会议记录者是会议中最为重要且最具权威的人之一，正因为如此，他们极其需要拓展知识、开阔视野并在公司中建立威信。乔安娜·古特曼著的《做好会议记录》对整个会议记录的过程提供了指导，教你如何安排会议、拟定议程、创造最佳环境、梳理会议以及写出确切记录。
《做好会议记录》是一本方便阅读的指南，你可以随时翻阅，也可以从头至尾一口气读完。书中展示了如何胸有成竹地安排会议并写出会议记录，提供了关于会议环节的一手建议，还有针对创建议程和个人准备的秘诀、做笔记和提高准确率的经验。第四版还包含了全新的章节，指导你如何让技术的效果最大化，并给出了在各种各样的会议中做记录的实用策略。

乔安娜·古特曼（Joana Gutmann）是一名专门研究办公室沟通的自由培训顾问。她拥有秘书工作背景，同时是英国特许人事和发展学会（Chartered Institute of Personnel and Development）的会员。

前言
第1章 背景
常规会议
一次性会议
会议记录的职责分配
第2章 安排会议
谁将参加？
行政工作
第3章 会议环节
欢迎环节
缺席致歉
委员会事宜
利益声明
关于前次会议记录
续议事宜
信息汇报
议程事项
其他事项
下次会议日期
第4章 议程
议程包含内容
第5章 个人准备
阅读议程
阅读文件
与主持人沟通
与发言者沟
与其他人沟通
考虑谁是谁
确定行政安排
提醒接待人员关注参会人员
备齐设备
签名的会议记录
临场会议记录员
个人准备清单
第6章 参加会议
坐在哪里
认出谁是谁
听不懂
听会
记录争论
跑腿打杂
数字/数据的处理
保持集中和注意力
会上必须解决（不能拖到会后）的五件事
参与发言的会议记录者
第7章 与主持人和工作组高效合作
与主持人建立良好关系
与会议小组成员建立良好关系
展现自信和能力
第8章 做记录
书写的方式
如何做记录
边听边看
记录信息而非话语
培养技能
第9章 整理笔记
以议程为基础
会议记录的深度
整理笔记
利用框架
在笔记本电脑上做笔记
第10章 起草会议记录
加快进程
插入变量信息
起草会议记录
IRDA结构
如果不能在几天内将会议记录输出成稿
如果需要帮助
获得主持人的批准
在下次会议之前不要修改会议记录
第11章 会议记录
标题
实到参会人员
介绍
利益声明
委员会事宜
前次会议的会议记录
续议事宜（行动跟进）
消息事项
主要议程事项
其他事宜
下次会议日期
会议结束
关于会议记录的常见问题
会议记录中的常用词汇
第12章 记录决策和行动
行动三角
如果决定不采取行动
如果没有得出结论
行动方案的布局
如果会议记录中包含多个行动
管理行动日志
第13章 布局和编号
布局
审视排版
第14章 不同会议类型的记录
人事会议
案例研讨会/多方会议或多学科会议
小组或公开会议
一次性会议或临时会议
协商会议
视频/语音会议
董事会议

