美国教育界将此书誉为“全美最实用的校长时间管理书”！别再让“紧急”占据“重要”，“忙碌”代表“低效”！从整理书桌开始，9种时间管理法让工作多一些快乐，少一些压力。

本书是为所有的校长来写的时间管理用书，书中所出现的场景也都是校长们在每天工作中要面对的。作者弗兰克·布克博士，现任美国塔拉迪加市学校系统中央办公室主任。在二十五年的教学生涯中，他历任教师、教务处主任和校长，经过多年苦心研究，他逐渐成为学校教学和时间管理方面的权威。本书展示了校长该怎样利用具体的工具使周围变得井然有序，同时还能有效地使用自己的时间。

本书为繁忙的校长们提供一套完整的时间管理工具和技术，帮助他们更有效率地工作，并更好地解决所面对的问题。

主要包括：高效地整理书桌，到期备忘档案法整合文字资料，电子工作表处理数据资料，索引卡片处理重复的任务，定期提醒法处理多个项目，整理您的计算机，统筹您的电子邮件。

本书提供的工具和技术，会给您的个人生活和职业生活带来良好的秩序。本书书中向您推介的方法简单易行，容易操作，您可以立即实施，让时间做您的朋友吧！

前言　

第一章　时间管理和组织：校领导面对的挑战

　谁是学校的领导

　普遍缺乏时间

　组织管理时间以及领导艺术

　本书会给你那些帮助

第二章　整理办公桌

　建立备忘录

　备忘录的使用

　零碎事件的整理法

　清晨例行公事

　遗忘是件好事

　三只小盒子

　关键的下一步

第三章　好记性不如烂笔头

　纸质还是电子版

　五大功能和五条指导原则

　选择记事系统

　日历

　条理清晰的任务列表

　合理布置任务

　记录文件如此简单

　每月索引

　未来的任务

　关键的下一步

第四章　使用电脑记事

　生活中的一天

　纸质还是电子：三个建议让你做出选择

　日历

　条理清晰的任务列表

　使用微软Outlook，保持电子信息的电子状态

　母舰和卫星

　关键的下一步

第五章　从头再来一次：处理重复任务

　教育是一项循环的事业

　建立重复任务系统

　索引卡片上的重复任务

　重复任务列表

　微软Outlook中的重复任务列表

　明智对待重复任务

　在全校范围内推广重复任务列表

　关键的下一步

第六章　处理多个计划

　什么让这些计划不同

　确定目标

　将计划分解为小步骤

　将计划写入任务列表

　保留和计划相关的记录

　尽可能长时间地跟踪计划的进程

　在计划中放入一个“书签”

　处理辅助材料

　将到期备忘档案和任务列表结合起来

　办公室早晨时间

　树立按时完成任务的声誉

　关键的下一步

第七章　参考资料：短期和长期

　A到Z档案

　用容易找到的方式存档

　长期参考文档

　计划完成后该做什么

　关键的下一步

第八章　整理电脑

　建立电子归档系统

　电脑桌面

　我的文档

　新建、命名或重命名一个文件夹

　有逻辑地保存文件

　留言和信件

　每月备忘录

　文档触手可及

　目前计划

　备份文件

　关键的下一步

第九章　电子邮件和其他能够节省时间的电子设备

　电子邮件：时间管理工具还是时间消耗工具

　决策，决策：从接收到全部已读

　通过邮件分派任务

　已发送事项：永久的记录

　减少垃圾邮件

　解决问题，而不是成为问题

　为了生活奔跑！这是个骗术

　获得报纸报道

　其他使用电子邮件的方法

　充分利用学校的行政软件

　上网搜索

　学校领导者的博客

　关键的下一步

第十章　重心突出或杂乱无章

　按照有条理的列表工作

　安静的时刻

　教会别人如何对待你

　你能处理好多少任务

　谁能帮忙？任务分配的艺术

　哪些真的不需要做

　关键的下一步

结论　时间是你的朋友

附录　配置微软Outlook

　熟悉微软Outlook 2003

　微软Outlook日历

　任务便笺

　保存数据

　小结

记录文件如此简单

所有初为教师的人都曾被告知文件记录是非常重要的。在我们的职业生涯中，我们也曾经无数次被提醒记录文件的重要性。但是，我们当中有多少入学过如何记录文件呢？哪些内容是应该记录下来的？怎样才能知道哪些是重要的，哪些不是呢？记录在什么地方？实践当中，很少有人拥有一个实用的文件记录系统。

