善于利用时间的人，永远找得到充裕的时间。

本书的第二版做了全面的更新，列出了实用的操作指南，帮助你做到这一点。本书旨在帮助所有的人解决时间管理问题，无论是在商业组织或其他组织中担任行政管理工作的人，还是那些被委以重任、要使各项工作按时完成并取得成果的人。

在当今的工作中，日益增加的压力使得时间管理成为一项非常重要的技能。你的工作必须获得效率和效果，以确保你实现期望的结果。

本书的第二版做了全面的更新，列出了实用的操作指南，帮助你做到这一点。新增的关于有效使用e-mail的内容，有助于每个人对自己的时间管理状况进行回顾和评价，并采纳新的实践方法来改善时间管理。本书在下列方面提出了节约时间的各种点子、实际解决方案、相关列表和很好的建议：

控制文书工作量；

养成并保持做事井井有条的习惯；

授权并与他人共同努力；

把精力集中在关键问题上。

无论你是否处于压力之下，上述指南都将帮助你减少浪费和被打扰的时间，把精力集中在那些将引导你的工作和事业走向成功的优先任务上——时间管理将改变你的生活!

1 时间：一种关键资源——机遇和困难

 让时间管理发挥作用【5】

 采用个性化的方法【7】

 善用时间提高工作效率【9】

 伺机省时积少成多【11】

 正确看待时间管理【14】

2 迈向有效时间管理的第一步

 了解自己的工作组合【20】

 对自己的现行工作习惯做出评价【23】

 制订并执行工作计划【26】

 采用适合自己的时间管理系统【29】

 设定明确的目标【32】

 三思而后行【35】

 花时间去节省时间【39】

 腾出时间去思考【40】

 准备说“不”【41】

 要不要事事尽善尽美【43】

 要巧干不要久干【46】

 奖赏自己【47】

3 力求做事条理分明

 有效利用工作计划【55】

 分批完成工作任务【57】

 有效使用日志【58】

 认真安排约会时间【61】

 清理办公桌【63】

 避免挑三拣四【65】

 充分利用摘要【66】

 因特网【67】

 用彩笔标出重要事实【68】

 坚持高质量标准【69】

 行动与投资【71】

 选用优秀的私人助理(或秘书)【72】

 使用“文件存放”系统【76】

 利用一览表【78】

 有针对性地选用时间管理技巧【80】

4 与时间的浪费者作斗争

 最大的时间浪费者？【89】

 处理好人为的干扰【94】

 处理好电话的干扰【99】

 节省拨通电话的时间【103】

 使信息准确完整【104】

 电子邮件【106】

 在旅途中【107】

5 要事先办

 善用帕累托法则【126】

 优先处理一些杂事【129】

 科学安排工作日程【130】

 坦言相告任务的截止日期【132】

 检查采用的工作方法【134】

 取消不必要的工作任务【137】

 远离危险的“黑洞工作”【139】

 坚信自己对优先事项的正确判断【141】

6 掌控文书工作

 力争最大限度地减免文书工作量【147】

 养成简约的好习惯【149】

 使用最小的备忘录【151】

 最大限度地减少文书处理工作【152】

 勿因文件归档浪费时间【155】

 保持文件的整洁【160】

 审慎对待文书工作的计算机化【16l】

 请勿复制没必要复制的信息【163】

 请勿增加不必要的材料【164】

 不要事事都用书面形式记录下来【166】

 提高书写速度【168】

 充分利用WPB这一办公室中最省时的物品【169】

7 与他人共事

 适度安排社交活动【175】

 善用非正式交往【177】

 发挥工作午餐的作用【179】

 选择适当的请客方式【181】

 消除冲突以免浪费时间【183】

 找到合适的人选【185】

 下达明确的指示【186】

 不要事必躬亲，而要考虑适当授权【188】

 交换工作任务以节省时间【197】

 促进员工发展【199】

 只需使用最省时的常用语【20l】

 不要彷徨不定【205】

 激励你的员工【206】

 为员工提供有关时间管理的具体帮助【207】

 制定并坚持严格的规则【209】

 会议——危险还是机遇【212】

8 结束语

附录

成功是一个过程，一种心理素质和生活方式，一次生命力的绽放。

——亚历克斯·诺布尔(Alex Noble)

