行政办公重要吗？不重要吗？为什么我们将行政程序搞得如此繁琐、枯燥？本书为你提供一趟直通车，带你去领略国内外优秀企业高效、简洁、个性化的行政办公新体验。本书荟萃微软、宝洁、IBM、三星、LG、可口可乐、斯普特等世界著名企业的成功行政办公经验！

行政办公工作不规范、效率低、问题多是中国企业行政办公工作普遍的现状；国外一些优秀企业，特别是知名企业的行政办公经验为我们提供了全新的视角。

本书精选了国内外优秀企业行政办公的案例，涵盖了行政办公的基本领域，内容全面而深入，为企业行政管理人员提供了发现问题、解决问题的有效方法和高效运营企业的有效手段。对文中案例进行理性分析，借鉴其成功经验，吸取失败教训，有效内化，可以帮助行政管理者了解企业在新的经济环境中将会面临什么样的行政状况，应该如何去解决出现的问题。

前言

1 行政办公室管理

[案例] 惠普的敞开式办公室／3

[案例] xilinx公司和Adobe公司办公室内部设计方法的比较 ／6

[案例] 贝迪公司的办公室规划方案 ／11

[案例] 蓝巴雷公司的迁址风波／17

[案例] 美国大都会人寿保险公司关于实施办公自动化的争论／20

[案例] 罗克韦公司办公自动化的实施／25

[案例] 李宁公司的办公自动化系统实施／33

[案例] 微软的无纸办公室／37

[案例] 斯普特公司办公室人员的素质要求／42

[案例] 威克特瑞公司员工礼仪规范／46

[案例] 威迪公司的办公室规范 ／49

[案例] 奥瑞克公司的办公室保密工作 ／53

[案例] 帕尔姆公司的办公室人员权责规定／60

[案例] TCL公司行政办公室架构及职能 ／67

2 日常行政办公事务管理

[案例] 雷克兰公司的拟文管理 ／77

[案例] 霍尼尔公司的文件收发管理 ／84

[案例] 宝洁公司的单页备忘录／93

[案例] 卡莫特公司的值班工作管理 ／97

[案例] 洛克菲尔姆公司的接待工作管理／104

[案例] 思科公司的办公用品管理 ／113

[案例] GE公司韦尔奇行政助理的日常办公事务处理 ／119

3 企业考勤及差务管理案例  

[案例] 达纳公司的考勤改革 ／125

[案例] 联想集团严格而又不失人性化的考勤管理 ／128

[案例] 艾莫塔克公司的考勤管理／130

[案例] 艾诺森公司差旅费用的控制 ／136

[案例] 米尔公司的休假给假管理／141

4 企业会议管理案例

[案例] 三星集团的沙漏计时器／147

[案例] 斯蒂尔公司的会议记录／151

[案例] 阿莫公司的表格化后续追踪／155

[案例] 艾伦奥根公司提高企业会议效率的措施／159

[案例] 意博公司的会议接待服务／162

[案例] 菲德利公司精心细致的会前准备／171

[案例] 德惠商店起死回生的电话会议／176

[案例] 里诺食品公司高层会议的改革／179

5 企业文书档案管理案例

[案例] 卡尔夫公司的文书档案鉴定工作 ／185

[案例] 高斯科尔公司的文书归档管理 ／189

[案例] 德勒公司的文档一体化管理／194

[案例] 戴博奥迪公司的分类保管／198

[案例] 玻瑞斯特公司的文书档案保管／206

[案例] 安维雅公司文件管理工作失控分析／210

[案例] 奥兰公司的电子文书档案管理 ／213

[案例] 摩托罗拉公司的博物馆／219

[案例] IBM公司的档案馆／222

[案例] 亨利·福特的档案观念／225

[案例l 远大的文件管理／227

6 企业后勤管理案例

[案例] 麦当劳的经营环境管理 ／235

[案例] 伊斯达克公司的环境卫生管理／238

[案例] 惠尔姆公司的员工餐厅管理 ／246

[案例] 联想集团的后勤管理 ／252

[案例] 住友商社的食堂酒店化／255

[案例] 沃尔玛公司的后勤保障系统／259

[案例] 荷尔曼·米勒公司的后勤管理 ／262

[案例] 联邦快递公司的车辆管理／264

[案例] 迪特卡勒公司的安全管理／272

[案例] 利达公司的房产管理 ／276

7 企业福利管理案例

[案例] 马狮百货集团的福利管理 ／285

[案例] 阿迪沃克公司的自愿性福利 ／287

[案例] 惠普公司的员工福利计划 ／291

[案例] 国际联合电脑公司的福利管理 ／294

[案例] 丰田公司的福利保健“内幕” ／296

[案例] 通用汽车的员工健康管理 ／300

8 企业信息管理案例

[案例] 大宇集团用信息征服世界／305

[案例] 可口可乐公司的全球性信息流系统 ／307

