杨光瑶编著的《行政管理与费用管控实操手册（即扫即用版）》是一本专门介绍企业如何做好行政管理和费用管控的书籍，书中详述了行政管理中的各项工作内容，为行政工作提供了操作指导。
全书共包括9章，主要内容有3部分。第一部分介绍了如何做一名合格的行政管理者；第二部分详细讲解行政管理的各项工作内容，如人事管理、日常办公管理、会议工作管理等；第三部分介绍如何对行政管理涉及的各项费用进行管控。
本书在讲解过程中，采用了工作流程＋实用模板＋同类模板展示的方式，书中模板可拿来即用，具有很强的实务性和操作性。无论你是想要从事行政管理工作的毕业生，还是有一定经验的行政管理从业人员，都可通过对本书的学习，提高行政管理效率，让行政工作简单化、流程化、标准化。

第1章 做一名合格的行政管理者
1.1 不再为行政部的工作所困扰
1.1.1 把“琐事”做好也是一门艺术
1.1.2 行政部岗位职责大揭秘
1.1.3 行政人员应有的心态
1.1.4 行政部如何制订工作计划
1.2 练好行政管理的基本功
1.2.1 行政管理从入门到提高
1.2.2 做行政管理要具备什么能力
1.2.3 有效的管理沟通不可少
1.2.4 做一个出色的行政人员
第2章 行政人事管理
2.1 员工招聘与面试管理
2.1.1 人力资源规划，明确人员配置
2.1.2 需要的人才从哪里来
2.1.3 优化招聘流程，提高招聘效率
2.1.4 管理人员要当一个好的面试官
2.1.5 面试应获得哪些信息
2.1.6 员工录用管理应规范
2.2 员工培训管理
2.2.1 事前准备越充分，工作越轻松
2.2.2 人员分析确定培训类型和方法
2.2.3 规范流程，确保培训高效实施
2.2.4 培训与开发的效果评估
2.3 员工日常管理
2.3.1 对员工出勤进行考察管理
2.3.2 如何实现员工出差管理
2.3.3 员工管理中如何做到奖惩有度
2.3.4 员工岗位异动管理
第3章 行政日常办公管理
3.1 办公环境管理
3.1.1 办公室工作环境管理
3.1.2 运用5S现场管理法
3.1.3 办公室前台，办公室的开始
3.2 办公用品管理
3.2.1 办公用品采购规范流程
3.2.2 办公用品领用管理
3.2.3 完善办公用品的使用管理
3.2.4 办公用品的验收入库
3.3 办公设备管理
3.3.1 提高办公设备使用效率的流程设计
3.3.2 办公设备采购管理
3.3.3 办公设备维修管理
3.3.4 办公设备报废管理
3.3.5 如何提高办公设备管理效率
第4章 会议、接待和电话管理
4.1 会议工作管理
4.1.1 会议前要做好哪些准备工作
4.1.2 布置会议现场有讲究
4.1.3 会议期间的中心任务
4.1.4 如何写一份高质量的会议记录
4.1.5 会议文件的收集归档
4.2 办公室接待管理
4.2.1 行政接待的礼仪要求
4.2.2 访客的引导与接待
4.2.3 如何接待重要的客人
4.2.4 公司接待标准及流程设计
4.3 电话管理
4.3.1 行政接待人员电话接听礼仪
4.3.2 行政接待人员电话拨打礼仪
4.3.3 投诉电话的处理
4.3.4 电话的申请与发放
4.3.5 正确使用电话的规范
第5章 档案、文件和印章管理
5.1 档案管理
5.1.1 档案管理包括哪些内容
5.1.2 文书档案案卷封面填写格式
5.1.3 案卷卷内文件目录的制作
5.1.4 档案借阅的工作流程
5.2 文件管理
5.2.1 收文工作的标准要求
5.2.2 发文工作的标准要求
5.2.3 工作文件资料的日常整理
5.2.4 如何有效管理电子文档
5.2.5 文件复印与打印管理
5.3 印章管理
5.3.1 公司印章的分类和用途
5.3.2 印章保管的要求
5.3.3 印章的使用要求规定
第6章 行政办公其他事务的管理
6.1 名片管理
6.1.1 企业名片应统一规范化
6.1.2 名片的申请、印制和领取
6.1.3 商务活动中名片的正确使用
6.2 钥匙管理
6.2.1 公司钥匙使用情况汇总
6.2.2 使公司钥匙管理规范化
6.3 后勤服务管理
6.3.1 办公室安全管理
6.3.2 员工心理健康管理
6.3.3 员工宿舍管理
第7章 从全局出发控制行政管理费用
7.1 预算管理是有效的控制
7.1.1 管理费用预算的流程
7.1.2 精打细算管理费用预算