无论你做什么工作，只要你身处管理或行政岗位，你就要使用许多资源。员工、资金、材料——这些都非常重要。在某项特定的工作中，某种资源可能比其他资源更重要。但是，有一种资源是我们所共有的，那就是时间。而且，时间是一位严厉的工头。每个人时常都会经历这样的事情：要将所有的事都做完，而且是在规定的时间内把它们全部做完。对有些人来说，这类问题在某种程度上似乎一直存在着(时隐时现)；还有些人承认，有时事情好像都凑到了一起，使工作不能按计划进行；个别人甚至长期生活在忙乱之中。

那么，什么人需要考虑时间管理的问题呢？也许每个人都可以从如何有效管理时间的探讨中受益。实际上，在任何组织里，许多工作的性质都有各自的特点，因而使得时间管理很难做到恰到好处：既有在公司范围之内的问题，也有在公司范围之外的问题，如等级结构、人员、任务期限、文书工作、电子邮件、计算机问题、会议、压力和相互往来，所有这些问题，还有很多其他问题，都使时间管理变得复杂化。

本书旨在帮助所有的人解决时间管理问题，无论是在商业组织或其他组织中担任行政管理工作的人，还是那些被委以重任、要使各项工作按时完成并取得成果的人。只要你属于其中一类人，即使你还没有努力想办法组织管理你的工作方式，你仍然能学到有助于你取得更好成绩的方法。如果你觉得有太多的事情要做，如果你只有很少的时间去做这些事情，如果在处理亟待解决的问题时，你总是无法完成你列出来的所有重要事情，而且你想改变自己，使自己做事更有条理，但是不知道从何处入手，那么这本书就是为你创作的。如果你的办公桌上杂乱地堆满了一摞摞的文稿，经常有人来打扰你，你不可能按时完成工作任务，你对自己能否摆脱困境深感绝望，那么本书确实是为你撰写的。

时间管理不是可做可不做的事情。它是每个想使自己的工作卓有成效的人必须认真对待的事情。事实上，从某种程度来看，几乎每个人都在实施时间管理，唯一的差别是他们做得如何，他们的工作受到了怎样的影响。然而，时间管理不是一件轻而易举的事情——正如你们注意到的那样!它也是任何人，甚至包括那些研究时间管理的人，不能百分之百正确掌握的东西。如果你认为这么说对一本有关时间管理的书而言是一种不祥的开端，那么，更糟糕的事情还在后头呢。经典作家G.K.切斯特顿(G K.Chesterton)曾写道：“基督教的理想还没有经过验证，也没有发现不够好。有人已经发现它很难，因而至今尚未被验证。”时间管理也是这样：正是因为它很难，所以人们禁不住会对自己是否真的会有所改变丧失信心，甚至对此不再抱有任何希望，让事情顺其自然，并想办法应付过去。在不同程度上，这种想法经常是十分强烈的。

让时间管理发挥作用

然而，还要看到积极的一面：你能够使时间管理发挥作用，这种作用不仅值得你为之努力，而且也会对你的工作和事业产生巨大的影响。千万别犯错误，开始掌握时间管理的要义，会对你产生相当大的影响。发挥时间管理的作用，能够：

影响你所做工作的效率、有效性和效果。仅这一点就足以使你端正对时间管理的态度，因为它时时、天天，以至于永远都在影响着你的工作。调节随工作产生的压力。

塑造更加积极向上的形象。你进行时间管理的能力如何，会影响你所在组织中其他人对你的看法。杰出的时间管理能力是能够把其他方面的天赋和能力不相上下的人区分开来的首要因素，是某些人在事业上比其他人更有可能成功的基石。  因此，尽管你要花一些时间才能逐渐掌握具有自己的个性特点的时间管理方法，但是做到这一点极为重要。一定要将时间管理看成是自我管理的同义词。它需要自律，但自律是由习惯促成的。也就是说，令人高兴的是，如果你下工夫实践时间管理的要义，你就会觉得让时间管理发挥作用越来越容易。良好的习惯有助于确保你在制订计划和完成本职工作时做到有条不紊。另一方面，不良习惯，正像我们许多人知道的那样，是很难改掉的。而且，习惯的改变很可能是你对自己的工作方法进行反思后产生的必然结果。

