不论是普通员工还是管理人员都会在开会上面花很大一部分时间。想象一下，一个拖沓却毫无意义的会议将浪费大家多少宝贵的时间和资源？在回答这个问题之前，请不要忘记以下几点：

与会者每小时工资的大概数值；用于个人创造每小时丧失的大概数值(有人估计此数值大约为年薪的33％)；会议场地每小时使用费用；相关设备每小时使用费用；会议资源对其他活动的影响。

本书为管理者提供了很多有益的技巧和寻访，可以成功地激发与会者的热情与创造力，从而达到会议的预期目标。

如何才能高效率地召开会议使其达到您所期望的效果呢?本书将为您解开其中的奥秘。您可以直接跳到其中任一步骤阅读，也可以从头开始研习。这10步包括以下几点：

第1步确定召开会议的必要性

第2步创建会议进程表并确定与会人员

第3步准备会议纲要

第4步确定合适的会议地点

第5步采用合理的程序引导会议召开

第6步做好会议概要计划

第7步为会议做好准备

第8步召开会议

第9步对付难以搞定的与会者

第10步作出会议评估

引言

【第1步】确定召开会议的必要性

 会议是否非开不可

 确定会议目标以及预期效果

 会议类型

【第2步】创建会议进程表并确定与会人员

 创建会议进程表

 预期会议持续时间

 确定与会人员名单

 确定会议时间

 制定会议规则

 制作会议邀请函

 确定会议角色

【第3步】准备会议纲要

 开场白

 翻页挂图

 过渡语

 引发讨论以期实现会议目标的技巧

 循循善诱的讨论

 总结汇报

【第4步】确定合适的会议地点

 小组讨论VS大组讨论

 利用最先进的设备VS不利用任何设备

 会场布置

 灯光

 可视化影音设备

【第5步】采用合理的程序引导会议召开

 步步为营地解决问题

 会议辅助工具的类型

 会议工具的使用

【第6步】做好会议概要计划

 熟悉会议流程及议题

 整理所有会议材料并定稿

 为可能被问及的问题做好准备

【第7步】为会议做好准备

 打破僵局的方法

 发问技巧

 有效的图表和视听教具

 应急措施

【第8步】召开会议

 会场布置

 按时开始，准时结束

 确立基本方针按规定执行

 使用记录工具

 有效沟通

 做好会议总结

【第9步】对付难以搞定的与会者

 小组合作的各个阶段

 如何应对难以搞定的与会者

 有效干涉

 解决争端的策略

【第10步】作出会议评估

 主持富有成效的会议

 对自己的表现作出评价

 分发会议记录

后记

【第1步】确定召开会议的必要性

不论企业的规模是大还是小，越来越多的管理者开会时间大量增加了。愿意开会的人可以分成以下几类，其中包括团队主持人，他们常常会在没有特别目的或完全不理会日程安排的情况下，把所有的下属请到一个房间里面，发表自己的长篇大论。他们与那些一逮到机会主持会议就兴奋不已的项目经理并无二致。老板们讨厌部门会议，那是因为他们觉得开会纯粹是在浪费时间，因为他们不需要员工的意见，所以宁愿写备忘录以提醒他们的员工做好分内事。当然也存在着一大批持有开会无用论的员工，他们认为随便做点啥都比无所事事地参加一个没有发言权的会议要强。同时也存在一批非常愿意参加会议的员工，对于他们来说，会议就是一段带薪的休息时间，一段可以继续做白日梦的时间，一段可以利用起来罗列购物清单或是随意涂鸦的时间。

愿意参加会议的人中的很大一部分人都已经厌倦了低效率的会议，而这些会议一般都只是浪费时间。然而，还有部分愿意参加会议的人，包括团队主持人、项目主持人等，参加会议一般是带有比较明确的商业目的的。这些能展现他们在召开会议方面的突出才能，他们主持的会议往往都能取得令人满意的效果。他们知道如何有效地向听众传递信息，如何迅速地从他们那边得到反馈。在他们主持的会议当中，与会者往往能够感受到会议的精神，讲话的重要性，思想的碰撞，而这些正是他们所期望得到的。于是，他们对会议的进展很满意，因为积极参加了会议而收获颇丰，从此信心倍增。

组织井井有条的会议常常能够带给我们一个人单独冥思苦想所得不到的灵感以及解决问题的方法。这就是计划周详、富有实效性的会议的力量所在。

会议是否非开不可

在通知相关人员来参加会议之前，我们需要先确定这个会议是否值得员工们放下手头的工作来参加，是否值得我们如此兴师动众。我们是否非得面对面地开会或者开个电话会议才行——还是只要发个邮件把信息传达给相关人员，就能使得他们高效地解决问题或者告知项目的最新进展情况？这儿有条黄金规则：只要在真正有必要开会的时候才召开会议。作为指导，一般只有在你想要完成以下任务的时候才比较适合开会。

