华通咨询主编的《怎样当好行政主管》力图使行政主管人员找到身为管理者在“管人”和“做事”上的有效结合，掌握做和管的内容、技能和管理手段等，提升管理者的综合管理能力。针对行政主管岗位，根据该岗位的职责内涵系统地梳理了该岗位的工作模块，借此使主管人员全面掌控自己的工作内容。

华通咨询主编的《怎样当好行政主管》从团队管理、工作环境管理、日常事务管理、文书管理、档案信息管理、会务管理、接待管理、公关管理、文体活动管理、物资财产管理、总务后勤管理等方面，全面讲述了“怎样当好行政主管”，明确做什么、怎么做、做得怎么样。对于每个方面，不仅归纳出了管理的内容、难点、标准和要求，还给出了具体的工作方法、考核方法，以期帮助行政主管真正实现高效管理。

《怎样当好行政主管》适合行政主管和行政骨干阅读，可作为行政主管的培训教材，也可供企业中基层管理者学习参考。

序

前言

第1章 行政主管是门技术活 1

 1.1 如何理解行政管理工作 2

 1.2 让下属各司其职，相互协作 3

 1.3 行政管理工作的内在逻辑 6

第2章 团队管理：打造一流的行政团队 9

 2.1 合理设计行政组织结构，打造高效团队 11

 2.2 从选、用、育、留四个维度抓好团队建设 14

 2.3 实施岗位设计，构建岗位素质模型 16

 2.4 完善招聘过程，聘用合适的行政人才 21

 2.5 设计行政管理制度，规范日常工作行为 24

 2.6 发挥教练员角色，培养行政人员灵活办公能力 26

 2.7 明晰组织伦理关系，发挥领导影响力 28

 2.8 为团队管理设计科学的检查表 31

第3章 工作环境管理：展示最佳企业风貌 33

 3.1 用环境留人、育人，用环境简化管理 35

 3.2 硬环境和软环境，每一项都很重要 37

 3.3 做好统筹规划，将任务落实到位 39

 3.4 用流程规范操作，用标准体现要求 42

 3.5 每个人都要学会运用5S这把利器 47

 3.6 做到物品准确定置，状态一目了然 53

 3.7 设计过程汇报机制，让管理自动化 58

 3.8 为环境管理设计科学的检查表 61

第4章 日常事务管理：琐碎事务系统化、规范化 65

 4.1 明确行政事务管理的内容 67

 4.2 做好统筹安排，让责任清晰化 67

 4.3 完善事务处理流程和工作标准 69

 4.4 培养事务处理技能，提高工作质量 73

 4.5 用好四象限，让工作忙而有序 73

 4.6 拒绝打扰，保持合理的工作韵律 76

 4.7 设计过程汇报机制，让管理自动化 78

 4.8 为日常事务管理设计科学的检查表 82

第5章 文书管理：实施标准的收发文管理 85

 5.1 细分文书管理内容，落实责任 87

 5.2 归纳文书的处理流程和工作标准 88

 5.3 规范文书格式，树立专业形象 89

 5.4 收文：要细致、认真，逐项落实 93

 5.5 发文：要快速、准确，一次到位 95

 5.6 给文书立卷，完成工作闭环 97

 5.7 设计过程汇报机制，让管理自动化 100

 5.8 为文书管理设计科学的检查表 102

第6章 档案信息管理：建立科学的档案管理体系 105

 6.1 认识档案的作用和内容 107

 6.2 用制度和流程规范档案管理 108

 6.3 档案收集和整理：完整标准 111

 6.4 档案检索和使用：快捷方便 114

 6.5 档案作废和销毁：程序严谨 118

 6.6 用5S辅助档案的日常管理 120

 6.7 积极推进档案的电子化管理 126

 6.8 为档案管理设计科学的检查表 129

第7章 会务管理：打造一流的商务交流平台 133

 7.1 会务管理工作的常见内容 135

 7.2 制定会务管理的制度和流程 135

 7.3 会前：周密准备，保障进程 139

