本书依据《面向21世纪教育振兴行动计划》中提出的实施职业教育课程改革和教材建设规划的要求，根据教育部职业教育与成人教育司组织编写的全国中等职业学校(三年制)教学指导方案而编写，本教材是中等职业学校文秘专业主干课程教材，也可作为业务岗位培训教材，还可以作为广大企业职工的自学读物。
中等职业学校是一个培养和造就适应生产、管理、服务和技术一线的应用型人才的教育机构，本教材在编写中不仅依据课程的特点和当前中等职业学校的实际情况，还依据了劳动和社会保障部秘书职业技能鉴定标准和秘书职业技能鉴定规范，加强了本教材的实用性和科学性。