杰克·E·艾普曼所著的《成功商务写作实用经典10步骤》针对商务专业人士的工作需要，以规范商务写作为出发点，总结了对于商务写者来说最关键的技巧和方法。书中分为10个步骤进行讲解，层层深入，精选范文详细点评，举例分析与模拟练习相结合，内容深入浅出，通俗易懂，将商务写作的各种技巧全面而通俗地表现出来。如果你学会这些技巧并将其应用到写作中，便会发现自己的文采和效率得到了令人惊讶的提高。

杰克·E·艾普曼所著的《成功商务写作实用经典10步骤》的10个步骤通俗易懂，内容循序渐进，能帮助你较快地提高商务写作能力，指导你快速、成功地完成一篇完美的商务文章。本书每一章介绍一个步骤，如下：

第1步理解写好文章需要什么

第2步明白文章想要读者知道什么

第3步做到清楚、明确、简要

第4步抓住读者的心

第5步文章要有文采

第6步合理组织文章，便于读者理解

第7步选择合适的论述语调

第8步文章语法要过硬

第9步文章的编辑、改写与精炼

第10步掌握最常用的文章类型

引言

[第1步] 理解写好文章需要什么

 文笔不好结果也不会好

 为什么我们不喜欢动笔

 好的文笔是可以学到的

 文笔好会有回报的

 轮到你了

 下一步

[第2步] 明白文章想要读者知道什么

 以几个简单的问题作为开始

 跟自己进行60秒的谈话

 为更长更复杂的文章写提纲

 随性而作：你个人的头脑风暴

 使用一种更有条理的过程

 轮到你了

 下一步

[第3步] 做到清楚、明确、简要

 做到清楚、明确

 把你的意思放到文字中去

 语句简洁，避免古板乏味

 不要追赶流行

 用肯定的语气来陈述观点

 省略不必要的话

 轮到你了

 下一步

[第4步] 抓住读者的心

 由重点入手

 释放动词的力量

 用引人入胜的语言，使枯燥的商务文件变得生动起来

 击中读者的触发点

 轮到你了

 下一步

[第5步] 文章要有文采

 使你的句子流畅

 用符号或数字逐条列出各项目

 轮到你了

 下一步

[第6步] 合理组织文章，便于读者理解

 选择你的组织方式

 引言段要写得十分吸引读者

 分开阐述你的想法

 使用小标题来突出想法

 段落以主旨句开头

 长的文件要使用内容纲要

 重视文章的视觉效果

 轮到你了

 下一步

[第7步] 选择合适的论述语调

 熟悉你的读者

 用好消息来润色

 对别人的观点也要充满激情

 表示不同意时避免使用高人一等的口气

 在传达坏消息时要表示同情

 选择合适的语言

 轮到你了

 下一步

[第8步] 文章语法要过硬

 基本标点用法的回顾

 有时候可以不遵循旧规则

 必须的语法和句法规则要遵守

 避免常用词使用错误

 轮到你了

 下一步

[第9步] 文章的编辑、改写与精炼

 在开始修改草稿前先喘口气

 从接收者的角度来读文章

 遵循三步走的编辑过程

 编辑的几个例子

 轮到你了

 下一步

[第10步] 掌握最常用的文章类型

 电子邮件

 业绩回顾

 提案

 客户活动报告

 审计报告

 给顾客的信

 幻灯片

 新闻稿

 轮到你了

 后记提高员工写作技巧的步骤

 观察公司员工写作能力是否亟待提高

 找出最需要帮助的员工

 获得高级主管对这个写作培训项目的认同

 选择最适合你的员工的学习方法

 设计一个写作培训项目

 接下来就是让成果最大化

 营造一种重视写作能力的公司文化

 把写作能力与领导能力和升职挂钩

 制定公司的写作格式标准

 鼓励向公司内部刊物投稿

 对那些母语非英语的雇员，要求他们使用直白易懂的语言

轮到你了

有用的网站

如今的商业社会以惊人的速度运作着，这就要求处于不同水平的作家都需要快速而准确地将信息传递给那些数量庞大而又苛刻的读者。高级领导要求你的文件直接切入主题；潜在的客户要求你的推荐书清楚地说明自己和竞争对手的区别；普通员工需要的是有明确方向和详细指导说明的书面交流。

