你是否每天奔波于无数大小会议中，常常感到分身乏术？为了开会，你是否每周会浪费很多时间？你的公司是否因为会议效率低下还在错失良机？一场会议下来，是否总会议而不决、决而不行？面对无效的会议，你是否找到了破解的好方法？……

本书将为你揭晓所有谜底和答案！

本书从准备会议和主持会议两个方面对如何办好会议进行了深入浅出的讲解与分析，通过阅读本书能帮你把纯粹浪费时间的会议转变成富有成效的会议。书中向读者提供了大量办好会议的策略，插入了大量的图表、小知识、小技巧等，图文并茂，形象生动，指导性和实用性强。

本书适合职场白领、公司职员、MBA学生以及即将进入职场的年轻人阅读使用。

第一篇　准备会议

　第一章　我们为什么要开会（why）

　　一、明确会议目的

　　二、开会是否是最佳的选择

　　三、你对会议的态度

　第二章　谁来参加会议（who）

　　一、邀请谁来参加会议

　　二、参会者的背景分析

　　三、参会者的情绪状态

　第三章　会议的形式有哪些（which）

　　一、关于面对面的会议

　　二、关于电子会议

　第四章　会议的议程是什么（what）

　　一、明确会议目的和参会者

　　二、确定会议议程的纲领

　　三、确定会议的决策方法

　　四、提前下发会议议程

　　五、标准的会议议程

　第五章　如何进行会议准备（how）

　　一、选择会议地点

　　二、安排会议的工作人员

　　三、准备会议用的设备

　　四、会议中不可忽略的细节

第二篇　主持会议

　第六章　会议开场白的准备

　　一、以任务为导向的会议

　　二、以过程为导向的会议

　第七章　主持会议的技巧

　　一、要协助而不要操纵会议

　　二、激发参会者的讨论热情

　　三、鼓励会议中的良性争论

　　四、避免会议中的问题和冲突

　　五、擅用图表与色彩

　第八章　会议中的倾听技巧

　　一、用心倾听的技巧

　　二、非语言的倾听技巧

　第九章　做好会议记录

　　一、会议记录的形式

　　二、会议记录员的会前准备

　　三、会议记录的基本要领

　　四、会议记录的主要内容

　　五、记录会议中有关头脑风暴的环节

　第十章　会议结束

　　一、进行会议的决策

　　二、结束会议

　　三、会议的后续工作

第二章 谁来参加会议（Who）

开会被大家看作是职场中稀松平常的事情，但这些会议真的有价值吗？是不是所有的参会人员都有参加的必要呢？智联招聘推出的“白领会议状况”调查显示，八成的职场人士认为自己所参加的会议中有三分之二的会议是在浪费时间，超过五成的职场人士会在开会的时候走神，六成的职场人士因为对会议选题不感兴趣而不愿意当众发言，还有近六成的职场人士不为会议提前做准备。

那么会议到底该不该组织，怎么组织，让谁来参加。这些都是让会议筹办人员感到棘手的问题。他们需要仔细地斟酌邀请什么样的人来参会比较合适？还需要事先了解这些参会人员的背景，比如他们都来自于哪个部门？对会议所持的态度如何？情绪状态怎么样？召开会议的时间是否与他们的工作时间冲突？如果冲突，如何去协调各部门的统一时间，而由此会不会造成会议较高的成本？这些看似不经意的问题，却都是会议筹办人员需要慎重考虑的。既然我们知道高效会议的关键因素之一在于人，那么我们该如何精准地确定参会的人员，以保证对的人参加对的会议，提高会议的效率呢？希望以下方法能对你有所帮助。

（一）邀请谁来参加会议

确定参会人员可不像想象的那么简单。你需要一方面考虑什么人和多少人参会效果最好；另一方面要考虑怎样才能把会议的成本控制在最低范围内，因为很多企业每年用于会议的支出费用高得惊人。如何做好这方面的平衡尤为关键，即邀请什么样的参会人员和邀请什么样级别的重要人物到场。