会议记录是会议成功的关键所在。参会者可以
通过会议记录回顾会上没能理解的内容并补充走神
时所遗漏的信息。会议记录中的行动计划可以作为
备忘录，提醒参会者自己曾在会上做出的承诺，以
免后来因为其他优先事宜而应接不暇，忘记之前会
议上的承诺。那些没能参会的人需要了解在他们缺
席时其他人所做出的决定。会议记录也是会议的历
史记录，可以证明会议取得的成果和经讨论后提出
的行动要求。在未来的某个阶段，也许物是人非（
参会者早就忘了会议上发生的事情），当人们对某
个负面事件进行调查时，会议记录将是证明决策原
因、决策内容以及决策执行情况的唯一档案。
尤其是在国有企业，随着“治理”的压力逐渐
增加，在当下或将来的任何时候，外部人员都可以
通过会议记录对之前会议所做的决定，履行决策所
采取的行动，以及对行动实施后的情况进行查看，
以获得“审计线索”。
会议记录者肩负重大责任，但获得的支持却微
不足道。一种常见的误解是秘书就能做会议记录。
这种观念的出现有两方面原因：一是混淆了“秘书
”和“书记员”；二是认为做记录需要速度，而秘
书书写速度快，尤其当他们会速记时。这种理解可
以延伸到任何行政工作人员。
事实上，秘书承担会议记录工作所需要的培训
绝不亚于他们成为公司秘书所需要的努力。认为会
议记录只关乎速度问题的观点也是错误的。当被询
问正在输入什么内容的时候，人们常常要停下来看
看自己所打的东西，然后再回答——因为打字并不
需要大脑意识层面的参与，速记也是如此。人们只
有在不需要大脑的时候，才能提高速度，因为此时
身体所使用的是一种习得的“机械”技能。保持速
度、字迹可辨识是会议记录者的优势，但他们还需
要拥有良好的倾听技巧，并在请求做出必要澄清时
保持自信地解释清楚。
做会议记录的关键技巧是捕捉到发言人所述内
容，将其吸收，评估信息传达方式并确定讲话者观
点的能力。这就需要持续地倾听并进行同步总结。
虽然一名优秀的速记员能够记下会议内容并在会后
回到办公室总结，但这个过程漫长且持久，很少有
人能有时间这么做。
假定会议记录者也参与会议的布置，事实上许
多情况都是如此，他们还需要具备良好的行政技能
，尤其是当今常常出现会议改期、会议室紧张和预
算缩减等情况，而且对所有相关方来说，时间都极
为宝贵。
还有第二类会议记录者：他们原本是要参加会
议并发表意见的，但因为缺少行政人员支持而开始
做会议记录。虽然他们在群体中的地位较高，能够
更好地理解会议上所讲的内容，但他们也会因为难
以辨别相关信息和不知如何高效记录等问题而感到
困扰。同时，他们也难以保持客观，因为他们本身
对会议内容感兴趣。此外，他们并非训练有素的打
字员，因而难以以专业的方式呈现会议记录。
参加笔者课程的学员在做会议记录时遇到过各
种问题，主要是关于记录什么或者如何应对结构混
乱的会议。很多人反映他们在开会前都难以入睡，
而且在会前、会中和会后感到压力巨大。极少数人
接受过相关培训，而且即便很多人有过多年的会议
记录经验，但由于不明确会议的重点和结构，他们
仍对会议记录背后的“理论”充满好奇。
相比过去，现今的会议结构松散，人们普遍认
为会议越来越多，甚至太过频繁。鲜有人觉得这是
好事，不论是参会者还是记录者都憎恨那些占用（
通常是浪费）时间的会议。那些流畅紧凑的会议饱
受称赞，而会议记录者则功不可没。虽然主持人是
幕前掌控会议的人，但会议的顺利完成离不开会议
记录者的支持。
大多数机构对会议记录没有设定“规则”：有
的希望正式一些，有的偏向随意；有的要求罗列所
有细节，有的只是列出行动计划。关于会议的指导
则一般仅限于房间的布局风格，而非会议内容。会
议记录者必须灵活多变，随时关注主持人和参会人
员的需求。
会议记录者是会议中最为重要且最具权威的人
之一。虽然会议记录任务艰巨、让人生畏，但却提
供了一个积累知识、增长见识、拓展网络并在组织
中树立威信的机会。当你清楚自己的角色和责任，
知道自己的具体任务并具备一定的信心时，你甚至
可以从会议记录的工作中获得乐趣！
阅读指南
本书可以用作参考书，其内容按照会议周期从
决定开会到发放会议记录的过程编排。读者可以从
头至尾进行阅读；也可以各取所需，专门参考有关
会议记录的某一方面。
您或许经验丰富，但本书假定读者对会议记录
的“理论”知之甚少或一无所知。本书的排版以大
量标题和简短段落为特色，这将有助于读者跳过已
知信息或暂时用不到的内容，而专注于各自所需的
细节。
术语
为了避免赘述，笔者在本书中使用了一些术语
，对于这些术语的理解见仁见智。以下是笔者对相
关术语的解析。
■ 会议。一群人聚到一起进行讨论和／或做出
决定的事件。也许是董事会、委员会或者小组委员
会，小组会议或者其他非正式会议，一次性会议或
者临时会议，或者专家组会议（例如，作风会议）
。还可能是合同签约会议、供应方会谈或者一对一
的申诉讨论。
■ 委员会。参加会议的一群人，即便不是正式
建立的委员会，笔者也使用群体、小组或成员等术
语表达此意。
■ 主持人。引导会议的人。也被称为促成者、
调解人或会议召集人。
■ 秘书／会议记录者。负责会议行政工作的人
，工作内容包括：布置会场、准备议程、预订房间
、茶歇和做会议记录等。虽然笔者在本书中互用这
两种称谓，但有人可能认为秘书负责上述所有工作
，而会议记录者的角色仅限于做记录、将其输出成
稿并进行发放。本书假设您负责会议行政工作的所
有方面——请忽略不适用于您个人情况的内容。
本书内容翔实、涉及会议记录者的各种角色和职责
，并指出专业地完成各项工作，做出既满足当前使
用者、又满足未来使用者需求的会议记录的重要性
。当然，鉴于您的工作是在办公场所与人打交道，
保持幽默、谦和和自信是会议记录者的无价法宝。

乔安娜·古特曼著的《做好会议记录》将为你做好会议记录提供全程指导，包括：安排会议，撰写议程，营造最佳环境，把握会议结构，以及准确地做好笔记。会议记录者是一场会议中最重要也最有影响力的角色之一，你可以利用这个机会增广见闻、开阔视野、提高自己在组织内的公信力。
本书是一本即插即用、易于阅读的指导手册，向你展示了如何自信地安排好会议并形成会议记录。它为你提供的是关于会议各个部分的实际建议，包括如何创建议程、个人如何做好准备、做笔记的最佳实践方法、如何提高准确度，等等。

