你知道吗？一机双屏是整理，网购是整理，换浏览器也是整理，整理不是为了整齐，整理还可以获得高效、创新、便捷、博识和人脉，整理的终极目的，是不用再整理！日本至IN至TOP整理术 信息时代职场达人的高效秘诀！

小山龙介编著的《整理的艺术》针对工作和生活，分别教授资料、环境、信息、思维、人脉、生活6种整理术，介绍很多新锐软件和尖端数码产品，超越了传统的整理方法，更适合现在的信息社会。直入正题，明白实用。

紧张的工作、铺天盖地的信息、可怕的惰性容易使人陷入混乱，丧失热情和创造力。如果不做整理，生活就会变得一团糟。但在瞬息万变的时代，传统的整理方法早已过时。现在，不仅资料需要整理，环境、信息、生活、思维、人脉也需要整理。企业和个人也只有养成整理的习惯，转变思维、调整经营方式和成功模式，才能化被动为主动，获得成功。

《整理的艺术》直入正题，以亲切幽默的方式传授了90种简明实用的整理术，教读者通过建立秩序、活用新锐软件和尖端数码产品等手段摆脱混乱，从而获得更高的效率、更多的创意和更好的生活。

《整理的艺术》作者小山龙介以其经验证明，玩转整理并非难事，翻开这本书你就会知道。

前言：整理是一种工作流程设计

图解小山龙介式“无障碍办公”绝招

Chapter 1 资料整理术 集中数据、分散浏览场所

 整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃

 整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料

 整理术03文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名

 整理术04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件

 整理术05 扫描书籍，制作电子书架

 整理术06 用SugarSync实现“无障碍办公”

 整理术07 随身携带纸质资料，实现终极“无障碍办公”

