简明的信息显示出清晰的思维，而清晰的思维令人思考，给人启迪，并留下深刻印象。

你是不是经常花大量的时间阅读那些令人困惑的商业报告、演讲摘要以及信息包。而读完之后仍然毫无头绪？我们完全可以制作出清晰明了且使人印象深刻的文件——只要你掌握正确的方法。本书富含简单而有效的巧思妙解和各种建议，使你对商业文件有焕然一新的见解，并且制作出具有影响力的文件，最终帮助你得到你想要的结果。

一本商业人士期待已久的书！

清晰而有条理的工作终会取得成果。对于阅读者来说，条理清晰的商业文件更具吸引力。一份清楚明了的文件可以使人更快地理解你的观点，进而作出更好的决策；清晰的演讲也会使你的听众更加聚精会神。因此，决策者往往更倾向于采用简明扼要的企划书。

本书是一本富含思想、忠告和原理的书。它们实施起来简单而方便，同时又惊人的有效。书中很多建议将使你倍受启发，可使你制作出真正吸引听众的幻灯片，构造并写出一份围绕中心观点并且能给人留下深刻印象的商业报告。你将学会一种非常好用的“文字表格法”，这种独特的方法能够在视觉上从幻灯片与报告中使你的观点更加醒目，从而赋予你的信息惊人的影响力。

你所有的商业文件和演讲都可以做得比你想象的更加清晰明了——并且从现在起，大大增加你的影响力。

0 成为一流职业经理人和超级员工的简单方法

1 要点罗列法(与文字表格法)

2 图表

3 表格

4 做比较

5 幻灯片

6 数字

7 文件设计

8 差异、关键绩效指标和“简报”

9 组织系统图

10 后续步骤

附录 电脑操作

参考书目

清晰明了可以增加信息的影响力

我曾经给一位心存困惑的CEO提过一些建议。当时，他的公司正在进行一个收购案，这个提案他们已经孜孜不倦地研究了很久，但他仍然在犹豫要不要成交、在什么条件下成交。在研究过程中，他收到了成堆的重要报告，其中不乏执行综合报告(executive summaries)。但问题在于：他收到的这些报告没有良好的结构和文字表达，没有经过很好的梳理。凌乱的信息让他束手无策。

这位CEO让我帮他梳理一下这些报告，并且约定了见面的时间。不巧的是，这个约定与我儿子的运动会冲突了。所以我向他道了歉，作为补偿我给他发了一份三页纸的建议。我的这些建议既不学术，也不新奇。它们都在以前的报告中出现过，但是它们却很有条理。

因为我使用了许多本书中的原理，这份建议不仅一目了然，而且还具有非凡的影响力。

我的简短的建议使他豁然开朗。两天之内，他取消了原先的念头，谨慎地重新衡量了这个提案——而我则在儿子运动会上看到他赢得了比赛(hoop and hat race)。清晰的信息为公司节省了许多费用(几百万英镑)，同时也节省了我的时间。使得我能参加儿子的运动会。

这件事情说明，一份报告，无论是一页还是一百页，都无关紧要，关键在于清晰明了与它的影响力。

清晰明了的文件终会得到成果。它们会真正地吸引读者，人们也会更快地理解并且接受你的观点。你也将帮助别人尽快作出更好的决策。

同时，你的商业企划书被采纳的可能性也大大增大——决策者往往更倾向于简单易懂的企划书。清楚的信息显示出清晰的头脑，而清晰的头脑会令人刮目相看。

信息并非越多越好

每天都有许多繁琐的信息纠缠着我们。我们吃力地读完那些让人生厌的文件，上面塞满了令人费解的要点罗列、图形与表格。

这些文件不仅浪费了我们的宝贵时间，而且往往导致一些错误的决定。我曾听说一些经理人在决策不当之后为他们的行为找借口，他们的大部分决定都是凭着自己的“直觉”，然后挑选一些支持这些“直觉”的文件来看。我一点也不感到惊讶。因为收到的信息很凌乱，他们不得不凭靠直觉。

当我们感到困惑的时候，往往不愿意承认。就像《皇帝的新衣》里，谁都不希望自己被当作愚蠢的人。我们总是为自己的困惑找借口，常常会责怪自己：“我对数字一窍不通”，或者把责任推到事情本身：“这是个大而繁琐的项目，要把它弄明白需要很多时间。”