时间管理是否会为你效力，要取决于两类关键因素：一是你如何计划时间；二是你如何执行计划中的细节。第一类因素在本书的前一部分加以介绍，为你奠定时间管理的重要基础，你可以在此基础上进一步构建并发挥时间管理的作用。第二类因素包括许多应用型的因素，如习惯做法、方法和妙招，它们会对你的工作方式产生积极的影响。这类因素可能极为简单，例如，时不时明显地做出看表的动作，往往会使来访者不逗留较短的时间，尤其是你在看表的同时，面部略微露出恰如其分的焦虑表情时。还有一些因素比较复杂，例如，建立一个良好的档案保管系统，可以节省时间，确保你又快又准确地找到文件。

其他因素可能不够光明正大，比如，你用一种暗示手段催促你的秘书打断会议，让秘书说，因为有些要紧的事，所以要求会议尽快中断或者要求你立刻离开会场。此外，积累的效果在这方面也发挥着作用。也就是说，你更多地采纳或适应某一门生意或职业的诀窍，让它为你效力，你使用时间的效率就会更高。对我们中的大多数人来说，这是一个可以在自己的职业生涯中不断努力增加和积累经验的过程。因此，除非你是高效利用时间的楷模，否则，对你是否采用了最佳工作方法进行反思几乎总是值得的。实际上，在你的职业生涯中，只要你经常关注这方面的问题，你一定会得到回报。这种做法也可能会变成一种习惯。P3-7

善于利用时间的人，永远找得到充裕的时间。

———歌德(Geome)

你很忙是很正常的。在现代工作场所，大家都是忙个不停，赶着如期完成任务、应对各种压力(而且，如果你为它们烦恼，还会有心理负担)，以及处理每天蜂拥而至的电子邮件，这些都是现在的流行时尚。实际上，本书第二版能够出版发行这一事实本身，就充分说明了本书谈及的内容是一个经久不衰的话题。

毫无疑问，人们是根据我们的所作所为和取得的成就对我们进行评价的。为了生存，为了事业有成，你不得不拼命地多做工作，不得不高效率地工作，不得不取得卓越的成就。时间管理就是有关如何积极工作、提高效率、创造成就的有效方法，它有助于我们提高实现所设定目标的可能性。成功不是偶然发生的事情。因为你的努力，它才会变成现实。你的工作模式也是这样，它是由你自己制订的，不管它对你有利与否。说到这里，我们来探讨一下成功必不可少的基础。

良好而有效的时间管理是一项关键技能，是我们每个人都需要的一种职业技能。它既能使我们在现任的工作中有出色的表现，又能帮助我们在事业上拥有更美好的前途。这种技能是真正可以使我们与众不同的要素。如果你开始学习并掌握时间管理方法，你会发现，自己在工作和事业上均能不断地取得理想的成就，你将比其他人更胜一筹。或许他们与你能力相当，但是他们缺乏自我组织能力和自我约束能力。无论从哪个角度来讲，设法解决这个问题都是十分必要的。这不是因为做一名有效的时间管理者无论如何都是“很不错的”或者可能是“很有用的”；这是因为它是你在工作和事业上取得成功的必备要件。

