敢于正视和斗争。

(3)相信人的善良本质。不要总是往坏处去推测别人，没有一生下来就坏的人。

(4)说真话、办实事。说真话、办实事会使人心里踏实而感到轻松愉快，弄虚作假则易使人惴惴不安，成为心理健康的大敌。

(5)慎“独”。单独一人时做错事，往往要比在公开场合做错事所承受的压力大得多，所以，独自一人时行为要慎重，不要行为不端。

(6)莫嫉妒别人。嫉妒很容易使你疏远别人并在心理上失去平衡，实际上，与其嫉妒别人的成就，不如自己去努力争取。

(7)少发脾气。常发脾气不仅会使矛盾激化，影响人际关系，也会因情绪不稳而对自己的健康贻害无穷。

(8)莫论人是非。闲论人是非，轻则朋友、同事翻脸，重则会闹出人命，对人对己都会增添无谓的痛苦。

(9)敞开心扉。与人开诚布公、以诚相见的人，才能得到别人的信任和理解，才能受到别人的欢迎，轻松愉快地生活。

(10)远近兼顾。想问题办事情，切不可顾了眼前误了长远，急于求成、急功近利的人，收拾残局时心理压力更大。

衡量秘书心理健康的一个重要标志就是对生活充满热爱，充满向往，觉得生活充满乐趣。这种对生活的热情，不仅表现为积极工作、勤奋学习，还表现在注重体形的健美与面容的修饰。

心理健康的第二个标志是情绪的稳定，即不管面对怎样的逆境，遭受怎样的打击都能保持愉快的心境、充沛的精力和奋发向上的朝气。

心理健康的第三个标志是有较强的适应能力。无论是生活在喧嚣的城市，还是生活在边远山区；无论是坐在办公室中处理公务，还是在田间、工厂劳动，都能迅速按环境的变化调整生活的节奏，使身体迅速适应新的环境需要。这样就不至于给健康带来不良影响。P2-P4

在当今竞争日益激烈的时代。如何做一名出色的秘书。对从事秘书职业的人士来说，手里有一本实用的秘书书籍非常重要。正是基于注重理论联系实际，指导实践和操作的目的，我编写了这部应对职场各种需求的秘书学书籍。竞争虽然激烈又残酷，但聪明好学的人却总能在浪潮中卓越地体现出自身的优秀价值。行万里路，读万卷书，人是在不断学习与改造中前进的。希望这本书能给你的工作带来改变。

编者

2008.1