·需要很快地将信心传达给很多人，而你又不愿意不断地抄写同样的内容。

·希望能够知道人家的想法。

·希望能够找到好的突破口来解决问题。

·希望鼓舞士气。

·希望得到大家的认可并做出决策。

其他一些需要开会的情况包括要做项目计划，需要集思广益以及解决问题等。为了让你能够行动起来，请对照工作单1．1检查下是否一定要开会。

确定会议目标以及预期效果

一旦你决定确实有必要召开某次会议，下一步就是要确定会议目标以及预期效果。有明确的会议目标，会议就成功了一半。既然你要召集员工开会，在你为会议做准备以及会议召开过程当中必然要将会议目标牢记在心，并将其置于最为显著的位置。这就意味着所有与会议有关的决定，从邀请对象的确定到如何将会议开好，都应该围绕着会议目标展开。

当你需要确定会议目标的时候，用“SMART”标准来衡量就可以了。“SMART”标准中，S代表“特定的”，M代表“可测量的”，A代表“可实现的”，R代表“比较实际的”，T代表“准备时间比较充裕的”。采用该标准以明确会议目标是否可行。达到怎样的结果目标才算全部实现了呢？  会议目标事实上帮助我们明确了会议的有形产物——比如说，一个推荐，一组值得优先考虑的创意，或者是某个难题的解决方法等。

一个明确的会议目标应当是一个产品，而不是一个过程陈述。它的重心应该放在一串能够描述最终结果的名词上面(比如，列出的清单，规划好的时间安排，解决难题的捷径等)。只有这样，会议才能在有限的时间内达到预期的效果。例如，某次会议的目标是要找出产品X销售量下滑的原因，进而明确解决这个问题的三个可行方案。那么，能够体现会议成功与否的会议目标应当是大家群策群力，想出至少三个能够帮助该产品扭转乾坤的备选方案。

会议类型

当你意识到召开会议势在必行的时候，你就需要明确何种会议方式最有助于你实现预期目标。会议类型有许多种，包括项目动员、信息发布、鼓舞士气、指导工作、员工培训等。

P9-11

迈向成功的10步骤

有时候，人们会发现自己正身处一个需要解决这样或那样复杂问题的环境之中，尽管解决这些问题对自己的职业发展至关重要，但由于缺乏经验往往无从下手，只能眼睁睁地看着一个个小问题变得越来越复杂，或者一个个好机会悄悄地从自己身边溜走，而您却找不到解决这些问题的好办法，怎么办？美国培训与发展协会(ASTD)组织编写的“10步系列”可以帮您拨云见日化解心中的谜团，一步一步地教会您掌握解决这些纷繁复杂问题的有效方法，带您享受一趟美好的旅程。

美国实用经典“10步系列”包括：《成功展示自我10步骤》《成功高效团队10步骤》《成功项目管理10步骤》《成功战略规划10步骤》《成功商务写作10步骤》《成功客户服务10步骤》《成功引导者10步骤》《成功经理人10步骤》《成功教练10步骤》《成功会议10步骤》《成功培训10步骤》《成功销售10步骤》等。

《成功展示自我10步骤》一书给出了实现成功展示自我的必备要素，书中提供的行之有效的训练过程和切实的指导意见，可以帮助您了解展示自我过程中每个步骤的细节，从而提高您展示自我的水平。

《成功高效团队10步骤》一书是根据作者的亲身经历，以及通过建立客户团队开展调查归纳总结的经验。这些经验对希望尝试运用本书提供的有效工具来提高团队效率是非常有益的。

《成功项目管理10步骤》一书介绍的内容并不是那种简单的必须要遵守的条条框框，而是能够与您的企业的政策相匹配和相融合的方法。这些方法汇集了许许多多客户的心声和感受。

《成功战略规划10步骤》一书提供了已验证过的程序和工具用来帮助您制定可行的战略规划。这种规划不仅鼓励创新，还可增加企业人员的相互了解，创造出忠实于他们的产品和服务的顾客群。

《成功商务写作10步骤》一书归纳总结了对于商务写作来说最为关键的技巧和方法。学会这些技巧和方法您会发现其实商务写作就是这么简单，同时您也还会惊奇地发现自己的文采和效率得到了令人惊讶的提高。

