怎样才能利用好时间呢？第一是懂得如何做计划，并能按照轻重缓急排列次序，作出明智的选择，好好珍惜我们宝贵的生命；第二要学会通过走捷径来一点一滴地节省我们宝贵的时间。《时间检索》一书挑选了一些如何迅速敏捷有效地节省时间的策略。这些都是通过作者四年多的不懈努力从各种不同的资料中收集而来的，其中也包含了每月电子杂志《最新时间小贴士》订购者的贡献和努力。在此书中读者不但可以找到有关公共办公和家庭私人办公时间的安排，甚至还涉及私人生活时间安排的策略，所以读者可以根据自己的特殊需求来检索阅读相关内容，这样将会更好地指导你快速而有效地阅读此书。

目前有不少关于时间管理的书。本书不同之处在于，作者为我们提供了一些立竿见影的锦囊妙计，本书内容全面，涵盖了几乎所有利用时间的场景，读者可根据自己的情况，“对号入座”，检索相关章节，快速获取时间管理的方法和技巧。

本书总结了时间管理的10种方法，并细述了掌握这些方法的技巧，是一本很有价值的参考读物。

序言

第一章 凡事皆有轻重缓急

第二章 克服拖延的有效策略

第三章 和他人有效合作

第四章 时间管理的策略

第五章 打电话的策略

第六章 用计算机节省时间

第七章 电子邮件处理的策略

第八章 文书管理的策略

第九章 安排会议的策略

第十章 居家办公(SOHO一族)的时间

第十一章 出差在外的时间

第十二章 工作与家庭的平衡

结语

检索3 一旦你学会主动去关注生活的方方面面(包括生活琐事)，那么你就能成就大业，达到意想不到的结果。

那么什么才是真正的有“预测能力”呢？我想这包括所有大大小小的事情，而且对你人生的长远发展相当重要但并非是紧急之事。提前做预测只要花几分钟的时间，但是就是这么一点时间往往会被其他事情所占据。

所以人们的借口是“反正又不急，我等会儿再弄”。总是等待大块的时间、理想的时刻再去做的话，那要等到何时？你知道，理想的时间是很难找的，所以你必须抓住机会，做时间的主人，安排好自己的时间。

上帝是公平的，我们每千人拥有同样多的时间。那么为什么有的人一生碌碌无为，而有的人却家财万贯、事业兴隆或者是在自己的研究领域硕果累累呢(因为金钱不是衡量富有的唯一方式)？那是因为在日常生活中，后者在大事小事方面都会有个前瞻的预测能力，所以他们个人的长远发展才会有那么大的区别。

每天问自己这么一些问题：

今天可以做哪些会对将来的长远发展有益的事情？

今天可以做哪些事情，这些事情一旦做了就不用重复去做？

今天要做的最重要的事情是什么？

检索4 要想以最快的方式抓住重要任务、达到非常效果，那么就做每周计划吧！

很多人做计划表往往是很随意的，头脑里面虽有很多好的想法，但是思绪混乱，不知从何做起，而事实证明这么做计划的效果也并不理想。在你的周计划表上每天安排出固定的时间做同样的事情，这才是你实现目标的好方法。

目前，越来越多的人利用先进的电子设备辅助做计划，如商人会利用电脑或更加先进的个人数字处理器，又名掌上电子日志，如Palm的掌上电脑平台、日本夏普和卡西欧。这些都是用于做周计划的有效手段。

对于某些做周计划用的非电子类产品，最好找一些竖型排列的样式，一周内每天的计划竖式排列比起横排会更加直观。但是这种样式的排版一般很难找到，我在自己的网站上面自行设计了周计划安排表，网站地址如下：http://www.gettingagripontime.com，里面还附带有如何排序的详细内容。登陆网址之后也欢迎订阅我们的免费电子杂志《最新时间小贴士》。

检索5 人免不了要对他人许下承诺，对吗？那为什么不对自己许下承诺来完成重要任务呢？

有了每周计划工具之后，在做好计划的同时允诺自己一定要按时完成这些重要任务，包括每周和家人朋友共度的时光和留给自己独处的时间。

这些计划也不一定就很死板，必须得照计划行事，有时往往会有一些更改，这就留给我们片刻时间好好思考如何做出更明智的选择。即使你决定一时变更原计划的某些安排，但要确保重新安排这些被更改的计划。如果你非常确信自己是一个一定能够完成计划的人，那么在你迫不得已要更改已经安排好的计划的时候，你就会深刻认识到自己给自己施加的压力有多大。请不要把所有事情都推给其他人去做，自己却变成一个一无是处的人。

检索6 按照“任务表”完成其中的几项任务，那么在短短的几年时间内，你将会惊讶自己所取得的超凡成就。

大部分人都知道他们一天应该做什么，但是往往突发事件太多，疯狂地忙碌于各种紧急事情之中，本该做的事情就理所当然地被耽误了。那么如何去克服这个问题呢？让我们试试下面这个简易的方法吧：

在每天早上起床后或者是睡觉之前，把你一天要完成的事情随意地一一列举出来。  在你所有列出的事情当中，找出五件最重要的事情，分别按照其重要性标示出一到五号，剩余的事情没有必要再排序。