也许我们还会这样说：“梅根斯(Miggens)，你这份报告的议题太复杂了，你能不能抽空到我办公室和我谈谈？”但是，真正清楚明了的信息自然会脱颖而出。我曾经调查过几起复杂的商业诈骗案，但是从来没有谁要求和我“谈谈”我的报告。许多商业期刊和报纸上都写有复杂的议题，但是我从来也没请过一位新闻记者来我家“谈谈”某篇文章。

而且，人们往往低估了自己的能力，其实他们的表达可以比想象中更加清晰。1932年之前，伦敦地铁图精确地表示了地铁的走向，人人都觉得这个地图很不错。但是哈里·贝克(Harry Beck)先生却不这么认为。他把地图上的弯道改为直线，并且放大了伦敦中部，缩小了周边地区。他发行的地图很快得到了人们的喜爱，相比以前的版本．他的地图更具优越性。从此这份地图便成为世界上最生动的地图之一。

目前来讲，企业的管理人员并没有意识到冗长繁琐的信息给企业造成的利益损失。

使问题更加严重的是，很多人认为表达信息是简单的常识。如果你有许多的数据，那么做一个饼状图——我们在小学时候就学过了。唯一的区别就是我们现在用的是电脑，而不是蜡笔。如果有一个复杂的观点要陈述的话，就把文章分成几段，再在每一段之前加一个要点罗列的小黑点。很多时候电脑的确欺骗我们，让我们觉得自己的文件写得很好，我们的演讲也生动有趣、增长见识。

而且，一旦人们认为展示信息是简单的常识，他们就不会花时间去了解到底该怎么做。他们花大量的时间制作管理信息，却不屑于学习怎样用最好的方式表达。当我在攻读注册会计师和MBA时，谁也不曾教过我本书中的任何东西。这可是大实话。

当人们想要改进的时候，他们往往进入一个误区，以为参加高级幻灯片(advanced PowerPoint)、Excel、Word的辅导课就能有所提高，学习一些诸如怎样老一套地在要点罗列法上做手脚。还有滑稽的3D图标和花哨的字体。但是这些课程教会了我们如何使用它们，却没有教我们到底该不该用——也不知道如何作出恰当的选择。这些课程不仅没有抓住重点，还使情况更加恶化。它们只注重形式，而忽视了内容；只追求特色，却少了清晰明了。如果你的作品看起来很时髦．人们也许就不会在意它的含糊不清。

丰富的软件摆在我们的桌面上，却不能很好地使用，真令人遗憾。现在，本书将教会人们如何制作出精美清晰且具有影响力的文件——至少，我们知道什么是该做的。

一些人觉悟出问题的解决方法不在于电脑，于是又报名参加写作课程。但是正如我们可以预料的那样。表达信息的最好方法不是咬文嚼字，而是简约清晰。

还有一些人觉得单页报告也能解决问题。的确，读一份含糊不清的单页报告耽误的时间是比读10页的少——但它仍然是含糊不清的。许多个人简历只有一两页。可是大多数人都没有清晰明确地介绍自己。

有些人觉得这是个沟通问题，臆想如果别人多注重他们的初衷和主旨，一切事情都会迎刃而解。但是如果你不懂得如何表达，光知道这一点并没有大的帮助。

最后，还有一个原因：人们有这样的问题时，通常不知道该从哪里找答案。

本书将提供给你一把解决问题的钥匙，你读到下一个章节时将学到更多。

P2-4

“时不时的我们会发现，简单的道理会永久性地改变人们经商的方式——本书就充满了这样的道理。如果你想找到方法对付那些难以消化的报告、幻灯片以及信息包，这是一本你必读的书，因为它包含了所有解决问题的方法，并使你用全新的角度看待商业文件。”

——Dominic Burke，Jardine Lloyd Thompson集团首席执行官

“这是一个极其重要的问题，但是却常常被人们忽略。本书填补了这一空白。它充满了新的思想，并且是有新意的、深刻的、与商界的各个方面都息息相关的。这是一本商业人士必读的书！”

——JIKYEONG KANG博士，曼彻斯特大学商学院MBA教授

“我曾经听过乔恩的演讲，并且觉得他的想法都是原创且富含哲理的；简单却又打破陈规。他善于运用简单的道理阐明事实。读过本书之后，你的商业报告将焕然一新。”

——MICHAEL IZZA，ICAEW首席执行官