 整理术08 充实参考资料，随时实现工作效率最大化

 整理术09 只要是文件就全部放入Magic Briefcase

 整理术10 在目的地或便利店打印必要的资料

 整理术11 不关电脑电源，设为待机状态

 整理术12 用Google Documents、Picasa与他人共享文件

 整理术13 用Eye-Fi自动上传图片

 整理术14 重要的网页可以截图

 整理术15 分类使用SD卡，传递数据更高效

 整理术16 纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列

 整理术17 用100日元的笔记本整理信息

 整理术18 集中数据、分散浏览场所

Chapter 2 环境 整理术 统一环境、简化环境

 整理术19 将小物品装入透明文件袋

 整理术20 准备好出差用品，自如应付紧急出差

 整理术21 充电全靠USB解决

 整理术22 实现一物多用

 整理术23 为笔记本电脑准备三个电源适配器

 整理术24 家里和办公室使用同样的键盘和鼠标

 整理术25 用Firefox的附加组件实现网页浏览器的个性化

 整理术26 用Xmarks瞬间复制电脑运行环境

 整理术27 将办公桌的右半边变成激发创造力的空间

 整理术28 通过固定纸巾盒与笔筒的位置来保持桌面井然有序

 整理术29 分隔抽屉，充分利用空间

 整理术30 将输入法语言栏放在电脑桌面顶端的中部

 整理术31 一机双屏，扩展工作领域

 整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家

 整理术33 统一、简化工作环境

Chapter 3 信息 整理术 管理时间轴与空间轴

 整理术34 扔掉书本，提高信息吸收能力

 整理术35 写书评博客，制作数据库

 整理术36 加原创注释，将书籍变成信息数据库

 整理术37 制作杂志文章数据库

 整理术38 看报纸只记数字和关键词

 整理术39 用Technorati和“Hatena书签”搜集连上司都不知道的信息

 整理术40 用RSS阅读器自动收集信息

 整理术41 缩印插图，制作专属于自己的词典

 整理术42 将图书目录贴到笔记本上，制作图书数据库

 整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记

 整理术44 在Twitter上写生活日志

 整理术45 增加GPS定位功能，收集整理信息

 整理术46 充分使用标签来整理信息

 整理术47 用1.5倍的放映速度看电视

 整理术48 用会议记录Extreme Meetings，提高会议效率

 整理术49 群发邮件，使项目信息冗余化

 整理术50 按金字塔原理写邮件

 整理术51 管理时间轴与空间轴

Chapter 4 生活 整理术 将生活常规化，再制造一些惊喜

 整理术52 灵活网购，简化生活

 整理术53 购买同种商品，免去挑选烦恼

 整理术54 一次大量囤积，将担忧扼杀在摇篮里

 整理术55 利用便利店代收快递服务，毫无顾虑地购物

 整理术56 在公司收取书籍快递，提高自己的声誉

 整理术57 拒绝第二次聚会的技巧

 整理术58 按穿着顺序整理衣服，消除早晨的烦恼

 整理术59 建立饮食模式，进行营养管理

 整理术60 打扫卫生，重振精神，提高专注力

 整理术61 创造家和公司以外的第三场所

 整理术62 将生活常规化，再制造一些惊喜

Chapter 5 思维 整理术 分割信息与整合信息

 整理术63 将“不懂”的信息直接装入大脑，在无意识中进行整理

 整理术64 睡前输入，睡时工作

 整理术65 输出信息时，尽量集中精力做一件事

 整理术66 提高创造力的ToDo列表制作方法

 整理术67 统筹管理ToDo列表和邮件

 整理术68 在散步中整理思维

 整理术69 用香精、干花等治愈系物品转换思维模式

 整理术70 换一支笔，换一种思维

 整理术71 用图解整理思维的技巧

 整理术72 用空格强行拓宽思路

 整理术73 用思维导图将信息网络化

 整理术74 用近义词拓宽思路

 整理术75 给组群命名，提高一个层面来整理信息

 整理术76 分割信息与整合信息

Chapter 6 人脉 整理术 链接人脉与链接的快捷方式

 整理术77 扔掉沉睡一年的名片

 整理术78 交换得来的名片要立刻写上交换日期

 整理术79 收到的名片要立刻扫描，以方便阅览

 整理术80 将名片读取软件当名片检索系统用

 整理术81 给见过面的人发送个性化的电子期刊

 整理术82 在突然想起时邮寄手写信件

 整理术83 为结识知名人士举办演讲会

 整理术84 用Spysee掌握他人的人脉

 整理术85 制作富有个性的个人名片

 整理术86 宣布自己愿意做的事情，回避自己不愿意做的事情

 整理术87 给活动定主题，借此制造新闻

 整理术88 当中间人，向别人介绍朋友

 整理术89 链接人脉与链接的快捷方式

 整理术89+1 用POKEN交换电子名片

出版后记

整理术04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件

前面介绍过一种整理术，即“扔掉”打印的纸质资料。其实除了打印资料，非电子文件的纸质资料和手写记录，我也坚决地扔掉，毫不手软。正因如此，我的办公桌抽屉几乎全部清空了。

之所以能这么洒脱，原因其实很简单。因为我把所有资料都用扫描仪扫描成电子版，存进了电脑。以后只要有需要，就能随时从电脑的文件夹中找到它们。

最近市面上的扫描仪尺寸越来越精巧，即使放在办公桌上也不会占用多大空间。我现在使用的扫描仪是富士通的ScanSnap S1500。只要按下一个按钮，就会自动送纸，将文件扫描为PDF文档，还能自动存放到指定的文件夹中。我在公司和家里的办公桌上都放了一台这种扫描仪。

ScanSnap自带文字识别功能，可以识别资料上的文字，并以附带文本的PDF文档格式保存下来。这样，以后就可以用资料内的关键字进行搜索，还可以很快建构一个资料数据库。这比从资料夹中费力寻找纸质资料更有效率。

扫描仪的自动送纸功能十分重要。如果使用平板扫描仪，就不得不靠人力把资料一张一张地放上去扫描。而ScanSnap这类扫描仪则能够自动送纸扫描多张资料，ScanSnap S1500最多能自动扫描50张资料。

有了这种工具，我们就能轻松地扫描文件了。神田敏晶先生在博客中写道，他非常希望扫描仪能再附带碎纸机功能。对于这点，我深表赞同。资料扫描完毕后立刻自动处理掉，这简直就是“为了扔掉资料而存在的扫描仪”。

接下来才是最重要的问题。养成这种习惯后，我们再也无须为这些资料是否应该扫描而抓耳挠腮，总之有了资料就扫描，扫描完毕就扔掉。扫描又不费什么时间，我们也可以将这一做法变成规矩固定下来。

手上的纸质资料是否还要使用，不到需要的时候很难判断。有些我们认为不再需要的资料，某时某日可能忽然派上用场。但在资料去留这一问题上，一般都是靠当时的判断来决定的，因此这是个难度系数极高的技术活。

尽管如此，一旦我们定下规矩，凡是资料都无一例外地扫描存档，就可以省下因犹豫不决、摇摆不定而白白浪费掉的时间。并且，最重要的是我们再也不需要牺牲脑细胞来作判断了。

无须判断也就意味着谁都能够轻松胜任。我想现在应该有不少人已经拥有或者很快将拥有部下可供调遣了，这种事情你就可以放心地交给他们去做。

“这个，按老规矩处理。”只要你简单的一句话，资料就会迅速变成电子文件存入电脑了。

整理术05 扫描书籍，制作电子书架

只要充分挖掘扫描仪的潜能，就能实现书籍的电子化存储。购买了前面提到的扫描仪后，你需要再买一个裁纸机。用裁纸机切掉书脊，将书本分成一页一页的，再像扫描资料一样扫描就可以了。扫描仪的自动送纸功能一口气就能扫描完一整本书。