 7.4 会中：精确控制，稳步推进 141

 7.5 会后：总结整理，巩固成果 144

 7.6 尽职尽责做好会议保障工作 147

 7.7 为会务管理设计科学的检查表 150

第8章 接待管理：为来宾提供优质的服务 153

 8.1 接待管理的具体内容 155

 8.2 制定接待管理的制度和标准 155

 8.3 用流程管理，提升接待效能 158

 8.4 预先计划，展现完美行动力 160

 8.5 用规范的礼仪征服每一位来宾 162

 8.6 把握接待技巧，展现一流服务 166

 8.7 应对不同类型的来宾，突出特色 167

 8.8 为接待管理设计科学的检查表 169

第9章 公关管理：成功经营企业的外部关系 171

 9.1 公关管理的工作内容 173

 9.2 跟随潮流，重新定位公关的内涵 173

 9.3 完善公关管理的制度和标准 174

 9.4 适时召开新闻发布会，打造企业形象 177

 9.5 参与社会公益活动，体现社会责任 179

 9.6 做好外部公关活动，保障企业发展 185

 9.7 3W/4R/8F：解决危机的标准战术 190

 9.8 为公关管理工作设计科学的检查表 193

第10章 文体活动管理：丰富员工的精神文化生活 195

 10.1 文体活动管理的工作内容 197

 10.2 制订文体活动计划，落实人员责任 197

 10.3 用流程规范管理文体活动 199

 10.4 组织文娱晚会，丰富业余生活 200

 10.5 安全、有序地组织员工外出旅游 202

 10.6 培养团队精神，开展体育竞赛活动 204

 10.7 加强企业文化建设，组织征文活动 207

 10.8 为文体活动管理设计科学的检查表 208

第11章 物资财产管理：全方位保障企业资产安全 211

 11.1 物资财产管理的工作内容 213

 11.2 落实物资财产管理的工作责任 213

 11.3 用流程和标准指导物资财产管理工作 214

 11.4 做好设备、物资的合理化存放 216

 11.5 做好固定资产的使用和维护工作 220

 11.6 做好车辆安全行驶和保养工作 222

 11.7 规范维修和建设工作，督导工程质量 226

 11.8 为资产管理工作设计科学的检查表 228

第12章 总务后勤管理：当好后勤服务的大管家 231

 12.1 总务后勤管理的工作内容 233

 12.2 分解总务后勤工作内容，落实人员责任 233

 12.3 完善总务后勤的管理制度和工作流程 234

 12.4 加强员工宿舍管理，营造良好住宿环境 237

 12.5 规范员工食堂管理，提供优质的用餐服务 240

 12.6 健全消防安全机制，确保人身财产安全 245

 12.7 为后勤管理工作设计科学的检查表 248

3.1 用环境留人、育人，用环境简化管理

许多有过日资企业工作经验的朋友都知道，日本企业素以整洁、有序著称，他们认为好的工作环境是产生好的工作质量的前提。

笔者曾经到一家以精密制造闻名全球的日本企业参观，一进入厂区，它那园林式的优美环境就令我们惊叹，在几万平方米的厂区里，只看见飞瀑流水，鸟语花香，仿佛置身于一个很美的风景区；林立其中的车间楼，也是窗明几净，相得益彰；轻缓柔和的音乐在回响，只见员工们一个个精神饱满，在紧张地忙碌着。当我们走向他们时，他们会带着微笑向我们点头致意。

正所谓“物以类聚，人以群分”，你要留住什么样的人才，你就得给他合适的工作环境。反过来说，你有什么样的环境，你就能培养什么样的人才。这正是“人造环境，环境育人”的道理。

行政主管是企业的大管家，塑造和维护良好的工作环境是其义不容辞的职责。虽然很多时候不可能从大的方面改善工作环境，做不到大幅度提升环境质量，但我们可以从小处着手，力所能及地为大家提供一个舒心的办公环境。