想要定期记录，关键一点就是系统必须简单。从事教育事业初期，我曾经尝试过不同的记录方法，例如记录和学生家长之间的通话，但却不甚成功。不管我怎样努力，这些涉及到文档方面的工作，总是让我不胜烦扰，最后只好放弃。后来我采用了《时间力量》（霍博斯，1987）中所说的一种记录当天事项的简单方法，终于将这个系统简化到可以实际操作的地步。

标准的每日备忘录是两页对开的页面。左边一页记录约会和任务，右边一页记录讨论事项。同样，我们也可以使用活页本、白纸本或者空白足够大的笔记本，当然使用标准便签本也是一个不错的选择。上面几行可以用来记录当天的约会，中间部分留给任务列表，下面部分以及周围的空白可以用来记录相应的文件内容。

记录文件的这个便签本取代了以下所有内容。

◇电话旁边的便签条

◇开会时携带的便签本

◇顺手拿来记录东西的信封

◇到处粘贴的便利贴

◇昨天晚餐放在钱包里的写满信息的餐巾纸

◇粘在冰箱门上的购物清单

简而言之，备忘页记录了我们必须要记下的事项，而且都体现在同一张纸上。在一天结束的时候，你就可以处理这些记录了。

下面是一些你在一天当中可能要进行记录的事项。

◇朋友打电话邀请你参加一个聚会。当他告诉你时间、地点、需要携带的东西以及如何到达该地点的时候，你就应该把这些都写在一个地方——今天的备忘事项页。挂了电话后，合上本子，就可以继续做刚才的事情了，因为你知道所有需要的信息都已经记录下来。

◇你通过电话订购了一些材料。在备忘事项页上，写下接听电话者的名字、他／她的分机号、订单号、承诺给你的折扣以及其他以后可能需要的信息。

◇通常，你会在星期六下午去超市购物，所以星期六的备忘页上就应该写下你的购物清单。每当想到要买什么东西的时候，你就翻到星期六那一页，把要买的东西记下来。

◇你和学生家长有一次会谈。每当想到需要讨论的问题，你就打开备忘录，翻到开会那天的页码，把问题写下来。这样到开会的时候，你就已经有一个大略的计划了。在会谈中，你也可以将谈话内容记录在相应的备忘页上。

◇一天的工作即将结束时，在头脑中回忆一下当天处理过的事情，挑出重要的事项——可能是授予你或者学校的奖项，也可能是一件影响学校或者个人目标的事件——记录下来。

在每天结束时回顾当天的备忘页是保持系统顺畅运行的重要条件。看看你今天都记录下了哪些内容，问问自己：“这对我意味着什么？”或者，“什么时候我需要再看一下这些内容？”

第一个例子是关于参加聚会的邀请。晚上看到这条记录时，你应该就此翻到记事本上相应的日期，在合适的时间段中记下这条邀请以及需要携带的物品。翻到星期六那一页，写下你在超市需要购买的物品名称。

到聚会那天，你怎么能记得要带什么东西？你怎么记得要去哪里？这就是备忘页魔力之所在——让你可以在需要的时候立刻得到相关信息。

假设关于聚会的电话是5月10日打的，当你晚上回顾这些内容的时候，你可以在聚会日期的那一页上写下“聚会”，然后在后面加上注解（5／10）。备忘录上任何括号内的信息都提醒你：到这一天的备忘录上寻找更多信息。参加聚会之前，这个小小的备注（5／10）会让你将备忘录返回5月10日那一页，看一下当天的记录，然后你就会发现需要携带的物品以及参加聚会的路线都在上面。