文笔不好结果也不会好

随着电子设备——电脑、无线PDA、移动上网设备的普遍应用，几乎每个人都或多或少地需要写点什么。那些专业人士将信件扔给秘书来处理的日子可以说已经一去不复返了。也许你会觉得随着人们不时地需要动笔写东西，大家的写作水平应该好了不少——实际情况却并非如此。

大多数专家相信，在过去的三十年间在职人士的作文质量变差了。他们指出了文章缺乏清晰度和在写电子邮件过程中忽视拼写和语法等问题。不幸的是，商业社会已经开始接受这种低劣的文章。

最近一项由凝聚力知识解决方案公司(www.cohesive knowledge.com)组织的调查显示，在职人士每天把40％的时间花在跟电子邮件有关的事情上——其中有1／3的时间被浪费掉。这相当于每天时间的12％，或者折算成金钱的话，全美国每年有3 000亿美元被浪费了。

减少电子邮件的使用并不是解决该问题的方法。一位高管在对一项由网络未来协会组织(NFI)的调查的回馈中讲到，问题并不是电子邮件的数量和使用频率，而是作者对自己的观点表达不清《哈德森河谷商业杂志》，2006年8月21日)。

如果你还是不相信低劣的作文能对生产率产生消极影响，那就再考虑一下这些报道。

·全国蓝筹股公司的1／3员工写作水平很差，每年在写作培训上需花费31亿美元(国家委员会写作专门小组，《纽约时报》学院版块，2004年12月7日)

·书面商务交流如果写得差的话就是浪费时间，还会使生产力流失，产生错误。(《人力资源杂志》，2006年6月)

·85％的调查反馈称劣质的职场交流就是浪费时间，75％认为会降低生产率，这是根据一项由Communicate公司进行的调查得出的结论。(《人力资源杂志》，2006年4月)

除此之外，美国培训与发展协会(ASTD)的公共政策委员会的一份出版物中指出，当前最大的一个知识鸿沟就是写作技能。

为什么我们不喜欢动笔

动笔写作是挺难的，据说写作是大多数员工最不喜欢的工作之一。对我们大部分人来说，这个问题可以追溯到小学时期，因为从那个时候开始写作就是我们最恐惧的作业。老师原本应该培养我们的创作力和对文字的感觉，然而，他们通常强调的却是正确性——指出每一个语法和拼写错误。这一点很无趣！我们很多人的高中和大学仍旧是这样。快速回忆一下：明天就要完成一篇1 000字的文章，但是，你还差400字！得抓紧再写一些。插入一些花哨的新词汇——应该会给老师留下深刻的印象(即使还不知道这些词是什么意思)。所以也不用担心再赘述一遍前面已经写过的观点，只管不断吐出那些词直到写够那不可思议的1 000个字。

现在我向所有的作文、语法和词语老师道歉——他们在我们的语言学习中扮演重要角色。作为商务文章作者，我们需要遵循这些语法规则以使我们的文章清楚和可读。忽视这些基本语法规则常常使我们冒着在主管、顾客和同事面前难堪的风险。因此，我呼吁所有从小学到大学的老师：请多强调表意清楚和简洁，这些才是你们的学生踏人商业社会后写作时所需要的品质。