3.1.1 营造宜人的环境，留住员工的心

员工每天至少有8小时在办公区域内度过，因此，行政人员应当尽力打造舒适的工作环境，在给员工带来享受的同时，也能让大家对办公环境产生依赖，增强对企业的凝聚力。

美国的西雅图华盛顿大学曾选好了一处地点，打算修建一座体育馆，没想到消息刚传出就遭到了诸位教授的反对，因为学校将体育馆的位置选择在了华盛顿湖畔，一旦建成，就会影响学生们用餐时透过窗户欣赏美丽的湖光。

尽管华盛顿大学教授的工资比其他大学低了20％左右，但是他们仍然喜欢留在这里一一美丽的华盛顿湖及周围的雷尼尔山峰就是留住他们的原因。因此，当学校想要以破坏美景为代价修建图书馆时，自然会遭到反对。

后来，华盛顿大学的教授们将他们的这种为了美好景色而放弃高收入的现象，称为“雷尼尔效应”。

行政主管在进行环境管理工作时，也要抱着这样的初衷。我们需要记住理光公司的一句话：“我们无法改变世界，但我们可以把地球的小部分变得更美好。”

3.1.2 形成一目了然的工作现场。让管理简单化

工作现场是员工办公的地方，环境的好坏在一定程度上影响着员工的工作心情和工作效率。

将没用的或暂时不用的东西统统清理掉，包括垃圾、个人物品、破损的设备等，总之，只保留有助于当前工作的物品，保持干净、整洁的现场。

良好的环境管理，应该使人事物都处于最佳状态，工作人员能够在30秒内找到需要的东西，将寻找必需品的时间减少为零。

同时，良好的工作环境管理，还可以通过可视化的管理手段将工作中的标准、规范、要求和注意事项等内容以标志、看板等各种视觉感知信息的方式呈现出来，借以推动看得见的管理。

推动可视化管理，不仅可以提升企业整体形象，使工作环境成为推销企业的一张名片，还有助于促进信息公开，实现工作人员的自主管理。心理学揭示，在诱发人的积极的工作行为的过程中，不隐藏问题，使工作要求、事务信息处于“看得见”的状态，有利于调动大家的责任感和能动性。

3.1.3 用环境提升职业化，改变员工精神风貌  2012年春节，一位内地小女孩在中国香港地铁吃东西引发了一场大骂仗。许多网友和知名人士看过这段视频后，都议论纷纷，从各个角度进行分析和解读。

事情的始末我们无从得知，各方的观点也是仁者见仁，智者见智。这里，我们仅从一个角度解读这个事件，那就是当一种良好的环境秩序成为大多数人的共识后，它就会约束后来的人接受它，否则就会受到这种秩序感的冲击。

良好的企业环境同样有着这样的作用。许多在日资企业工作过的同事，学会了严谨，学会了细致的做事，这就是环境带给人们的改变。

3.2 硬环境和软环境，每一项都很重要

通常理解下的环境是指企业的硬环境。作为行政主管来说，环境管理的内涵应该延伸到软环境这个层面。

硬环境和软环境一起抓，才会使企业和员工的精神风貌发生质的改变。

3.2.1 硬环境：明确工作环境管理内容

由于企业性质的不同，硬环境包括的内容也不尽相同。一些在写字楼内的企业的硬环境可能仅仅指办公区域，而一些生产企业则可能还包括作业车间、员工宿舍、员工餐厅、绿化带等。

行政主管应根据自己公司的具体情况，确定工作环境管理的范围和具体内容。下面对常见的环境管理内容进行说明。

1.办公区

办公区一般是企业管理部门的工作场所，也是企业接待客户的第一站，它通常包括办公室、会议室、会客室、休息室、洗手间等。

2.生活区

生活区通常包括员工宿舍、娱乐场所、食堂、停车场等。这些也是行政工作中需要重点管辖的区域。规划合理、干净整洁的生活区能够为员工的生活提供便利，进而使他们专心地工作。