我们讨论过在电话购物时要在备忘页上进行记录。挂了电话以后，记录就结束了。到了晚上，看看记录，思考一下这些货物大概需要多、少天才能送到。之后在备忘录上翻到那一页，在待办事项上写下“阿斯姆（5／10）”，到了那天，这一条内容会让你返回到标明5月10日的那页，也就是记录你在阿斯姆下订单的那页。当你再打电话查询订单情况的时候，当初接听电话者的名字、分机号、订单号以及其他可能需要的信息就都在你的手边。

下面的场景是非常常见的：校长一边接家长电话，一边把接下来要做的事情记录下来。秘书递给你一张粉色的小纸条，上面写着约翰·史密斯的父亲给你打过电话。你将电话回过去，打电话的过程中，你也要做些记录。不用把所说的话全部记下来，只要把要点写下来就可以了。如果那是10月25日，那么你就要把这些内容写在代表10月25日的那一页上。交流的过程中，写下名字以及电话号码。现在，你可以扔掉那个粉色小纸条了。

学生的父亲和你谈到一些问题，他说别的学生在数学课上捉弄他的儿子。假设你告诉他，你会和数学老师谈一谈，并且解释说她可能在课堂上没有注意到这个情况。你还承诺两个星期后会给他打电话，看看问题有没有得到解决。谈话过程中，史密斯先生还和你闲聊了一下，说了说他们要搬家的事情，还告诉了你新家的位置。他说话的时候，你可以写下这些内容。挂了电话，你也记录完了。现在，让我们看看图3.4，看看你可能在备忘录上写下哪些内容。

注意，在谈话过程中，你写下了两条待办事项。

1.和老师谈话。

2.两周后给史密斯先生打电话。

星号代表后面的内容不仅是信息，而且是需要解决的问题，所以今天要解决的事项就是左边页面上的待办事项以及右边记录上带有星号的事项。

你很可能当天就与老师谈了谈，完成了第一个任务。现在的问题是如何处理第二个任务，也就是两周后给史密斯先生回电话的事情。将记事本向后翻两周，在待办事项里面，如图3.5所示，写下这样的内容。合上记事本，你就可以忘掉史密斯先生了。

两周后，你打开记事本，在待办事项一栏看到了“给史密斯先生去电话”，注解（10／25）告诉你翻看10月25日的内容。记事本中所有括号里的内容都提示着：查看此处，以获得更多信息。返回到10月25日那一页，你会发现对话时记下的那些内容，名字、电话号码、谈话纪要以及谈话中的承诺，这些都清晰可见。

再给史密斯先生打电话的时候，你可以看看两周前的这些记录。虽然自从谈话之后，你再没有想过和这个相关的任何内容，但你还记得当初谈过什么内容。这样，在这位先生的心目中，你就塑造了一个言而有信的形象。  打电话过程中，你也可以随便问问：“对了，你们的新房子怎么样？让我想想你是怎么跟我说的，沿着中央大街直走，枫树街右转，左手的第3间就是你的新房子吧？”史密斯先生会觉得你的记性简直太好了！也许你的记性的确不错，也许是因为你有一个行之有效的记事系统。史密斯先生永远也不会知道两者的区别。

像这样的事情会经常发生。我们在电话里下了订单，可是货物却没有按时邮到。通常情况下，谈话是这样的：“我是潘尼罗普·琼斯，我在你们这订了一些东西，是和一个工作人员下的订单。已经有些日子了，可是还没有收到货物。”

为什么对话成了这个样子？可能是因为潘尼罗普在打电话的时候什么都没有记下来，也可能她仔细地记录了下来，不过是写在某个废弃的信封背面，而这个信封现在找不到了。

如果潘尼罗普使用了本章提供的技巧，情况又会是怎样的呢？订货的时候，她可以记下商户的名称与电话号码，写下销售员的名字与分机号。订单号也应该记下来，同时，她还应该把他所承诺的8.5折的折扣记下来。最后，记下销售员10个工作日之内到货的承诺。

等潘尼罗普挂了电话以后，她应该将记事本向后翻两周，写下“阿斯姆公司”。在括号里面，写下今天的日期。现在潘尼罗普可以合上记事本，忘掉阿斯姆了。两周后，她会在任务提醒栏里看到关于这个订单的内容。如果货物还没有收到，她就可以打电话了。这次，对话就完全不同了：

