商业皆与对话有关。不论任职于制造业、服务业、农业、政府部门，还是做一个私营业主或者跨国组织的总裁，我们最终要通过与他人对话来进行商务活动。我们的对话可以是一对一的，或是小组讨论，或是正式和非正式的小型聚会、大型会议，抑或是在社交媒体平台上的沟通。我们不可能避开会议！

大卫·科顿著的《如何高效开会》分七章，每一章解决高效会议的一个方面的问题。每天读一章，到一周结束时，你会感觉更自信。

不论我们因为什么开会，还是有很多人感觉开会是浪费时间，这些时间本可以让他们更有效地工作。但是，一个管理有效、目的明确的会议可以产生高度的激励作用。本书将向你展示如何达到这个目标，而且也会对你的职业生涯给予很大帮助。

大卫·科顿著的《如何高效开会》分七章，每一章解决高效会议的一个方面的问题。每天读一章，到一周结束时，你会感觉更自信。

星期日

为什么要开会

星期一

筹备会议

星期二

参与会议

星期三

主持会议

星期四

虚拟会议和其他形式的会议

星期五

会议后续

星期六

完美会议

逆境生存法则

小测试答案

参考文献

如果其他沟通方式行不通，我们还可以召开一个会议。会议已经成为职场上交换信息、分享观点的标准默认形式。我们通常不考虑其他形式，即便其他形式可能会节约时间，并达成更多目标。

今天我们要为一周的课程做一些准备，探讨为什么要开会，包括正式或非正式的会议，挖掘我们一定要与人会晤的原因。我们会分析每个案例中的会议是如何实现目标的，也将讨论没必要举行的某些会议。

在今天的课程中，我们也会探讨，人们花了多少时间来开会，而与会者感觉有多少时间被浪费掉了。此外，我们还要了解，如何判断会议是实现商业目标的最佳途径，抑或其他形式更好。在理想状态下，会议是一种契机，让人们为了已有的共同利益或是为了发展共同利益而集合起来。会议结束时，一些事情应该有所改观——参会者可能就新事物达成共识，或者发现了新事物，或者改变了曾经的看法。无论这个会议的目的如何，它都应该产生立竿见影或是远期的改变。一个会议应该：

·拥有目标。

·将有共同利益的人们集中起来，以实现这个

目标。

·产生改变。

一个好的会议是聚焦在行动上的。它不是一个简单的清谈俱乐部，而是一个能够改变现状、具有生产力的机制。就如最好的生产线能够高效地制作出高质量的产品一样，最好的会议也能够产生有效且高效的、焦点明确的行动。

·询问参会者是否要使用幻灯片或其他补充资料。如果有，请他们提前发给你。如果对方的补充资料很重要，需要其他参会者提前阅读的话，请在会前一周就提前发放。

·给对方一个截止日期和联系人信息，请他在此之前确认出席。即便只是为了确认餐饮安排，这一条也很重要！

在实际操作中，在敲定会议日程和发出邀请之前，就要选好会场地点。你应该考虑以下因素：

·熟悉度。

你和参会者以前用过这个会场吗?

·地理位置。

是就地开会还是去其他场地?就地开会让人觉得熟悉，也不费劲。大家都知道会场的位置，而且使用电话、复印机和公司的专业资源比较方便，连接上室内的网络系统也很便利。然而，参会者可能会觉得有其他同事在周围，会分散注意力。如果会议地点就在参会者自己的办公室，你会发现会议问歇后就很难再把他们召集起来，因为他们会说“我去看一下邮件”或“去处理一个紧急情况”，然后就离席，结果他们要么不回来了，要么就是“错过”了会议的重点。如果到其他场地去开会，参会者能看到对此会议的成本投人，便会引起更高的重视程度和严肃性。外包的餐饮服务也能够带来一种新鲜感。由于参会者不会轻易地去查收邮件或者中途离席，你会发现他们的参与程度更深。然而，去其他场地举行会议必然要比就地开会的花销更大。很多机构不会给雇员补贴从家到办公室开会的交通费，但是如果是去其他场地开会就不一样了。若选择后者，你要做好足够的预算。

会议场地离参会者的位置有多远?他们来会场比去上班更远吗?开会时间太早、交通拥堵、公共交通不便利都会滋生疲惫感和糟糕的情绪。理想的状态就是开会时，参会者保有清醒的头脑和良好的精神面貌。P27－34

商业皆与对话有关。不论任职于制造业、服务业、农业、政府部门，还是做一个私营业主或者跨国组织的总裁，我们最终要通过与他人对话来进行商务活动。我们的对话可以是一对一的，或是小组讨论，或是正式和非正式的小型聚会、大型会议，抑或是在社交媒体平台上的沟通。我们不可能避开会议！

在线辞典对“会”的定义是：

聚合，合在一起的行为；

有一定目的的集会；

参与集会或会议的成员团体。

另外，“会”还包括一个很有趣的含义：

有敌意的会面；争斗、会战。

不论我们因为什么开会，还是有很多人感觉开会是浪费时间，这些时间本可以让他们更有效地工作。但是，一个管理有效、目的明确的会议可以产生高度的激励作用。本书将向你展示如何达到这个目标，而且也会对你的职业生涯给予很大帮助。

不论你是参与会议或是主持会议，这本书都将帮你培养所需的会议技巧，让会议卓有成效，并帮你从这些技巧中获益。

本书分七章，每一章解决高效会议的一个方面的问题。每天读一章，到一周结束时，你会感觉更自信。

会议成功的关键在于准备。星期一，我们就探讨会议前所需做的准备，确保会议获得成功。你有没有经历过部分参会人员全程保持沉默的会议？你事后有没有疑惑，为何他们受邀参会但又不贡献任何观点？如果你因为在众人面前发言会有少许紧张，那你可能就错过了一个发表言论以及让参会人员思考的时机：“真希望刚才我能把想法说出来！”

星期二，我们将探讨不管其他参会人员有多资深，你应该如何参与会议、如何掌握发言机会。

轮流主持会议这件事正在变得越来越常见。即便你是职场上资历较浅的一员，你也可能被邀请去主持一个会议。星期三，你就将学习一名会议主持者的职责、技巧和任务。

我们一般认为会议就是一群人围坐在桌子前，探讨共同关心的事务。不同的会议有不同的形式。星期四，我们将探索多种会议形式：从一对一谈话到在线会议，从语音会议到大型会议。

会议之后要是感觉这个会像没有开过一样就继续工作，那是不行的。星期五，我们将看看一个具有目的性的会议之后，主持者和参与者都需要做哪些后续工作。

最后，星期六，我们将在一个故事中整合所有内容。这个故事是关于两位相对年轻的同事首次被邀请主办一场会议。我们将看到他们从失误中学习，制作清单来帮助自己执行下一次会议。他们的会议成功吗？你就拭目以待吧！