P7-8

迈向成功的10步骤

有时候，人们会发现自己正身处一个需要解决这样或那样复杂问题的环境之中，尽管解决这些问题对自己的职业发展至关重要，但由于缺乏经验往往无从下手，只能眼睁睁地看着一个个小问题变得越来越复杂，或者一个个好机会悄悄地从自己身边溜走，而您却找不到解决这些问题的好办法，怎么办？美国培训与发展协会（ASTD）组织编写的“实用经典10步系列”可以帮您拨云见日化解心中的谜团，一步一步地教会您掌握解决这些纷繁复杂问题的有效方法，带您体验一次美好的学习过程。

“实用经典10步系列”包括：《成功展示自我实用经典10步骤》《成功高效团队实用经典10步骤》《成功项目管理实用经典10步骤》《成功战略规划实用经典10步骤》《成功商务写作实用经典10步骤》《成功客户服务实用经典10步骤》《成功引导者实用经典10步骤》《成功经理人实用经典10步骤》《成功教练实用经典10步骤》《成功会议实用经典10步骤》《成功培训实用经典10步骤》《成功销售实用经典10步骤》等。

《成功展示自我实用经典10步骤》一书给出了实现成功展示自我的必备要素，书中提供的行之有效的训练过程和切实的指导意见，可以帮助您了解展示自我过程中每个步骤的细节，从而提高您展示自我的水平。

《成功高效团队实用经典10步骤》一书是根据作者的亲身经历，以及通过建立客户团队开展调查归纳总结的经验。这些经验对希望尝试运用本书提供的有效工具来提高团队效率是非常有益的。

《成功项目管理实用经典10步骤》一书介绍的内容并不是那种简单的必须要遵守的条条框框，而是能够与您的企业的政策相匹配和相融合的方法。这些方法汇集了许许多多客户的心声和感受。

《成功战略规划实用经典10步骤》一书提供了已验证过的程序和工具用来帮助您制定可行的战略规划。这种规划不仅鼓励创新，还可增加企业人员的相互了解，创造出忠实于他们的产品和服务的顾客群。

《成功商务写作实用经典10步骤》一书归纳总结了对于商务写作来说最为关键的技巧和方法。学会这些技巧和方法您会发现其实商务写作就是这么简单，同时您也还会惊奇地发现自己的文采和效率得到了令人惊讶的提高。

《成功客户服务实用经典10步骤》一书是一本从企业高层经理到后勤人员都适用的书。虽然每个人的角色不同，但让客户满意的技能是相通的。书中给出的小贴士、工作单、练习题既可以单独使用，也可以团队共用。

《成功引导者实用经典10步骤》一书通过一些真实案例、参考提示和一些实用工作单来帮助您成功引导一项任务或者会议的进程。当今社会，无论是任何行业或任何团队，引导者都是不可或缺的。

《成功经理人实用经典10步骤》一书为您简明扼要地列出了经理人最重要的那些根本原则。假如您能阅读本书并遵循其中给出的方法的话，相信您不仅不会失去所热爱的那份工作，而且会更成功、更有价值。

《成功教练实用经典10步骤》一书指导您将书中介绍的教练知识和技能充分地利用起来，最大程度地运用到您的工作中去。阅读后您会惊喜地发现，通过每一个教练环节的体验会更加有效地激发人的潜能。

《成功会议实用经典10步骤》一书将帮助您迅速确定会议议程、目标，并确定与会人员名单，制定出一份详细的会议日程安排表，进而成功引导会议向着富有成效的会议目标发展。

《成功培训实用经典10步骤》一书虽然没有按照传统培训顺序编写，但它展示了很多专家特别关注的内容和领域。书中纵观培训工作所需的所有因素，精选了其中对成功培训最有影响力的10个步骤。  《成功销售实用经典10步骤》一书提供了一个被证实的取得成功销售的过程、建议及工具，目的是对探索、预知和维持长期客户关系的每一个步骤给予指导。更重要的是，本书能帮助您从普通销售人员转变为销售专家。

