本书丰富而全面，共分为五大篇目，即什么是企业秘书、事务管理、人际关系、常用礼仪、文档管理，并附企业秘书常用知识，对企业秘书实用的工作方法、技巧、经验进行了总结概括和提炼，对新形势下企业秘书的要求进行了全面的梳理与阐释，可以说是企业秘书了解和掌握其职业素养与专业技能，提高其能力的最佳读本。它具有很强的实用性、新颖性、独创性，它兼收并蓄、博采众长、循序渐进、深入浅出、内容翔实、语言生动、逻辑严密，融管理学、社会学、礼仪学、心理学等多学科的工作经验于一体，既新颖独特，又标准系统，是为企业秘书量身打造的一本不可多得的实用手册，体现了很强的现代性和参考价值。

本书帮你了解成为优秀企业秘书的种种“学问”：事务管理、人际关系、常用礼仪、文档管理，并附企业秘书常用知识，对企业秘书实用的工作方法、技巧、经验进行了总结概括和提炼。融管理学、社会学、礼仪学、心理学等多学科的理论与经验于一体，既新颖独特，又标准系统，是为企业秘书量身打造的一本不可多得的实用手册，体现了很强的现代性和参考价值。

第一篇 什么是企业秘书

第一章 怎样理解企业秘书／3

 脑轻松：测测你的行动能力／7

第二章 怎样进行语言沟通／9

 脑轻松：测测说话中透露你的个性／14

第三章 怎样进行时间管理／16

 脑轻松：测测你能有效地利用时间吗?／21

第二篇 事务管理

第一章怎样组织会议／25

脑轻松：测测你的性格和压力／47

第二章 怎样管理信息／49

脑轻松：测测你的记忆力／66

第三章 怎样做好办公室工作／68

脑轻松：测测你的情商／75

第四章 怎样管理印章、收发通信／77

脑轻松：测测你的工作情商／85

第五章 怎样办公自动化／87

脑轻松：测测你的管理能力／93

第三篇 人际关系

第一章 怎样理解人际关系／97

脑轻松：测测与人交往时你是哪类人／100

第二章 怎样掌握人际关系技巧／102

脑轻松：测测你如何处理交际难题／107

第三章 怎样处理好与上司的关系／109

脑轻松：测测你的职场性格／116

第四章 怎样处理好与同事的关系／120

脑轻松：测测你的社会交往能力／125

第五章 怎样处理好与政府和媒体的关系／127

脑轻松：测测你的人缘／129

第四篇 常用礼仪

第一章 形象礼仪／135

脑轻松：测测你的发胖脂数／139

第二章 生活礼仪／140

脑轻松：测测你的心理健康程度／146

第三章 电话礼仪／149

脑轻松：测测你的礼仪／152

第四章 社交礼仪／154

脑轻松：测测你的首次效应／159

第五篇 文档管理

第一章 怎样书写公文／163

脑轻松：你是个有领导能力的人吗?／207

第二章 怎样处理公文／209

脑轻松：测测你的财运指数／219

附录一 秘书国家职业标准／221

附录二 国家行政机关公文处理办法／233

附录三 中国共产党机关公文处理条例／239

五、有的放矢说服人

企业秘书说话时最好事先充分了解对方的心理及其所面临的行为选择，做到妙语连珠。只有针对对方思想行为的倾向来说话，你才有可能讲清利害关系，有的放矢，抓住事物的本质。

刘邦知道韩信已经被吕后杀了，问吕后：“韩信临刑的时候说了什么话?”吕后说：“韩信说：‘后悔没听蒯通的话。”刘邦说：“噢，我想起来了，蒯通是韩信的辩士。”刘邦下令齐王逮捕蒯通。蒯通被押来了，刘邦问道：“是你让淮阴侯(韩信)谋反的吗?”蒯通说：“是我，我多次指教他。他却不听我的话，所以才遭到灭三族的大祸。如果他听我的话，陛下怎能轻易制服他呢?”刘邦生气地说：“烹了他!”蒯通说：“我冤枉呀!”刘邦说：“你让韩信反叛我，现在却向我喊冤?”蒯通说：“我为什么不该喊冤呢?那就像盗跖的狗咬尧，尧并不是坏人，狗还要咬尧，因为狗的眼里只有盗跖。我是韩信的人，眼里只有韩信，没有陛下呀!由于秦朝律法失效才导致天下大乱，天下群雄一同起事，秦国丢掉了鹿(天下)，天下人一起追鹿。那时候想当皇帝的人很多，他们没有当上皇帝，只是由于力量不足或跑得慢而已。陛下能把天下人都烹了吗?”刘邦越听越高兴，笑着说：“放了他。”蒯通说的都是老实话，因为他让韩信谋反的时候，韩信拥有齐国70多座城，占领山东、河北的绝大部分，国力雄厚。汉军又多半掌握在韩信手里。韩信要想谋反，简直易如反掌，但是，韩信的犹豫不决导致了失败。面对刘邦的责问，蒯通没有抵赖：“韩信若听我的话，怎么会死在你手里呢?”当刘邦要“烹他”时，他大喊：“冤枉”，用老实话为自己辩护。