《成功客户服务10步骤》一书是一本从企业高层经理到后勤人员都适用的书。虽然每个人的角色不同，但让客户满意的技能是相通的。书中给出的小贴士、工作单、练习题既可以单独使用，也可以团队共用。

《成功引导者10步骤》一书通过一些真实案例、参考提示和一些实用工作单来帮助您成功引导一项任务或者会议的进程。当今社会，无论是任何行业或任何团队，引导者都是不可或缺的。

《成功经理人10步骤》一书为您简明扼要地列出了经理人最重要的那些根本原则。假如您能阅读本书并遵循其中给出的方法的话，相信您不仅不会失去所热爱的那份工作，而且会更成功、更有价值。

《成功教练10步骤》一书指导您将书中介绍的教练知识和技能充分地利用起来，最大程度地运用到您的工作中去。阅读后您会惊喜地发现，通过每一个教练环节的体验会更加有效地激发人的潜能。

《成功会议10步骤》一书将帮助您迅速确定会议议程、目标，并确定与会人员名单，制定出一份详细的会议日程安排表，进而成功引导会议向着富有成效的会议目标发展。

《成功培训10步骤》一书虽然没有按照传统培训顺序编写，但它展示了很多专家特别关注的内容和领域。书中纵观培训工作所需的所有因素，精选了其中对成功培训最有影响力的10个步骤。

《成功销售10步骤》一书提供了一个被证实的取得成功销售的过程、建议及工具，目的是对探索、预知和维持长期客户关系的每一个步骤给予指导。更重要的是，本书能帮助您从普通销售人员转变为销售专家。

美国实用经典“10步系列”真正做到了手把手教会您如何成功。书中不乏鲜活的例子，各类工作单，经典的案例分析等都能够帮助大家迅速行动起来，为自己的美好未来绘制蓝图并逐步迈向成功。相信，无论是新员工还是中级管理者抑或高级管理人员，看到美国实用经典“10步系列”都会有相见恨晚的感觉。

仔细阅读美国实用经典“10步系列”后您一定会豁然开朗，知道如何才能实现自己的终极目标，因为您已经深谙这其中的奥秘，也已经掌握了有效应对职场中种种困惑的法宝。我们衷心希望您能在美国实用经典“10步系列”中享受到学习的乐趣，学到您需要了解和您必须去做的事情，最终成为一名有影响力、高效率而又受人景仰的人。

祝您成功！

对照《成功会议10步骤》按图索骥，了解如何策划、主持以及引导的相关理论知识，只是你迈向成功主持的第一步。既然我们已经知道了与会议主持相关的基本知识，我们需要深入学习的内容和技巧还有很多。只有通过不断学习和积累，我们才能磨炼自身的职业素养，使得自己的主持技能日臻成熟。以下是我们推荐的有助于提高主持技能的方式。

·尽可能地参加“祝酒活动”。如果做报告是你的弱项，你可以考虑参加“祝酒活动”——这是一个通过为其成员提供一种友好的氛围以及演讲机会，并要求其他成员作出反馈，使得他们的公众演讲能力得以提高的组织。这种活动在全国各地广泛的召开，每个参与者都有展现其风采的机会，其他与会者会提出他们的意见。

·参加交流技巧研修课程。绝大多数的大学以及继续教育机构都开设交流技巧研修课程。这些课程常常是理论与实践相结合的，学员能够得到来自专业老师以及同事的指导，所以它也不失为一种很好的研习方式。

·尽可能多地参加自愿者活动。许多组织都会招募会议主持人。能够在锻炼交流与主持技能的同时，改善他人对主持这个你所热衷的行业的看法，何乐而不为呢？

·将主持过程拍摄下来。眼见为实，此话不假。对于改善自己的主持技能，最有效的方法莫过于观看自己的主持录像。如果你打算拍摄主持过程，你得事先征得与会者的同意，告诉他们录像是用来提高主持技能的，并向他们保证会议内容一定不会因此外泄。

·尽可能多地翻阅相关书籍和文章。可以寻找一些优秀的书籍，指导我们的主持以及引导技能。

·报一个学习班。如果你觉得会议主持软件的掌握对你来说颇有挑战力，那么你可以选择参加一个技能强化班。有很多在线课程或者传统课程可供大家选择，你可以根据自己的日程安排做出选择。

·找一个有经验可信赖的顾问。某个顾问或者有经验的主持人，只要他们的主持技能优于你的即可，他们可能就是你们职业生涯当中最为有价值的部分。积极参加他们主持的会议，选择性地吸收他们成功引导与会者的思路或者调节会议气氛的技巧。