“实用经典10步系列”真正做到了手把手教会您如何成功。书中不乏鲜活的例子，各类工作单，经典的案例分析等都能够帮助大家迅速行动起来，为自己的美好未来绘制蓝图并逐步迈向成功。相信，无论是新员工还是中级管理者抑或高级管理人员，看到“美国实用经典10步系列”都会有相见恨晚的感觉。

仔细阅读“实用经典10步系列”后您一定会豁然开朗，知道如何才能实现自己的终极目标，因为您已经深谙这其中的奥秘，也已经掌握了有效应对职场中种种困惑的法宝。我们衷心希望您能在“实用经典10步系列”中享受到学习的乐趣，学到您需要了解和您必须去做的事情，最终成为一名有影响力、高效率而又受人景仰的人。

祝您成功！

提高员工写作技巧的步骤

如果你需要为公司或者组织的业绩负责——或者员工提高生产率与你有直接利害关系——你就需要关注写作的整体质量。正如在本书的引言部分讲到的一样，拙劣的文章会伤害读者的积极性，而优美的文章却可以提高工作效率并获得其他意料之外的好处。

遵循以下步骤以提高公司内的写作水平：

1．观察公司员工写作能力是否亟待提高；

2．找出最需要帮助的员工；

3．获得高级主管对这个写作培训项目的认同；

4．选择最适合你的员工的学习方法；

5．设计一个写作培训项目；

6．接下来就是让成果最大化；

7．营造一种重视写作能力的公司文化；

8．把写作能力与领导能力和升职挂钩；

9．制定公司的写作格式标准；

10．鼓励向公司内部刊物投稿；

11．对那些母语非英语的雇员，要求他们使用直白易懂的语言。

观察公司员工写作能力是否亟待提高

公司内不同职位不同部门的人也许都意识到大家的写作水平便没应有的那么好。这些批评可能来自培训主管或者人力资源部门，某个股东或者其他无法再忍受那些拙劣文字的员工。有时候也许会有员工抱怨主管含糊不清的指示，或许也会有一些生产部门抱怨公司将自己与其他部门的业绩弄混。更有甚者，可能还会收到顾客的投诉，抱怨我们公司的信件内容含混不清，语法太烂或者还有明显的打印错误，或者是忽视他们的诉求。

由于上面这些建议，写作能力开始得到公司内具有执行权力的领导的注意——并开始采取措施提高公司内员工的书面交流质量。

当领导的关注或者顾客的抱怨促使公司采取措施提高员工写作水平的时候，你就需要找出问题具体在什么地方，哪个员工最需要帮助。

找出最需要帮助的员工

哪个级别的员工写作水平最差？如果你认为高级员工的文笔要比中层或者低级员工的好，那你就错了。如果你认为那些领导对文字掌握得很好，那你就又错了。我从来没有见过有哪个统计明确指出哪一类员工的写作水平最好或者最差，无论是根据其工作经验、职位、年龄或者其他标准来分。

很多高级主管写作水平中等或者很差也照样爬上了目前的高位，部分是由于商业社会并不十分强调写作的重要性。像业绩领先，完成交易以及管理其他人的技巧才是使得员工获得晋升的关键，书面交流水平的高低在这个过程中并不是十分重要。秘书还有行政助理已经替这些高级雇员承担了这份交流沟通的工作。一些雇员在刚来的时候并没有被告知文笔的好坏是晋升的一个十分重要的标准，但是很多员工在高中或者大学之后就没有再接受过写作指导。

下面是判断哪些员工最需要关注的一些好办法。

·给重要职位上的员工发邮件(比如人力资源/培训主管、部门主管、经理)，告诉他们评估下属的写作水平。或者让他们交一份特定的文件样本(如果必要可以指定包含哪些信息)，这样你就可以判断他们文笔的好坏。根据收到文件样稿的多少，组织一个小组来评估这些文章然后判断哪些员工能够从写作培训中获益。