我自己也尝试了一下，确实很方便。一直以来我都是用书架来存放书籍的，真正常看的书只是寥寥数本。其实很多书籍与那些“也许总有一天会派上用场”的资料没有任何区别，明明不怎么常看却摆放了那么多书在架子上，无疑是对空间的浪费。但大家总觉得也许有一天能用得上，所以扔书的时候总会有些犹豫不决。扫描使我们无须纠结于取舍去留就保存所有书籍，的确非常便利。

通过这种方法，我把那些因书架空间不足而不得不忍痛割舍的书籍都保存进了电脑，家里的书架也成功减负不少。  自制电子书更强大的功能是搜索。由于扫描仪可以识别文字，电子书全都附带文本文件，因此可以进行全文搜索。打开PDF文档，输入关键词，就能完整地搜索到相关的内容。如果你以后想引用一些内容到计划书中，或是细细品味书中非常中意的段落，搜索起来都非常方便。

由于附带文本文件，我们也可以复制书里的文本内容。这样一来，引用原文时就再也不用一边看书，一边打字了。这种方法能节省很多时间，也有助于我们制作读书笔记。

这种PDF文件，我们还可以用Adobe免费提供的软件Adobe Digital Editions进行管理。这个软件里的文件排列很有书架风格，还能提示你最近看了哪些书，将图书管理变得轻松简单。

如果有些书一定要用纸质书籍的形式保存下来，那么建议你再买一本进行扫描。同时保存电子版和纸质书籍也不失为一种好办法。

这样，一种新的整理方法便横空出世了，这是仅靠保存纸质书籍无法做到的。作为一个生活黑客，相信这时你一定会有一种无可比拟的成就感。

P8-13

整理是一种工作流程设计

恐怕这世上没人会认为整理东西是一件愉快的事吧，就像这世上很少有人认为学习是件令人心旷神怡的事。整理东西就是折磨人的苦差事，就是你拼命无视、想放到最后再做的烫手山芋。如果可能的话，相信大家都希望某个品德高尚的人来代替自己下这个地狱吧。

我有一套独门终极生存术，能把这些苦差事变得轻松又好玩。在我的上一本书中，我向大家介绍了终极生存术。有了它，我们就能将大家公认痛苦的学习愉快地进行到底。这个独门秘技的关键是沉迷。因为有趣所以沉迷，因为沉迷所以学有所成，于是就更感兴趣，这就变成了一个良性循环。

这次要跟大家分享的整理术亦然。也许很多人都觉得整理是件没有创造性、枯燥又乏味的工作，但我想告诉大家，整理东西时的思考活动本身就非常具有创造性。

如何保管资料，才能在查找的时候更便捷？如何才能让办公桌井井有条？怎样整理，工作起来才顺畅？这种思考就是所谓的整理流程设计。而能够将一切打理得井井有条的人，就是能设计出漂亮整理流程的人，也可以说是非常优秀的设计师。

本书希望向大家介绍一些好点子，让大家无怨无悔地享受整理过程。同时也想向大家传递一种愉快的信息，思考整理流程是件很好玩的事，我就是怀着这样一种强烈的念头执笔写书的，因为我已经掌握了享受工作的秘诀。

设计整理流程会让工作变得多姿多彩

“这世上没有什么天生就具有创造性的工作，只有能让工作变得有创造性的人，这点很重要”，每当工作走入死胡同，我都会对自己这么说。进入一家广告公司后，我干劲十足地对自己说：“我要开始干有创造性的工作了！”但这种意气风发却像流星般稍纵即逝，区区一个职场菜鸟，怎么可能轮到你来做好玩的工作？这世道哪有这么好混？取而代之的现实，是每天埋首于毫无激情的重复劳动。久而久之，想要创造点新东西的热情也渐渐消退。当发觉自己变成那样时，我不禁大吃一惊。

在硅谷工作的时候，我有过这样的体验：即使面对内容相同的工作，用具有创造性的方法来完成才是硅谷的作风，结果工作变得越来越有趣，效果也越来越好。这个良性循环的起点，是“让工作变得有创造性”的努力钻研创意的热情。看看日本的劳动环境，长时间的劳动带走了人们的能量和热情，使我强烈地感受到“长此以往，人将不人”。整理的过程本身比较单调乏味，也正因为如此，整理的艺术才有许多余地可以下工夫进行改进。从整理资料开始，整理环境、整理信息、整理生活、整理思维，到整理人脉——如何创造性地完成大家都想留到最后再做的无聊整理工作，针对这个问题，书中各章一一向大家介绍其中的独门秘技。这一切都源于我的一个强烈信念，即“到底要有多少创意，才可以将无聊的整理工作变得妙趣横生”，这种能力与我们工作、生活的创造性和乐趣紧密相关。

