很多企业，特别是大企业，机构庞大，人浮于事，效率低下的现象相当严重。解决这一问题的根本办法是精简机构，而其本质则是改变人员过剩的状况，以削减人力成本。
如何发现人员过剩？在企业中你也许会经常看到这些现象：职员经常装怍很忙的样子，或找一些无关紧要的工作做一做，只要不让双手闲着就行；有的员工在上班时间看着报纸，喝着茶。这些现象都表明企业存在人员过剩情况，需要予以精简。
企业开展人力精简工作，必须先考虑以下三个因素。
其一，企业的发展战略。比如一家企业计划明年到欧洲发展，那么该公司是否需要将部分员工移转到国外？需要转移多少人？
其二，产业前景。如该企业部分产品长期销售不佳，那么负责这些产品销售的部门是否需要进行适当的人力缩减？
其三，经济环境。例如，企业所处的整体环境发生改变，企业营收因而下滑，为了维持利润，是否该考虑削减人力成本？
当上述三个因素都考虑过后，就可以采取相应的行动了。总的来说，人员精简需要经过以下几个步骤。
(1)决定精简人员的名单
企业领导人要依照企业现状，重新规划新的组织图，让各部门的规模适应未来的发展。在新的组织图中，哪些人在或不在其中，都要让部门主管清楚地了解。而人力资源部门在人员精简的过程中，则扮演着专家角色和辅助角色，协助其他部门一起进行精简。
要按照组织内员工个人的绩效和工作能力与资历，决定谁要被精简。例如，绩效最不好的人，会被最先精简。若公司比较需要资深、有经验的人，那么新进的员工也会被最先精简。
在筛选条件上，必须具有公开、公平的标准。企业可以设立一个审查委员会来决定谁应该留下来，谁应该离开。在审查的过程中，部门主管也参与提供意见。
(2)公开、诚实地传达政策
在人员精简时，企业应当秉承开诚布公的态度，以明确的信息和书面数据为依据，将公司的政策公开、诚实地向员工传达，让员工有心理准备，并清楚了解公司现状。重点是一定要让员工知道，公司不是一定要裁员，也希望可以保留员工的工作权，要让员工感受到公司的诚意。
(3)事先进行主管训练
在人员精简的过程中，部门主管扮演着非常重要的沟通协商角色，必须站在公司这一方，与员工沟通。为了让部门主管在与员工沟通时能够顺利，企业应在事前提供训练，让主管了解自己的角色和沟通技巧。比如，按照法律规定的程序，事先商谈，找到让员工能够接受的方案；裁员时应该付出经济补偿金，以避免员工的生活受到冲击：员工如果询问解雇理由时，主管该如何回答等。
【智慧锦囊】
人员精简并非是在企业发生重大危机时才需要做的事，它与人员招聘一样。应该成为企业管理过程中一个标准且长期循环的行为。这种有进有出的人员流动，不仅仅是砍掉成本的需要。更是人力资源结构合理配置的有效途径。淘汰不合格员工，引进高素质人才。可带来知识和技术的交流。不断为企业带来新的活力。企业可根据员工考核的结果，开展“年度人员盘点”工作。有理有据地推动企业人员的新陈代谢。
当然。过度的人员流动也会使企业的人力资源成本增加，甚至影响企业的正常运行。一般而言。保持适当的员工流动率对企业长远发展才是有好处的。
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