制作清单
如果你想要在短时间内完成更多的事,秘诀就是每天做一张
任务清单,放在显眼的位置,使其作为你每一天的行动指南。
——琴·德拉·芳登
这周的改变可能看起来过于简单了,但是每天、每月、每年坚持制作任务清单,在缓解压力、增强执行力和办事效率上非常有益,并可最终引领我们收获幸福。
每次想起还有多少件事没有完成,这些数不尽的未完成任务肯定让你喘不过气,我们生怕自己会忘记其中的某一件甚至为其付出高昂代价,但如果我们能够花时间把这些事情一件件地记录下来,那我们的担心就将得以缓解。根据索尼娅·柳波莫斯基博士编写的《如何幸福:探索生活的科学之道》一书,人类只能在大脑中同时储存7至10项工作条目。然而,任务清单能够唤起大脑高度分析、优先排序甚至是删除多余任务的能力。
保持制作任务清单的习惯,让我们能够将各项未尽事宜在大脑中以图片的形式展现出来,同时也给看似杂乱无章的任务难题制定有理有据的组织框架。对照任务清单,我们就能够轻松地为任务排序,避免同时执行多任务(第6周你将会了解到同时执行多任务对工作效率的负面影响),集中精力,保持最高效的工作状态。接近工作截止目期时,我们依然能够清晰分辨哪一项任务才是最为迫切的。
当我们完成某一任务后,在任务清单上划去或是打钩,这种简单的行为都会为我们带来极大的成就感。我们不禁认为自己是优秀的、有能力和竞争力的,从而逐渐培养自信心和满足感,最终收获幸福感。
改变之路
制作任务清单
任务清单就像是一个外接硬盘,将输入你的记忆并存储,使你时刻保持专注的工作状态。原本那些堆积如山让你不堪重负的未尽事宜,现在变得易于管理。然而,如果任务清单制作得不合理,它们反而会成为一种巨大的负担,为生活增添更多压力。因此请遵守以下几条基本规则:
选择你独有的清单格式如果你偏爱在纸张上写字画画,那么把任务清单画在你的笔记本、日记本上可能对你而言是最轻松的方法。另外,如果你认为电子化的记录方式更便捷、更吸引人,那么就拿起你的手机或其他设备来制作电子清单吧。比起纸质清单,使用电子化清单可能会有一些额外的好处,比如你可以将任务清单同步到日历中,设置提醒铃声,随时随地更新修改。现在手机应用市场有很多清单制作并跟踪进程的产品,并能够将你的行程规划与手机、邮箱同步。简而言之,清单应该让生活变得更简单,而非更复杂。因此,选一种最符合你性格、最合你做事风格的清单制式,这点尤为重要。
简易化和管理化任务清早制作得越复杂,你就越难以遵守清单,也越会给你带来压力。列举过多的任务,将会产生压力和困惑,它们甚至可能剥夺你解决任务的决心。同样,太过繁重冗长的任务也会让你感受到沉重的压力,令你灰心丧气。让清单变得简易化,切勿囫囵吞枣急于完成一整个大项目,而是学着将事情分解成多件小任务来逐步应对。当你自如地完成了多个小任务,自然有动力迎接大项目的挑战。
按照截止日期来规划任务将任务清单制作得井井有条,不要把长期任务和短期任务混淆。把这两种截然不同的任务记录在同一张清单上可能会造成顺序的混乱和任务的堆积,从而阻碍工作进度和工作效率。今天必须完成的任务可分在一个类别内,待日后完成的任务分在另一个类别中。根据大卫·艾伦所著的《尽管去做——无压生活的艺术》一书,“如果在每日任务清单中有一些事情是不必在今天完成的,这些任务可能会转移你对于首要任务的注意力。”大卫表示,我们需要有效地将所有需要记住的事情归档起来,比如创建近日任务清单,记录今天或是最近必须完成的事情,最好将它们放入带有标签的文件夹内,按照月份划分。简单而言,大卫建议我们按照每天、每周的节奏创建任务清单,把有关长期任务的“未来文件夹”放在不同的地方。每周或每两周回顾“未来文件夹”,以便于提醒自己,并对是否有必要把某些事宜从现在的任务清单上剔除做出评估。
按照目的来整理清单每一种清单都有特定的目的,如购物清单、邀请人清单、打包清单等,但它们都有一个共同的目的,那就是缓解压力。但是要记住,我们应尽量将这些不同目的的清单分开保存。而且,你的清单上不应该出现“未果任务”。比如像“考虑家庭旅行”这条任务就显得笼统空泛,修改为“挑选家庭旅行目的地”就让其变得更为具体,并驱使你尽快作出明确的决定。类似的,如“为买房而努力工作”这条任务看起来非常重大,但也是泛泛而谈,不如将其转换成“在购房基金中存500美金”,这才能够有效地激发实际行动。
根据生活状况来制定任务清单将你的私人任务清单和工作任务清单区分开,能够有效防止分心。如果你正对照着工作任务清单安排事宜,然而上面却写了一条“约见兽医”,这很可能分散你的注意力。每天将任务按照A、B、C排序,A代表最迫切重妻的任务,B代表二级重要的任务,C则表示那些可以延缓解决的事情。这样一来,我们的工作顺序就可以按照标注的轻重缓急来执行了。
战胜棘手之事如果你注意到任务清单上有任务一次叉一次不断地进入你的视线,很可能是拖延症在作祟。拖延症的发生可能出于以下三条原因之一:(1)我们其实没有必要执行这项任务,或者这件事没有那么重要;(2)这项任务过于艰巨;(3)这件事很重要,但我并不感兴趣,所以与其将它从任务清单中打钩或划去,我宁可忍受忽略此任务带来的后果。如果出于第一个原因导致任务滞后,那么这件事情从一开始就不该被记录到清单上。如果原因是第二条,那么是时候去寻求_也人的帮助,或是多读些书听取意见来解决这项任务。然而,如果引发拖延症的原因是上述的第三条,那就试着找出那个可以帮助你解决任务的人。或者干脆把这件事列在所有事情之前,只有把它完成后,你才可以开始做乐于执行的任务,这同样会为你带来极大的成就感。
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