7.1.3 制定管理费用预算方案
7.1.4 预算调整需不需要
7.2 行政管理费用预算控制要点
7.2.1 行政管理费用的类别
7.2.2 不同费用的预算方法
7.3 直接节省开支的使用控制
7.3.1 把握使用控制的流程
7.3.2 帮助员工养成节约降耗习惯
7.3.3 提高行政管理费用支出的有效性
7.3.4 行政管理费用支出的报销控制
第8章 人事管理费用成本控制
8.1 招聘成本的控制
8.1.1 招聘成本核算和分析
8.1.2 招聘稳定员工也是降低成本
8.1.3 明确用人标准，避免盲目选择
8.1.4 招聘直接成本控制方法
8.2 员工开发成本控制
8.2.1 岗位培训费用控制的关键
8.2.2 如何低成本培养人才
8.2.3 培训辅助费用的合理控制
8.3 员工用工成本的控制
8.3.1 简化机构，精简人员
8.3.2 降低基本工资，提高绩效工资
8.3.3 合理安排工作，管控加班费用
8.4 员工离职成本的控制
8.4.1 员工的离职成本到底有多高
8.4.2 如何降低员工的离职成本
8.4.3 完善员工离职管理制度
第9章 行政管理费用精细化控制
9.1 办公费的控制
9.1.1 办公费用控制的关键点
9.1.2 有效降低采购费用的方法
9.1.3 如何管控办公设备修理费
9.2 员

企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公
事务管理两个方面；狭义上指以行政部为主，负责
行政事务和办公事务。包括相关制度的制定和执行
推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资
料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及出差、
财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。本书是
基于广义的行政管理基础上编写的。
行政部门是企业的中枢部门，具有协调人与人
、人与事关系的重要作用。行政管理工作具有繁杂
、琐碎的特点，企业大大小小的事务都需要行政部
门来配合完成，如招聘、培训管理、差旅费、招待
费等各种费用的管控，因此行政管理给人的印象往
往是“管家婆”、“家庭主妇”、“保姆”等。
但在实际的工作中，不少企业并未对行政管理
引起重视。同时，行政管理工作也没有做到标准化
、流程化，导致了管理工作没有发挥应有的效用，
而复杂的行政层级也使得行政工作的效率降低，成
本不断攀高，终影响企业的良性发展。
企业经营的好坏与内部行政管理是否健康息息
相关。当前不少企业的行政管理还存在规章制度不
完善、职责分工不明确、决策执行不科学等问题。
所以，完善企业规章制度，让行政管理工作规范化
，行政指令有规可循，是企业行政人员的重要工作
之一。为此，本书从行政管理的重要环节出发，为
行政管理工作提供了具有操作性的指导。
本书包括9章内容，可分为3个部分，各部分的
内容如下所示。
◎第一部分：第1章
该部分主要介绍了如何做一名合格的行政管理
者，包括行政管理各岗位的岗位职责、行政人员应
该有的心态以及需要具备的能力等。
◎第二部分：第2～6章
该部分从行政管理工作内容和工作流程出发，
介绍了招聘与面试管理、培训管理、办公环境管理
、办公用品管理、会议工作管理和办公室接待管理
等内容。通过该部分内容的阅读，可以帮助读者全
方位了解行政人员的主要工作，建立起符合企业实
际情况的行政管理制度。
◎第三部分：第7～9章
这一部分重点讲解降低行政管理费用的办法，
对行政管理费用预算、招聘成本、开发成本、用工
成本、办公费、差旅费等费用的管控进行了介绍，
帮助读者掌握提高管理效率、控制行政费用的方法
，从一个初级行政人员晋升到高级行政管理人员。
本书语言简洁精练、通俗易懂，将行政管理工
作标准化、流程化。以图示的形式展示了行政管理
工作的具体执行过程，并且以实用模板＋同类模板
展示的方式将行政管理工作中涉及到的制度、方案
、细则、表单等进行了呈现，以使从业人员能够拿
来即用。本书适合于各类企业管理人员、行政人员
、文秘、高校行政管理相关专业的大学生学习使用
。
最后，希望所有读者能从本书中获益，帮助您
终成为一名合格的行政管理人员。