从排出的第一件重要的事情开始做起直到做完为止，其间不要被任何事情打断。

被其他突发事件打断是不可避免的，此时你应该问问自己：“这件突发的事件是否比自己手头上做的事情更加重要？”如果不是，就请你把新任务暂时记录到你的计划表上，继续集中精力完成你手头上正在做的重要任务；但如果突发的事情更加重要一些的话，就请先放下手头工作，等处理好突发任务再继续回到原来的计划表上。

每当完成一项任务做下面一项任务时，好好检查一下你的计划表，在待做的事情当中是否有比你原先计划好的更重要的事情，如果有，那就要重新对你的计划表排序。这样做不会影响你的整体趔程，相反会使你的计划更加井井有条。

当发生太多的紧急事件而耽误了完成一天中最重要的五件事的时候，返回到你的计划表，重新排出五件最重要的事情。因此，开始没有必要对全部事情排序，那样只会浪费你的时间。

在19世纪二三十年代末期，商业时间顾问艾维·李(Ivy Lee)就是将这看似简单的时间管理检索教授给伯利恒钢铁公司的(Bethlehem Steel)总经理查理·薛瓦伯(Charles Schwab)，并从哼赚取了25000美元。几年后当记者问查理先生为什么看似简单的时间管理建议会值那么多钱时(当时查理总经理对李顾问说：“如果你能露两手给我和同事瞧瞧，告诉大家，如何用更短的酌间做更多的事，我会给你合理的报酬”)，查理回答说这是他收到过的最好的建议，并且这个建议也为伯利恒钢铁公司后来占据镑铁业霸王地位起到了不可磨灭的作用。

因此计划越简单越好！

检索7 尽量只用一种计划方案：日记、计划工具或组织方案。

使用多种方式安排日程会带来诸多不必要的麻烦。由于计划书太多，难免会有些事情被遗漏。这些“漏网之鱼”有可能使你产生自责，从而影响一天的好心情。其实，最好的解决之道莫过于只用一种计划方案。

不要苦于去想“做计划的工具”如何命名，名字不代表什么，重要的是做计划的过程。一些设计日程表公司过分讲究如何对他们生产的“计划工具”产品命名，这是完全没有必要的。谁会注重这些呢？重要的在于产品的功能而不是产品的名字。

太多的计划工具反而会使人手忙脚乱、不知所措。家里、公司互联网、办公室墙上的大白板、手里的日记本……到处都是计划表，估计是个人，都会被搞糊涂！

有个简单的方法就是试试合并那些计划，把每天最重要的事情写在自己的日记里面，那样日记又有了计划工具的功能。你可以用台式电子系统做计划，同时保障你的个人隐私(绝大多数系统都会自带保密功能)。还要打印一份复印稿，方便在离开办公室尤其是回家的时候随身携带，而且要不时地更新你的计划表电子文档。

市面上的个人数字处理器越来越多，而且质量越来越好，时刻记着随身携带你的个人数字处理器，返回办公室后马上连接到总机或用激光连接以便更新电子信息。

让你的家人也了解你的计划进程，避免在不必要的时候打扰你。

检索8 选择你喜欢的记日志的方式。

电子日志(不论是台式的还是手提的)给人们带来了很多的便利，尤其是可以同步更新的电子日志，但是还是有很多人不喜欢用它们，而且花那么多钱好像也没有那个必要。不喜欢用电子日志有很多原因：

最明显的一点就是，至少还要20~30年时间才能使那些抵制使用电脑的顽固分子转变观念，如果你也是其中一分子的话，不要泄气，好好学习还是会跟上时代的。

我们每个人用不同的方式获取信息，虽然大多数人都是用不同感觉器官的组合来判断事物，但是总会有一种感觉占主导。五种主要器官是：视觉(事物的表面现象)、听觉(广义上为事物听起来的感觉，确切地说就是句子的逻辑意义)、感觉(事物的触觉)、嗅觉(闻起来的感觉)、味觉(口感)。

如果你是感觉很敏锐的人，只有当你亲手拿到日记本你才会觉得舒服，才有万事掌控在自己手中的安全感。当然笔记本的质感对你来说也很重要，也许你会喜欢那种皮质的封面；如果视觉对你来说比较重要，你就需要时刻能看到笔记本上的进展过程，也许电子系统更加适合你；需要听觉感受的人要求有声或是有系统的文字描述，这些电脑都能够很好地提供。但是对于那些对嗅觉和

味觉等有不一般的要求的人的话，电脑就真的是无能为力7。

把文件资料转化成电子信息的确是一件非常困难的事情，但对一个需要信息共享的公司来说，建立电子文档是非常有必要的，那样会节省很多时间，所以我建议你继续坚持使用高科技电子技术。

检索9 夜猫子还是白猫子？在每天头脑敏捷时做计划。

有些专家建议在早上制订计划，有的却建议在下午工作完之后制订第二天的计划。其实什么时候做并不重要，重要的是在制订计划的时间段里，你精力充沛、精神饱满，这样你的计划才最有效。

你可以问问自己：“是早晨我头脑清晰善于思索，还是晚上我的精力比较充沛？”