“我找分机号718的萨姆·约翰逊。嗨，萨姆，我是潘尼罗普·琼斯。我打电话是询问关于54321号订单的事，3月15号下的。你说10个工作日就能邮到，可是现在已经15个工作日了，我还没有收到。你能帮我查查这些货物现在的邮寄情况吗？价格是多少？萨姆，你当时和我说可以打8.5折，我们谈话时我写在本子上了。”

当你手里掌握着这些信息时，没有人会再和你分辩，而且你肯定能得到更好的服务。

P45-52

再见，先生。抱歉，我没有时间。

我会回来的，我不能等，我没有时间。

我必须就此撂笔了——我没有时间。

我很愿意帮助您，但是我没有时间。

我不能接受，没有时间。

我没法思考，没法阅读，我被淹没了，我没有时间。

我想祈祷，可是我没有时间。

——米歇尔·郭安

在《被掠夺的休闲》中，斯代芬·林德就是以上面这首诗做的开场白。被时间束缚以及被束缚时的感受构成我们文化的典型特征。这本书出版以来大约四十多年的时间里，社会进步的疯狂程度没有得到一丝减缓，而我们对时间的要求却一年比一年高。技术，本来承诺的是让我们的生活更加简单，可却给我们带来一堆麻烦——随时随地会响起来的手机、每天都会弹出来的电邮以及没完没了的信息。

在这个时间越来越宝贵而要求越来越多的时代，我们不仅可以生存下来，而且也有可能获得成功。本书就将为你展示——怎样利用具体的工具使周围事物变得井然有序，同时还能有效使用自己的时间。在这个过程中，那些负担极重的校长们也能从时间枷锁中解脱出来。

很多已经出版的书都在强调个人时间安排和管理，当然这也是杂志上的热门话题。这种热门程度既显示了这些话题在我们文化中的重要性，同时也表明掌握这种技巧是多么困难。

我撰写本书的目的就是希望能够填补目前的空白。通常，时间管理书籍的目标读者都是商业精英。虽然教育工作者同商业工作者所面临的挑战有相似之处，但是我们也必须承认，学校本身是一个非常特殊的场所。本书就是为所有的校长写的，而书中所出现的场景也都是校长们在每天工作中要面对的。

时间管理类书籍所提供的建议就像自助餐，需要读者自己对号入座来选择需要的观点，这样也就没有办法为读者量身定做有深度的建议了。本书为校长们提供了一个完整的时间管理系统，从而帮助他们合理利用时间，并且保持这个良好的习惯。

最后，科技日新月异，十多年前出版的关于时间管理的书籍在这个领域已没有用武之地，因为这类书籍需要强调的就是科技带给我们怎样的挑战与机遇。

本书没有忽视这一职业对时间的要求。本书能做的就是要为繁忙的校长们提供一些工具和技术，帮助他们更有效率地工作，更好地解决所面对的问题。我们希望得到的结果是他们能够合理掌控一天的时间，并在工作过程中多一些快乐，少一些压力。此外，校长也许可以因此获得更多的时间，并把这些时间用在更重要的事情上——比如我们开篇诗歌中所提到的那些选择。

如果您是一位校长，正在寻找一种快速简便的方法来组织您的工作和生活，请一定要看这本书！每一天，你离开整洁的办工桌，一点也不担心，因为有一套专属于你的时间管理体系正在自动运行，你真的会受惠匪浅。该书是一本非常易读的书，翻开就可以立即实施，还等什么呢？

——金尼·本顿（俄勒冈州中学校长）

尽管时间管理方面的书籍很多，我发现这本特别清爽实用。无论你是老师，校长，或地区的领导，你都会发现至少有3个方法，今天就能用上。

——玛丽莲·穆勒（宾夕法尼亚州中学校长）

这本书是为那些需要把办公室当战场的人必须的武器。它同时也适用于行政人员，从此我终于可以给自己的时间松松绑了！

——帕蒂·托马斯（阿拉巴马州中学校长）