1.参会人数多少为宜

虽然俗话说“人多力量大”。但在公司许多事务的处理上尤其是开会时就不一定是人多力量大。法国的工程师林格曼（Ringelmann）曾做过一项引人深思的拉绳实验，以此来证明人数与最终结果之间成反比的现象的存在。他把实验对象分成四组，分别是1人组、2人组、3人组和8人组。在2人拉绳时，2人组的拉力相当于他们单独力量总和的95％；3A拉绳时，拉力相当于单独力量总和的85％；8A拉绳时，拉力总和只相当于单独力量之和的49％。这就说明团队人数越多，越容易出现滥竽充数的情况。

在前面我们探讨了会议时效最大化（以任务为导向）和会议成效最大化（以过程为导向）之间的矛盾。而设定参会人数就反映了这一矛盾的平衡。

人数太多：这是开会中很常见的问题。尽管集各家乏长很重要。但如果你想逐个听取意见，则无法把讨论深入下去。此外，会议规模越大，就会平添很多冗赘的环节，真正互动的人就越少，因此就容易出现会议纪律散漫、开会走神、互相交头接耳等现象。在发言时，则会因为发言的人太多，所预留的时间不够而造成无法进行深入、透彻的研讨，使发言也像走马灯似的，最终使会议流于形式。

人数太少：如果参会的人数太少，就不能活跃会议的气氛，起不到开会集思广益的效果，更无法激发参会人员思想的火花，其解决问题的能力和集体创造力都会受到限制。

那么参会人员多少合适呢？参会人员的规模取决于会议任务。解决问题只需要5个人协作就能攻克难关，而且每个人都能作出显著贡献，投票以奇数为最佳，超过8个人就很难使意见保持统一。要想集思广益，10人左右最适合调动积极性和创造性，而且每个人都能各抒己见。

还有就是前面提到的开会人数与成本之间的平衡问题。想要确定会议规模，就免不了成本核算。日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把～个醒目的“会议成本分配表”贴在黑板上。会议成本的算法如下：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。公式中之所以是平均工资的3倍，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会的态度就会慎重，会议所取得的效果也十分明显。所以在组织会议前，你不妨利用上面的公式，对你此次会议的成本进行核算，以保证参会人员的人数最为合理和科学。

2.不同类型的参会团队对会议的影响

你在日常工作中有没有仔细观察过，会议桌前，不同类型的团队做事方法和效率是截然不同的。怎样让团队优势互补不仅关乎会议的成功与否，还关系着公司的管理效率。我们不仅要让每个员工的个性优势得到充分发挥，又要使他们规避劣势。下面是几种典型的团队类型。

●多元型与单一型。有些项目需要单一职能型的成员（他们的背景、性格和价值观相似）。单一职能型的团队成员能快速建立协作关系，不太可能发生冲突。但是，由于得出的结论缺乏新意，所以他们适合处理定义明确、简单易行的任务。

而另外一些项目则需要跨职能的团队成员来完成。这些问题可能不单单出现在某个部门，无法靠某一部门的力量来单独解决，而是需要由专业领域各不相同的多个团队成员来协助完成，因此可以进行有效的互补。通过交换信息，可以激发他们的大量创新思维。但这种合作的风险也随之增加。由于喜欢批判地看待彼此的观点，他们一般更适合新颖复杂的任务。在成立之初，他们容易在建立成员关系时出现问题，因此就需要一些时间相互沟通了解。美国麦当劳公司就有这样一支危机管理团队。他们由运营部、训练部、采购部、政府关系部等资深成员组成。平时他们经常组织开会，讨论突发情况的解决方案，甚至还会模拟危机，以备不时之需。比如，广告牌被风吹倒砸伤路人怎么办？如何回应记者采访？如何对家属质询给予合理答复？伤者的保险费用由谁来承担？所有这些，都需要长时间的专业化训练，才能保证他们在危急时刻快速而准确地行动。