有无时间管理大不一样

时间管理的总体原则简单易懂。人们一直在说你应该做重要的事情，不要去管那些不重要的事儿，或者说亟待解决的事情只不过是那些最初出现时没人去设法解决的重要问题。确实如此，但是，把问题过于简单化，并不能使细节问题更轻而易举地得到解决。在将高效时间管理的某些基本方法付诸实践的过程中，你需要对其多加运用，还需要一定的投入。当你所做的事情逐渐成为习惯，做起来就会愈发容易。而且，使自己成为并一直成为做事有条理的人，的确是可能的。这不是尖端的火箭科学，实际上，你需要做的大部分都是常识。但是，这是一个如何做好细节工作的问题——没有神奇的偏方，只有许多需要考虑的因素。为了使你取得更大的成效，本书阐述时间管理的主要方法，介绍有关技巧，并且提出大量的建议。本书的内容不仅实用，而且易于操作。 探讨时间管理的过程是你提高时间利用效率的第一步。你会从中获得改进，而且你会喜欢你做出的改进。如果你工作时善于动脑(而不只是多耗时、多费力)，你将会取得更大的成就，你会发现你的工作不再压力重重，而是更加令人满意。

当然，你必须阅读本书，而且需要花费一些时间(尽管从定义上看，一本有关时间管理的好书一定是简短的，本书正是如此)。把它看成是一种投资——现在花点儿时间，以后每天都会节省大量的时间。如果你确信可以利用一些额外的时间，那也是很正常的。

时间管理表格样例

本书的正文已经介绍了时间管理的思想体系、对此应抱有的乐观态度和坚定信念，以及有关的建议与详细指导。为了强化后两项内容，使用各种格式的管理表格提示和固定你的工作安排，经常能收到很好的效果。

在前面，我建议大家在选用个人时间管理系统时要慎重：不要硬把自己塞入实际上属于别人的系统，而后却发现彼此不适合。但是，有大量的系统都比较灵活，比如，前文提到的Filofax活页记事本可能是最著名的一种。你(可能在试用几次之后)可以选择几种适合自己的格式，并将其组合在一起，这样更有可能获得有益的帮助——如果你自己开发出一个有效的系统，那么你就更容易养成与之相关的好习惯。接下来，你就会继续妥善地使用这个系统，每天都从中受益。

无论你做什么，无论你怎样安排这些系统(任何系统，如从传统的活页夹到计算机或PDA掌上电脑)，这些表格都可以为你增强自制力，帮助你掌控好自己的时间，避免在现实中陷入困境。到此，你已经读完本书，或许你已经选择和组织了一些办法来辅助自己，现在是该你来作决定的时候了。这是你自己的时间。要采取主动，有效地管理好你的时间，即将收获成果的人是你——在你的工作和你的事业中。后面的图表A1至图表A5中给出的表格，能够帮助你养成并保持做事条理分明的习惯，让你了解各种表格的使用目的、格式和用处：

图表A1日志。每个人肯定都需要这种记事簿，但是要做出一些选择，尤其是对一页纸上要记多长时间(一天、一个星期，还是其他什么时间)的工作日程做出适宜的选择。样例中所示的是在一一页纸上记载一周工作事项的做法，并留有空白，可记录预约和任务进展情况(使用符号还可以少占地方，无论它们是标准表格的一部分，还是你自己发明的)。

图表A2年度计划表。它与曰志一起使用可以使时间间隔较长的事件之间的关系一目了然，使需要计划的事情很容易得到全面考虑。

图表A3日计划表。该表格与日志同时使用可以帮助你计划和处理日常的活动、事件和任务(同样，符号能够帮助你并节省空间)。

图表A4行动记录表。它是一个格式更自由的表格，提供一种较灵活的办法，提醒你要做的事情，帮助你区分事情的优先次序、记录你采取的行动。

图表A5会议计划表。该表有助于你计划有效的会议，避免会议中可能会出现的一些危机状况(本书的正文已列举出会议中会出现的许多危机状况)。

当然，你还可以使用或创造更多的格式：费用表、联系记录(及针对具体类别如顾客的联系记录)、分析表、具体任务的计划表等。对这类东西的使用当然要灵活，要使时间管理的目标更加切实可行。Filofax有—句名言：计划，实施备案。简言之’这是一条好建议。