高速公路也有高速公路的玩法

为什么不再使用传统的整理方法？其原因在于手机和网络的不断普及。现在信息传播的速度空前快，已经是传统整理思维无法想象的了。仅靠传统的整理方法，我们已经无法招架奔涌而来的信息洪流了。 仔细分类，认真装入文件夹，小心贴上标签，再整齐地摆放到书架上，这种细致的整理方法的确在信息还是涓涓细流的时代发挥了巨大的作用，但在当今信息汹涌的时代，这种做法无疑是不合时宜的。 尽管如此，还是有许多人想花些时间仔细地整理信息，可一做起来便发现太耗时间，根本无从下手，于是便深信自己不适合干整理的活儿，这种人为数不少。现实总是事与愿违。有人喜欢整理，愿意认真细致地整理东西，可一站到信息高速公路上，面对信息的湍流却无所适从，不知该从何处开始着手。 传统意义上喜欢整理的人，到了这个时代可能会觉得生不逢时。我们为何不试试转换思路呢？要相信高速公路必然也有高速公路的玩法。我特别希望大家能转换思路，然后体会一切不断变得井井有条、整洁明快的感觉。在现今这个时代，只有转换思路，大家才能享受到整理的乐趣。

传统的整理术，未来的创新

执笔写作本书的期间发生了美国次贷危机，全球都笼罩在不景气的阴霾之中，丰田、索尼、松下等具有代表性的日本大制造商无一例外都出现了巨额亏损。这个动向，在我来看其实也是个整理洗牌的过程。

日本今后会变成什么样？会向什么方向发展？要看清这一切，我觉得有必要再梳理一次现在的成功模式。经营方式也应该重新整理，使之能适应新时代的特点。 这不仅限于企业，对个人而言亦然。在这个转型的时代，传统的职业生涯成功模式可能再也行不通了。有人放眼望去，感觉没有未来，没有出路。有人即使跳槽可能也无法改变，反而越来越贫穷。面对这种状况，我们该如何生存？在这个日新月异、令人眼花缭乱的时代，我们不能再墨守成规，应该靠自己来发明、发现并构筑新的成功模式。我想这种设计家的能力对每个人都是十分重要的。

一言以蔽之，这种能力就是创新能力。本书讨论的是流程设计，也就是对流程的创新。

书中所讲的整理术不仅是对旧方法的改善与改进，更是一种思维的转变，一种创新。

时至今日，这种创新已成为日本乃至全世界直面困难、渡过难关的制胜法宝。从个人层面创造出新的独门秘诀，对生活黑客（Life Hacker）而言也尤为重要。如果各位在阅读本书后，开始大刀阔斧地革新、改造工作流程，本人将感到莫大的荣幸。

小山龙介

在快节奏的现代生活中，多数人都处于紧张忙碌的混乱状态，忙于应对工作和生活，时间总是不够用，许多事情总被留到也许永远都不会到来的“将来”去做，很容易身心俱疲。这时，我们就需要整理了。

日本人素来重视整理，将整理发展成了一门学问——整理术。本书作者就是一位整理达人。除了整理术，他还对学习术等其他各类生存术颇有研究。

本书的主旨就是生存术。作者认为整理术是生存术的一种，而生存术是超越常规，抓住灵机一动的点子产生的更有创造性、更高效、成本更低的工作方法和生活方式，简明实用、精益求精。

从生存术，作者又引出“生活黑客”的概念，并以生活黑客的标准衡量整理工作。不论性质好坏，。黑客给人的印象总是敏捷有力的。按作者的理解，生活黑客是具备超强生存术、工作生活都很成功的人。他们善于学习和总结，天马行空却张弛有度，能自创先进方法，对于解决问题总是主动出击、乐此不疲，由此才能在复杂多变的环境中做到游刃有余。

生活黑客这一新锐尖端、积极有力的形象，一反现代人普遍的疲惫无力，让我们看到了生活的另一种可能，极其鼓舞人心。而作者通过本书为我们展现了一个活生生的生活黑客形象——他将整理的范畴从一般意义上的资料、信息整理扩展到了环境、生活、思维和人脉的整理，将自己的工作和生活安排得井井有条，行文又生动有趣、简洁明了……

总结归纳或者“唤醒、发现”生活中的整理术很重要，秉持“整理”这一积极健康的生活态度也很重要。在日益全球化、各国商业环境越来越相似的今天，相信这本书对我国读者而言也很有学习的必要。

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2012年1月