●竞争型与合作型。合作型成员彼此更容易相处，做事更容易投入，工作表现更好。单一型小组更擅长合作。

有这样一个寓言故事：上帝创造了人类，但他担心人类不团结，于是就做了一个小测验。他把人类分成两组。并给每人发一双长筷子，要求在规定时间内把餐桌上所有、的东西都吃完，不许剩下。第一组围桌坐好，听到命令之后，他们疯狂地自顾自夹菜，但因筷子太长，这些人始终没能把菜放进嘴里，还弄得桌上乱七八糟。上帝看了很失望，便叫第二组上来。只见第二组没有着急争抢，而是把自己夹的食物放到对面人的嘴里。最后，桌_上的菜一干二净，没有丝毫的浪费。这回上帝满意地笑了。

P13-17

这本书能给你的帮助

在职场中，你是否经常会为领导交代下来的会议筹办任务而发愁：不知道该从何入手，对办会流程一头雾水。别着急！本书将会帮你解决这些难题！筹办会议的确不是一件容易的事，它不仅需要你具备很强的沟通交流和组织协调能力，更需要你掌握办会的技巧。本书以简洁的语言和清晰的脉络全面介绍了有关会议的基本常识，例如：

·为什么要开会？

·邀请谁来参加会议？

·会议有哪些形式？

·会议的议程是什么？

了解了会议本身之后，接下来又详细地告诉你在筹备会议和主持会议中需要掌握的以下几方面的基本方法和技巧：

·如何准备会议？

·如何主持会议？

·如何掌握会议中的倾听技巧？

·如何做好会议记录？

·如何结束会议？

总之，通过对本书内容具体而实用的系统学习，能够帮助你全面掌握办会要领，并让你组织的会议变得更加富有成效，从此不再对办会感到无助和发憷！通过会议筹办和会议主持工作的历练，相信你一定能锻炼和提升自己的组织能力、协调能力以及应变能力，让你的领导和同事对你刮目相看，最终使自己成为一名会议组织高手！

给你一个阅读本书的理由

本书在编写之前征求了许多工商管理硕士（MBA）和企业主管的意见，他们说市面上大多数讲授会议技巧的书不但冗长，而且理论性太强，他们想要一本快捷、易读的指南。如果你和他们的想法一样，那么你绝对不能错过本书——它简洁、中肯，同时相当具有亲和力。

·简洁：在书中你只会发现一些重要的观点，绝不会看到又长又学术的说明、案例或者练习。

·中肯：书里只有与你的工作密切相关的话题，你能马上学以致用，没有题外话，更没有对建议中隐含的深层理论的阐述。

·亲和力：本书的布局简单明了，便于大家快速阅读。书中的图表和标题能帮助你快捷有效地浏览相关的办会知识与信息。

灵活地运用本书中所介绍的方法和技巧，将有助于你在今后的会议组织工作中实现以下目标

·提高参会人员的参与性；

·激发参会人员的创造力；

·增进参会人员之间的和睦与理解；

·鼓励参会人员主动发言、积极开展会议讨论；

·提高会议的效率，让会议充满乐趣。

本书小巧精美，便于携带在身边。精炼的语言可以让你以最短的时间提取重要的信息。在会前准备、会议进行时，如果遇到问题，可以随时翻阅一下这本书，它一定能够对你有所帮助。《得心应手办会议一本就够》可谓是一本“会议的迷你字典”。

你还在等什么？赶快开始阅读吧！

入职外企、胜任职场的即食宝典。

——张艳珍 北京外企人力资源服务有限公司副总经理

一个人能在职场上走多远，很大程度上取决于他的学习力。学习可以有很多种方式，但阅读是其中必不可少的一种，对于职场新人，不妨从阅读“职场达人一本就够”开始。做职场达人，你能行！

——老可 MSN《职场人生》主持人，《你能行》作者

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——李黄珍 《职业》杂志执行主编

你在职场上做的每一件事，学到的每一点知识，都是在为自己积累职业的资本。职场资本的积累不妨就从读“职场达人一本就够”开始吧！

——赵伟 美国艾沃国际出版服务公司总裁