如果你觉得前者比较适合你，那可能你是个白猫子，在清晨鸡鸣之前你就会醒来开始投入到一天的工作。晚上制订计划是很不明智的，因为晚上你头脑一片混乱，根本无法投入思考。如果你是个夜猫子，晚上精力旺盛，在这段时间做计划主要有两大优点：第一，专家指出睡觉前是思考重要问题的最好时间，往往在一觉醒来再难的问题也迎刃而解；第二，在前一天晚上把第二天要做的事情列好次序，有助于第二天早上快速进入工作状态。如果你是白猫子，那就有必要提前一天做好计划，也就是说每天早上要在明天的日记页面上提前列出明天要做的事情。

检索10 最有效管理时间的手段之一是“说不”。

有的时候我们在不知不觉中承担了自己完成不了的任务，主要原因是没有学会说“不”，你不希望在自己的墓碑上面被刻上“这家伙死于繁忙工作周为不会说‘不’字”吧！”

每一个决策、每一个行动都是你做出的选择，一旦选择做一件事情就意味着你要放弃做很多其他事情，但是往往人们会忘记他们在同一时间只能做一件事情的事实。

《成功人士的七个习惯》的作者史蒂芬。柯维(被美国时代周刊评为20世纪影响美国历史进程的25位人物之一，被美国学界誉为思想巨匠)曾经对他的妻子讲过这么一个故事：

苏珊被邻居邀请参加一个社团项目，作为一个大家庭的母亲，苏珊为自己家里的事情都忙得不可开交，但是为了不让邻居失望，她犹豫不决但最后还是答应了。当她实在忙不过来、精疲力竭的时候，苏珊打电话给她的好朋友确信她肯定会帮忙，但在预料之外的是她朋友委婉拒绝了：“哦，苏珊，我非常感谢你的邀请，对我来说这也是一种荣幸，但是目前我真的有很多事情要完成，无法再抽时间做另外的事了。不过还是要在此感谢你的邀请，而且我真诚希望你能找到另外的人来帮助你完成。”挂电话时，苏珊领悟到其实自己也可以委婉地说“不”。

P8-17

世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最容易被忽视而又最容易令人后悔的是什么？——时间。

时间既是最宝贵的财富又是最容易被挥霍的财产，您总是觉得时间不够用吗？总希望一天有1500分钟？怎么才能高效率地利用时间，做时间的主人？

Robyn Pearce的《时间检索》一书给出了漂亮的答案，作为一名6位孩子(其中包括—个智障儿)的职业母亲，紧张而劳累的生活—度差点把她压垮，这使得她不得不学会有效地管理并支配自己有限的时间，没想到却成就了自己的事业。

1992年开始，她与自己的客户交流自己的经验和时间管理技巧，后来成立了TIMELOGICTM公司，专门从事时间管理培训，并于1996年出版了畅销书《自己掌握时间》。

目前有不少关于时间管理的书。本书不同之处在于，作者为我们提供了一些立竿见影的锦囊妙计，本书内容全面，涵盖了几乎所有利用时间的场景，读者可根据自己的情况，“对号入座”，检索相关章节，快速获取时间管理的方法和技巧。

本书总结了时间管理的10种方法，并细述了掌握这些方法的技巧，是一本很有价值的参考读物。译者很高兴将这本书译介出来，与读者分享。毕竟人生短暂，在有限的时间里，善用时间，有效地对自己的生命做出合理的规划，不至于在忙乱中迷失方向就显得非常重要。

参与本书翻译的还有杨圆圆，杨小丽，感谢重庆大学出版社的王斌先生，没有他的支持与帮助，本书不可能顺利出版。

本书疏漏之处恳请读者不吝指正。

译者

2008年9月

在结束之前，我还想与大家分享更多的“锦囊妙计”。我不清楚这首诗是不是约翰·乔根所写，但这首诗来自他的录音带《时间管理之成功秘诀》。

我将永远追随你，我将尽我之能来帮助你，帮你缓解沉重负担。

我将鞭策你前行，我将解救你于失败之中，我将随时为你效劳。

你需要做的工作，有一半完全可以交给我，我会为你干得漂漂亮亮。

我虽然易于操控，但你也要紧紧跟随我。

告诉我，我应该怎么做；做过几次后，我就可以独自应付了。

我紧随所有成功人士，但是，我也会紧随失意人士。成功人士的成功，有我汗马功劳；失意人士的失意，祸起我手。

我虽不是机器，但我可以做到机器那般精准，而且兼具人类之智慧。

你可以利用我获利。但也可能会垮掉，但这两者之于我没什么不同。

带上我，训练我，紧随我，我将好好为你效劳。不善待我，我会让你毁灭。

可能你要问我是谁，

我的名字叫“习惯”。

祝你能利用好“时间”这一世界上最珍贵的礼物。最后，如果你照我所说的去做7，你会过上你理想中的生活。

“利用好时间不一定都能成功，但成功人士一定都有着很好利用时间的习惯。本书能培养管理时间、高效率利用时间、走向成功的好习惯。

——中央电视台《百家讲坛》主讲——曾国平教授