·无论通过面对面交流还是经由电子邮件，先询问高管他们是否相信提高写作水平便能够提高生产率。

·在公司简报、内部网络，或者是通过其他手段，向全公司散发或者传播提高员工写作技能的想法，并提供联系方式，这样员工便可以获得关于培训的进一步信息。

·如果你的公司发起顾客调查，那就顺便调查一下他们对公司信件的看法。请顾客对文章的清晰度、组织结构还有共鸣打分。

大多数的员工会对这一提高写作技能的机会感到很兴奋，但是那些被认为特别需要提高的员工则会感到自己被冒犯了。管理者应该与这些下属交流，告诉他们加入这一培训并不是对他们的惩罚。参加培训不是每个人都能得到的机会。对那些被指派参加培训的员工说，这样的培训能够使公司里的每个人都受益，被选中是因为他们所写的文件实在太重要。这些都是事实。  ……

鼓励向公司内部刊物投稿

想要进一步鼓励员工增强他们的写作技能，那就邀请所有级别的员工踊跃地向公司内部刊物、电子简报、公司内部网或者其他任何公司管理的刊物投稿。可以考虑使用一些刺激措施，比如礼品，额外的休假或者给优秀的文章一些现金奖励。要提倡短篇幅的文章而不是长的——这会帮助员工提高他们的编辑水平，并且使得他们的文章更受如今商业社会中那些没有耐心的读者的欢迎。

对那些母语非英语的雇员，要求他们使用直白易懂的语言

许多母语不是英语的学生，都向我表达过学习英语时遇到的困难。他们提出的问题包括同一个意思却有很多不同的单词(比如terrific，great，excellent，marvelous，remarkable，super)，读音相同或者拼写类似的单词却有着截然不同的意思或者却有着相似的发音(here，hear；we，wee；bough，cough，dough，rough)。看来把英语作为第二语言(ESL)不是没有原因的。

对于那些ESL员工，具备海量的词汇以及理解繁琐的语法规则也许是一个极大的挑战。但是，ESL员工可能具备的优势在于挑选简单的词来表达意思。因为他们不会比较大量意思相近的不同词语，他们倾向于让自己的话更加简单和直接。这是所有商务文章作者都值得奋斗的目标，无论他是用什么语言来交流：让读者理解你的意思并采取你希望的行动。

尽管受益于更简单的词汇库，ESL员工想要写得更加有效却可能很困难，尤其是在一个其他同事都使用第一语言的环境下。很多的非母语者过度地使用被动动词，并且句子结构的组织也使用自己母语的结构形式，把文章弄得不伦不类。

针对这些员工的写作培训，应该重点关注语言的清晰直白以及基本的句子组织技能。

轮到你了

提高全公司或者组织的写作技能需要大量的时间投入，如果雇佣了外部的培训讲师，则还需要金钱。在安排一个写作培训项目之前，回答下面的问题帮助你明确自己的需求。

(1)无论是内部还是外部的邮件，写得是不是专业、清楚？口吻是否合适？

(2)所有类型的文件语法是否正确，拼写以及打印错误是不是最少？

(3)经理或者其他同事写的说明是否令员工感到不解？

(4)作者是不是开门见山地讲到重点以吸引读者？

(5)文件是否易读？组织结构好不好？

如果两个或者以上问题的答案是“no”，你就应该考虑安排一个写作培训项目了。

有用的网站

●ACT：“WorkKeys Business Writing”。

描述：职场写作的提示，测试以及常见用词和语法方面的错误。

联系方式：http://www.org/workkeys/assess/bus_writ/index.html

●Capital Community College Foundation：“The Guide to Grammar and Writing”．

描述：分类解释语法规则。

联系方式：http://grammar.ccc.commnet.edu/grammar/

●Edufind：“Online English Grammar”．

描述：按字母表顺序解释语法规则。

联系方式：http://www.edufind.com/english/grammar/toc.cfm

●The Owl at Purdue：“Workplace Writers”．

描述：写作指导以及教学资源，包括不同类型文件的写作提示。

联系方式：http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/681/01/