[案例] 美国施乐公司的竞争情报信息管理 ／312

[案例] 丰田公司的信息工作 ／314

[案例] 麦格劳一希尔集团的信息安全保护 ／316

9 企业行政沟通管理案例

[案例] 巴杰特汽车公司的两种沟通引发的不同效果 ／321

[案例] 摩托罗拉公司的11种行政沟通方式／323

[案例] 迪特尼公司的沟通制度／326

[案例] 松下公司的电话沟通／329

[案例] GE公司的内部沟通 ／331

10 企业行政公关管理案例

[案例] 沃里科公司的内部公关 ／337

[案例] 尤科斯公司的网络公关 ／340

[案例] 爱尔公司如何化解公关危机／342

[案例] 利维兄弟公司的危机处理 ／344

[案例] 福特公司如何处理危机事务／347

[案例] 英国石油公司承担社会责任带来巨额盈利 ／350

[案例] LG集团的公益事业运营 ／353

          惠普的敞开式办公室

办公锦言：

良好的办公环境一方面能提高工作效率，另一方面也能确保员工们的健康，使他们在较大工作压力下也能保持健康，所以惠普倡导“以人为本”的办公设计理念。

20世纪80年代后期，计算机行业面临环境急剧变化。惠普这家计算机与电器企业在1989年也和不少企业一样出现了销售额锐减，并多年来第一次经历了盈利下降局面。但是，惠普并没有像有的企业那样步入大规模衰退时期，而是迅速走向引人瞩目的复苏。在员工队伍从9．2万人减到8．9万人(并没有实行强制性的解雇裁员)的情况下，公司实现了销售额的大幅回升。1992年第一、二季度的盈利分别增长了49％和40％。公司的市场价值剧增到190亿美元。惠普公司到底采取了什么措施，使其取得如此骄人的成绩呢?

周游式行政办公

原来，惠普公司看到了环境的变化，全力推进公司的变革。惠普给员工授予了充分的权力，简化了决策制定过程，并大幅度削减了成本。虽然惠普公司是一家大公司，但它决定，绝不能因此使惠普公司成为行动缓慢者。高层经理们视察了惠普分布在全国的生产基地，收集了生产和销售第一线员工的意见和建议。他们所到之处听到的是对于公司官僚行政机构的普遍抱怨，以及新项目审查批准的重重困难。于是，管理当局对组织机构进行了重组。他们撤销了两个高层行政管理委员会，取而代之的是一种跨职能领域和组织界限的团队结构。

从新产品设计到分销全过程的工作团队被给予了前所未有的自主权。高层管理当局投入了大量的时间向员工们宣传，他们需要有一种高度的紧迫意识，勇于采取冒风险的行动。同时，惠普人认识到，在竞争者不断削价的新形势下，仅靠提供优质的产品是不够的。管理当局鼓励员工们寻找新的方法，使公司从研究开发到行政管理和销售各领域都到达到低成本。这些措施使惠普公司在其大部分产品的毛利都下降的情况下，取得了较高的盈利。

配合这种团队结构，惠普公司创造了一种独特的“周游式管理办法”，鼓励部门负责人深入基层，直接接触广大职工。

为此，惠普公司行政人员打破了传统意义上的办公区域分割格局，为公司总部的办公室布局采用了在美国很少见的“敞开式大房间”，即公司任何一级领导都没有单独的办公室，各部门的全体职工都在一个敞厅中办公，除少量会议室、会客室外，各部门之间只有矮屏来隔开。这些都有利于创造上下级之间融洽合作的气氛，以期全体员工能够无拘无束地工作。此外，在公司内部，对包括董事长、总经理、部门经理在内的各级领导人，均直呼其名，而不称职务。

人性化办公室

与惠普的“周游式办公”相映成趣的是其人性化的办公设计理念。惠普公司认为，能否留住人才是一个企业成败与否的关键，而良好的工作环境是留住人才的关键。这里所说的“工作环境”，是“硬件”和“软件”两个方面的综合。“硬件”包括物质报酬、办公设施等。惠普的观点是，良好的办公环境一方面能提高工作效率，另一方面能确保员工们的健康，使他们即使在较大压力下也能保持工作与健康的平衡，所以惠普倡导“以人为本”的办公设计理念，成立专门的“Environmental Healthy&safety”小组，对办公桌办公椅是否符合“人性化”和“健康”原则进行严格核查。惠普还在每天上下午设立专门的休息时间，员工可以放轻松的音乐来调节身心，或者利用健身房、按摩椅“释放自己”。

相对“硬件”而言，惠普更重视“软件环境”的建设。作为一家顶级的跨国企业，惠普有着成熟的企业文化。惠普信奉这样一个原则： “相信任何人都会追求完美和创造性，只要给予适合的环境，他们一定能成功”，这就是著名的“惠普之道”。本着这个信念，惠普着力营造和谐的工作氛围，充分信任和尊重员工，让他们时刻保持良好的情绪，充分发挥才能和想像力。