参会者
会议中有四种角色：引导者（主持人）、支持者（秘书）、贡献者和观察者。前两种角色只能分别由两个人承担，但二者密切相关——他们共同承担着会议的管理。参加会议和旁观的人数则没有限制。
参会者在会前、会中和会后都承担着特定量的工作。
主持人
会前：
■ 决定开会的必要性；
■ 确认参会者（需要参加全程或部分会议的人员）；
■ 批准议程；
■ 与会议记录者碰面讨论；
■ 个人准备（内容，各项目的，参会者，何时采取行动）。
会中：
■ 介绍新人和参访人员；
■ 告知参会代表会议的既定规范（例如，如何达成决策）；
■ 控制议程（内容、时间、顺序和结果）；
■ 控制代表发言；
■ 配合并支持会议记录者。
会后：
■ 在会议结束后三天内批准会议记录；
■ 收集并评估会议反馈；
■ 必要时，对参会者的行动计划给予支持。
会议记录者
会议记录者的角色在不同的群体中存在巨大差别。有的仅仅承担最简单的工作——拿到记录并将其录入成为会议记录初稿即可；另一些则要提供完整的行政支持，甚至在会议中引导主持人。
会前：
■ 组织会议（通知参会日期、预订会议场地、准备茶歇等）；
■ 确保所有人都知道会议的时间和地点；
■ 准备详细的会议议程；
■ 确保信息的传达（向参会者以及其他必要人员）；
■ 个人准备（阅读文件、以往的会议记录，熟记参会^员的姓名等）
会中：
■ 做会议记录。
会后：
■ 找主持人或参会者澄清任何误解；
■ 在几天之内整理出会议记录、纪要；
■ 确保会议记录、纪要的批准和发放。
参会人员
贡献者 会前：
■ 必要时请求参会；
■ 快速回复会议邀请；
■ 即时发送议程事宜；
■ 阅读议程以及所附文件；
■ 确保之前的行动已经完成。
会中：
■ 准时到场并有备而来；
■ 恰当发言（注意时机和方式）；
■ 发言与议程相关；
■ 展示基本礼仪并尊重他人的观点；
■ 记录个人的行动计划。
会后：
■ 在约定期限内完成行动计划；
■ 阅读并回复会议记录。
观察者
会前：
■ 明确参会目的；
■ 进行必要的准备。
会中：
■ 观察，但不发表观点。
会后：
■ 补写必要的记录；
■ 适时向主持人提供反馈。
如果所有参会人员都明确各自的参会目的并熟悉会议情况，主持人能够专注且有效地管理会议流程，会议记录者的任务就应该不难完成。
谁会使用会议记录
对于大多数会议而言，有四类人可能会有兴趣阅读其会议记录。
■ 会议参与者。通过会议记录回顾讨论内容，或者更为常见的是确认他们所同意的事宜。
■ 其他利害相关方。尤其是在会议记录被发布到网络的情况下。
■ 未来的调查人员。在负责找出某个事宜发生问题的原因时，可能无法联络到决策者或无法记起当时的情况。
■ 未来的一位偏友善的使用者。他可能记得“做过此事”，但只能通过会议记录获得关于此事经过的具体信息。
一次性会议
这类会议通常是临时召开的非正式会议，需要“团队聚到一起”讨论并回应出现的问题。会议的类型可能是日常的买方/供方会议或者是一般的跟进会议。这类会议通常不需要做会议记录，但最好还是通过邮件总结一下会议讨论的内容并确认会议结果，或者至少留下档案纪要以便将来参考。还有一种专家组讨论会，比如人事作风会、员工申诉会或严重事件调查会等。
由于非正式会议通常是临时召开的，因此可能无法提前准备会议议程；如果情况如此，主持人应该在会议开始时说明会议要讨论的内容，这将为会议记录提供框架。此外，还要确保行政管理体系的支持，以便将来能够明确相关人员是否采取了行动。
专家组讨论会应该遵循更为清晰的结构，不同于最初给人的印象，它们更接近于商务会议。这类会议可能有独立的体系以记录结果和行动。在此，主持人应当承担更为鲜明的引导角色，所使用的议程也并非公认的形式，会议记录通常遵循固定的结构。（想了解如何在这些类型的会议中做记录，请见第14章。）
会议记录的职责分配
会议记录者的角色是执行主持人“委派的任务”。会议的管理分为人员管理和内容管理（主持人），以及行政/记录工作（会议记录者）。
具体过程如下。
■ 会议记录者负责记录会议，他们一方面要理解会议内容并进行记录，另一方面要在必要时请求澄清。（注意：你无须知道并理解每个与会人员所掌握的知识。）
■ 会议记录者应尽量给出完善的会议记录初稿（借助所做的记录并在必要时请求解释）。
■ 主持人应当在会议记录初稿发出前进行审批。这就意味着，虽然会议记录者仍将负责修改和发放会议记录，但敲定内容的责任已移交给了主持