3.作业车间

作业车间是制造型企业进行生产活动的场所，一般由生产部门负责环境卫生管理，行政部门提供必要的指导和协助管理。

P35-37

许多主管人员在管理工作中常常被各种琐碎事务牵绊，时常处于救火状态，个人的工作效率并不高，工作质量也并不好。这就是为什么我们经常会听到一些管理者这样的抱怨——“我做得很辛苦，凡事亲力亲为，为什么工作仍然乱似一锅粥？为什么还会出现那么多的问题呢？”

之所以会出现这种状况，往往是因为主管自身的定位不佳，管理失当所致。事实上，主管人员的工作不仅仅是“做”，还有很大一部分工作是“管”。换句话说，主管人员应该让自己成为一名真正意义上的统筹、管理人员，而不是工作的执行者。一位主管如果把自己定位成事务执行人员，而非管理人员时，就会出现“虽忙乱却无头绪”的情况。同时，事必躬亲的工作方式还会加重主管本身生理和心理上的双重负担。

主管人员之所以无法成为一名纯粹的管理者，不敢放权让下属人员充分承担团队的工作任务，究其原因，主要有三点：一是对下属的能力持怀疑态度，担心他们将事情做砸，所以事事不放心；二是不懂得如何合理地定位团队成员的职责，不懂得运用管理策略让他们自动自发；三是不擅长将作业技能、作业标准等经验标准化，导致团队成员始终无法高标准地完成工作。

针对这些问题，结合华通咨询的顾问在以往的企业管理工作中以及咨询辅导中的经验，我们策划了这套“卓越主管必读丛书”。我们这套丛书重点在于教会管理者如何从繁杂的事务中脱身，做好统筹、规划、指导等真正意义上的管理工作。现如今，市场上关于主管人员的岗位指导书，大部分都还停留在介绍岗位工作技巧和操作流程等内容上，即以“怎么做”为主，较少对综合性的“管好人，做对事”等管理素养进行研究和提供指导。而后者却是主管人员在管理实践中最难以操作的，也是众多主管人员迫切需要提升的。这就是我们策划和编写这套丛书的初衷。

本系列丛书力图使主管人员找到身为管理者在“管人”和“做事”上的有效结合，掌握做和管的内容、技能和管理手段等，提升管理者的综合管理能力。针对每个主管岗位，我们根据该岗位的职责内涵系统地梳理了该岗位的工作模块，借此使主管人员全面掌控自己的工作内容。同时，为了使主管人员掌握“管好人，做对事”的管理精髓，每个管理模块下的内容我们按照以下方式进行了深入的解读。

（1）明确做什么。通过对每个工作模块进行细化，进一步明确主管人员应该做或者管的工作内容是什么。同时，这个“做什么”还反映了团队成员应该做什么，也就是明确了团队成员的岗位职责，落实了每个人的任务目标。

（2）明确怎么做。“怎么做”包含两方面的内容：一是明确了下属人员执行每一项工作内容时的作业流程、作业标准以及需要掌握的作业方法和技术手段等；二是阐述了主管人员管理下属人员执行此类工作内容时，应如何实施统筹和督导等管理手段。

（3）明确做得怎么样。通过对该管理模块下的每一项工作内容设计具体的评价机制、计分模式，来确认每项工作是否做到位以及还需要做什么改善。

按照这样的内容逻辑，我们还在每章的开头部分设计了该章的内容导图，为读者提供了简明、易懂的管理路径图。通过阅读本书，不但可以帮助主管人员实现“管好人，做对事”的管理目标，还能有效提升管理者的综合管理素养。

本书是该丛书中的《怎样当好行政主管》分册。衷心地希望本书能给广大读者朋友带来帮助。由于时间仓促、水平有限，书中难免有不足之处，还请提出宝贵的意见和建议。