行政机理分析

传统意义上的办公区域分割格局，把部门与部门之间隔得很死，员工除非万不得已，很少有机会跑到别的部门去寻找支持。这样，没有沟通就不知道对方的需要，更得不到对方拥有的信息，因此无形之中就失去了很多的商业机会。

而且，单打独斗、个人英雄的闭门造车工作方式在现今社会是越来越不可取了，相反团队的分工合作方式正逐渐被各企业认同。在管理中打破各级各部门之间无形的隔阂，创造相互融洽、协作的工作氛围是提高工作效率的良方。

惠普公司不仅不在工作中人为地设置屏障，敞开办公室的门，而且在办公环境的设计中揉进人性化的因素，制造了人人平等的工作气氛，同时也打开了所有员工彼此合作与心灵沟通的门。

启示

对一个企业而言，最重要的一点就是营造一个快乐、进步的人性化工作环境。华而不实的“办公室智能化一卡通系统”、“办公家具高档化”、“办公文具礼品化”、“IT设备一步到位化”并非是真正的人性化，只能给我们带来“攀比”的恶习。相反，只要一些简单舒适的办公家具，再加上一个开放的办公空间和一个平等沟通的管理氛围，比什么都更容易令人放松，从而全身心地投入工作。

P3-5

卓越是每一位管理者的梦想，而如何成就卓越也成了困扰多数管理者的难题。事实上，管理者当中有许多人成就斐然，也有许多人则庸庸碌碌。这些失败的管理者并非对管理理论一窍不通，也许他们讲起MRPII、JIT、CIs、4P等管理知识来头头是道，而失败恰恰因为他们只懂得学习理论，却不会运用，而被各类管理理论所迷惑，毕竟现在有关管理的书籍早已汗牛充栋。

每一位管理者在自己的工作中都以实现简捷(简单快捷)化管理为目标。一般认为通过简捷化管理，企业的管理工作可以极大地简化，从而更有效地完成相关管理工作。但是，必须认识到，企业管理工作本身是极其繁杂的，它有很多工作根本无法简化。其矛盾在于，实现简捷化的过程和简捷之后的工作都不会如大家所想像的那样简单。

企业行政办公工作在所有管理门类中可称得上是最繁琐、最复杂、最注重实践效果的，但企业行政办公工作在企业管理中又处于枢纽地位，它是企业管理科学化的基础和动力，通过决策、计划、人力、控制、协调和效能等方面形成了企业行政管理的框架，其中任何环节出了问题都可能酿成大事故。

所以如何使行政办公工作简洁、高效、稳定、规范化是摆在行政管理者面前的大课题。这方面国外企业有很多成功的实践可供借鉴。

本书所涉及的方法、理念、思想、案例等完全取材于一些国际知名企业的行政办公实践。本书以企业管理职能为主线，按一定的体系提供可以适应不同企业实际的观点、方法以及实际操作材料，这些知名企业用自己的实例为后来者提供了宝贵的经验和教训。经验是经过多年实践检验的，教训是“事实有原形，件件皆可查”。这样做的目的就是为了给读者提供一些可以拿来参考的实际经验，而绝非臆造的故事、空洞的设想。

成功企业长盛不衰的根源在于规范化的管理，行政办公是其中重要组成部分。规范化管理是一切成功企业的共同特征。通观全球，无一例外。一家企业要想成功，经营者必须具有管理及行政才能，把企业纳入正轨，正常运作下去。企业性质的不同，企业文化的差异，使得优秀企业行政办公工作在规范化的同时，也往往表现出鲜明的个性，行政办公管理技巧也是色彩纷呈。所以行政办公法无定法，但行政办公的基本技能却可以通过实践性极强的案例的引导在很短时间内掌握，即学即用。

本书详尽介绍了各相关职位的运作程序和操作实务，较之于琳琅满目的其他企业管理著作，其最为鲜明的特征是它的实战性和操作性。本书和任何一本行政管理教科书的区别在于：它弱化了理论色彩，将繁琐复杂的行政办公工作简单化、条理化、程序化，通过案例解答了管理过程中可能遇到的各种问题，重点突出了实践应用；博采众家之长。

本书非常适合于企业界的行政管理者以及正在努力想做行政管理的人阅读、学习和参照。无论是在职经理人还是后备干部或职员都能从中获得系统的理论指导，提升自己的预见能力、决策能力，为企业管理注入新的活力，从而在市场竞争中增强企业的核心竞争力，完成自己的职责和使命。因此，本书不仅可以作为企业高层管理者开阔眼界、增长知识、提高素质的案头必备书，也可作为企业行政管理者的实战摹本。