试想，如果蒯通不这样为自己辩护，能逃脱被烹煮的命运吗?企业秘书在实际的沟通中可以灵活地运用这一艺术，但应该有的放矢、全面透彻，这样才能说服对方。

测测说话中透露你的个性

如果你讲话讲到一半，有人打断你的话，转移话题，你会：

A.把剩下的话吞下去，当做没讲

B.等对方讲完，再接下去讲

C.跟对方抢着讲，看谁声音大

D.马上要求对方尊重你，不要插话

个性点评

A 你是属于对自己没有自信的人，对自己没有信心，对你的人际关系更没信心。在你的心态上来讲，话讲到一半就被人打断，甚至转移话题，这是非常不尊重你的表现。你觉得受这样的污辱是很见不得人的，所以尽可能地把话吞进去，而且还希望大家不会注意到你，就当做没讲。这是一件很令你难过的事，而你是那种挨打也不吭声的人。

B 你是那种话不吐完，心里不舒服的人。一旦有人不尊重你，打断你的说话，而你只好等对方讲完，再接下去讲。从这点可以看出来，你是一个很沉得住气的人。虽然你知道对方不尊重你的发言权，但你又不便于当面翻脸，只好耐心地等对方讲完，再以很有君子风度的样子继续讲完。一来可以避免话没讲完的尴尬，二来可以给对方一个教训。这是一个很好的制敌之术。

C 你是那种经不起侵犯，一触即发的人。你的脾气很不好，一旦有脾气上来，压也压不住，就会直接爆发出来。所以，如果对方要恶意打断你的话，你会不甘示弱地拉高嗓门，要和对方拚一拚。你的性格是一条肠子通到底的，如果凡事不三思而行，很容易惹祸，也很容易掉进对方的圈套中，还是小心为妙!

D 你的气势凌人，颇有领导人的架势，在你讲话的时候，不许别人插嘴或打断，否则你不会坐视不管，会当面警告对方，要尊重你的发言权。你的性格是很主观的，而且是以自我为中心的人，你想做的事，你就会按照自己的意思来做，不容许别人干涉。一旦有人干涉，你会毫不客气地提出纠正，这除了要有很大的自信外，也要有很大的勇气和实力，因为，你这种直接响应对方的做法，很容易和对方起冲突，到时候只好自求多福了。P13-15

世界经济正在发生深刻的变化，全球化进程加快，企业面临的竞争越来越激烈。而作为承上启下、沟通内外、辅助领导的企业秘书来说，其自身素质及管理能力的高低无疑对整个企业的运转、竞争力的提升起到了关键作用。与传统的企业秘书相比较，现代意义上的企业秘书从形式到内容都发生了重大而深刻的变革，时代的发展对企业秘书的要求更严格了。作为新时期的企业秘书，唯有与时俱进，不断提高自身的能力和素质，才能不被时代所淘汰。鉴于此，我们编写了这本《如何做好企业秘书》。特成立了编委会，李静杰(教授、博士生导师、全国政协委员、中国社会科学院前所长)担任编委会主任，李正乐(教授、中国社会科学院编审)、安玉超(法学副教授)、李全超(博士)、林侠(北京交通大学MBA)等担任编委。经过他们通力合作，数易书稿，终于完成了这本书的编撰工作。

本书丰富而全面，共分为五大篇目，即什么是企业秘书、事务管理、人际关系、常用礼仪、文档管理，并附企业秘书常用知识，对企业秘书实用的工作方法、技巧、经验进行了总结概括和提炼，对新形势下企业秘书的要求进行了全面的梳理与阐释，可以说是企业秘书了解和掌握其职业素养与专业技能，提高其能力的最佳读本。它具有很强的实用性、新颖性、独创性，它兼收并蓄、博采众长、循序渐进、深入浅出、内容翔实、语言生动、逻辑严密，融管理学、社会学、礼仪学、心理学等多学科的工作经验于一体，既新颖独特，又标准系统，是为企业秘书量身打造的一本不可多得的实用手册，体现了很强的现代性和参考价值。

编者

2006年7月