由于编者能力有限，对于本书内容不完善的地
方希望获得读者的指正。
编者
2018年7月

行政部门是企业的中枢部门，其具有协调人与人、人与事关系的重要作用。而在实际的行政管理工作中，不少企业并未对行政管理引起重视。同时，行政管理工作也没有做到标准化、流程化，导致其没有发挥应有的作用，而复杂的行政层级也使得行政成本不断攀高，最终影响企业的经营运转。
所以，完善企业规章制度，让行政管理工作规范化，让行政指令有章可循，是企业行政人员的重要工作之一。为此杨光瑶编著的这本《行政管理与费用管控实操手册（即扫即用版）》从行政管理的重要环节出发，为具体工作提供了具有操作性的指导。
相信，通过对本书的学习，读者可以更全面、细致地了解行政管理与费用管控的重要内容、实战工作方法与技巧，最终成为一名合格的行政管理人员。

访客接待是办公室的日常工作之一，而接待服务的好坏不仅能反映接待人员的素质，还会影响企业良好形象的树立。下面就来看看企业应该如何做好接待管理。
4.2.1 行政接待的礼仪要求
企业配有行政前台，访客的接待一般由前台负责，如果没有前台，则行政部的其他员工要积极主动地接待。前台接待人员相当于企业的名片，其必须掌握接待礼仪，这是做好接待工作的前提，具体礼仪要求如下所示。
◆仪容仪表
作为接待人员，仪容仪表是最基本的要求，首先着装要清洁整齐，不能将袖子或裤脚挽起，衣服的纽扣要扣整齐，鞋子应保持干净。如果企业要求穿工装的，则要按要求穿工装。头发和面部也要保持清洁，女性不应披头散发，刘海不要遮住眼睛，男性应不留长发，发脚不要超过后衣领。
女性可以画淡妆，但不要画浓妆，注意不要带夸张的头饰、耳饰。男性则要注意不留胡须。男女性都不能留长指甲，同时女性不应涂颜色鲜艳的指甲油。
在每天上班前，负责接待的人员都要检查自己的仪容仪表，查看自己的面貌是否得体，服装是甭已穿戴整齐。前台接待人员在检查自己的仪容仪表时，应在卫生间或工作问进行整理，不要在前台位置或当着来访客户的面进行整理。
◆礼貌礼仪
接待人员在工作时，应面带微笑，和颜悦色，表现出和蔼可亲的态度，给来访客户以亲切感。不要做一些不雅的小动作，如掏耳朵、挠痒等，工作期问不要嚼口香糖或吃东西，这会给人以不礼貌的感觉。
在处理其他文件时，也要留心周同的环境，避免访客来企业很久了，但接待人员还不知晓，导致客户等待过长时间。在与访客交谈时，应认真倾听，不要随意打断访客的叙述。在同答访客问题时，声音大小要适宜，语调要半和沉稳，若遇到不懂的问题，应回答说：“请稍等一下，我查询一下再告诉您。”另外，在交谈时，接待人员应正视对方，而不能左顾右盼或哈欠连天，这些动作都会给人以不礼貌的印象。
◆仪态礼仪
仪态礼仪包括站姿、坐姿和走姿。站立时，要注意不能歪脖子、斜腰或曲腿，身体要与地面垂直，自然抬头，双肩放松。在比较正式的场合更要注意不能将于放在口袋中或做小动作。
坐姿应给人以优雅大方的感觉，坐时要挺直腰背，双肩同样自然放松，女性的两膝应自然并拢，男性的两膝可以稍分开一些，但要注意不能超过肩宽。 走的正确姿势应是自然抬头挺胸，两眼平视前方，自然摆臂，走路时不要奔跑，不要有怪动作，应做到轻而稳。
4.2.2 访客的引导与接待
前台的接待人员在岗位上时一般都是坐着的，当有访客到来时，应立即起身，微笑致意，主动打招呼询问来客目的、身份等，如“您好，请问有什么可以帮您？”如果访客是找企业的某位同事，则询问其是否有预约，确认已预约后，然后引导其进入相关区域。
带路引导时，要留意客人的步速，注意不要走得比客人快很多，让客人跟不上自己的速度。走到拐角或转弯的地方时，可边说“请往这边走”，边用手指指示方向。
在引导客人乘坐电梯时’，要注意在进入电梯时，接待人员应先进入电梯，一手按住开门按钮，另一手按住电梯侧门，然后礼貌地说“请上电梯”。在下电梯时，一手按住歼门按钮，另一手做出请出电梯的动作，然后礼貌地说“请下电梯”，让客人先下。
到达来访者要找的人的办公室门口后，不管理门是否开着，都要先敲门，在获得许可后，再请来访者进入，待访客入座后再为其倒茶水，完成后，接待人员就可返同自己的岗位了。如果访客要找的人正在忙，那么接待人员可以让其稍等片刻，但同时也要安排其在接待室坐下并倒茶水，不能让访客站在前台等待。
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