现代社会，会议作为集中众人的智慧来讨论议题的一种活动形式已随处可见，但是每次开会大家都感到感到非常疲倦，其实会议也可以开的很简单。那么，如何安排会议才算是合理、有效的呢?

本书正是以这个问题为主旨，力求能够帮助会议组织者提高开会效率，降低会议的各项成本，从而做好会议的管理工作。全书用最少的文字篇幅阐述讲解更为详细的内容，并加以适当的事例分析，努力成为囊括内容较为广泛的工具书，从而使各个方面的与会议相关的人员都能通过此书有所收获。

当今社会,会议作为一种集中人的智力来讨论议题的活动形式已随处可见,而且开会议题在现代企事业单位的发展中显得越来越重要。本书首先对会议进行了总的介绍,然后逐步、逐项地进行详细的阐述，以会前、会中、会后的顺序讲述了会议中复杂的会务工作，又对会议的主持人、与会人员的工作事项进行了详细的分析、介绍。

序 言(1)

第一章会议的含义和类型(1)

第一节会议的含义(1)

一、什么是会议(1)

二、会议活动的构成要素(2)

三、会议的特点和成本(6)

四、会议的功能与意义(9)

第二节会议的类型(15)

一、按会议的规模划分(15)

二、按会议的模式划分(15)

三、按会议的性质划分(17)

四、按会议的公开程度划分(18)

五、按会议的地点划分(18)

六、按会议的方式划分(19)

第二章会前准备工作一(21)

第一节会前六项确定(21)

一、确定会议的目标(21)

二、确定会议的形式(23)

三、确定会议的规模(28)

四、确定会议的时间、地点(31)

五、确定会议的议程(41)

六、确定与会人员(46)

第二节会议相关文件(50)

一、拟发会议通知(50)

二、准备会议文件、证件(55)

三、制作会议简报(62)

四、制定会议规范(65)

第三节会场设施及相关设备布置(67)

一、会场设施和会议用品(67)

二、会场布置与座次安排(71)

三、会议场地的设备布置(79)

四、会前检查(83)

第三章会问会务工作(87)

第一节报名、签到与入场(87)

一、报名工作(87)

二、报到工作(87)

三、签到工作(89)

四、人场工作(91)

第二节会间秘书的相关工作(91)

一、秘书的会议工作(91)

二、会议记录工作(94)

三、打印会议记录(104)

第三节会议发言讨论、决议及相关工作(106)

一、会议发言(106)

二、会议选举、表决工作(108)

三、会议保密工作(115)

第四节会间服务工作(117)

一、会间娱乐(117)

二、住会服务(119)

第四章会议主持工作(123)

第一节会议主持人要求(123)

一、主持人人选(123)

二、主持人的职责(125)

三、主持人的素质、修养规范(126)

第二节会议主持要求(128)

一、主持人开场白(128)

二、会议主持的方法(130)

三、有效控制会议的进程(139)

四、改善沉默，打破冷场(142)

五、减少会议中的空话、废话(144)

六、化解意见冲突(146)

第三节会议主持诀窍(150)

一、主持人的语言艺术(150)

二、主持人的倾听艺术(153)

三、主持人的身体语言(155)

四、控制会议中的“麻烦人物”(159)

五、结束会议的技巧(173)

第五章会议与会工作”(177)

第一节与会者要求(177)

一、与会人员的礼仪要求(177)

二、与会者的职责(185)

三、保持良好心态(187)

第二节与会者发言(191)

一、发挥影响力(191)

二、倾听他人发言(194)

三、发言的技巧(197)

四、发言的主旨结构安排(201)

五、发言的语言艺术(206)

六、发言时的注意事项(212)

七、结束发言(214)

第六章会后工作(217)

第一节安排与会人员离场(217)

一、交通工具的安排(217)

二、送客细节(218)

三、握手致意，礼貌周到(219)

第二节工作评估和总结(220)

一、会议评估(220)

二、会务工作总结(227)

第七章会议管理实务分析(231)

第一节法定性代表大会(231)

第二节学术性会议(233)

第三节显示性会议(235)

第四节信息性会议(237)

第五节会商性会议(241)

第六节工作性会议(244)

5.会场布置注意事项

在布置场地时，要注意以下几项：

①会场吸烟事宜。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸了。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，应在会场中明显处张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

②如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。

③视听器材。黑板(白板)、报纸、幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、投射机与放映机所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。

④除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

⑤当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。

6.座位排列

布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少而定。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个与会者跟其他的与会者进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在u型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主持人之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

(1)排列座次的规则

①凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。

②按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。

③按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。

④按照姓氏笔画为序排列座次。

(2)排列座次的方法

①横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员(代表)，后排候补委员(代表)。

②竖排法。即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。

③左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。

7.相关提示

通常情况下，人们一旦走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。但奇怪的是，当人们走进教室或会议室，却往往会选择极其不利的位置。在教室内，人们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外。在会议室内，人们多半选择令主持人及其他与会者忽视他们存在的死角地带。

那么，为什么会出现这种情况，会那样不重视会议室内的座位呢?理由大概有二：第一，参与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要；第二，他们认为置身在不显眼之处较为安全，也较为舒服。这是严重的错误。会议是说服他人接受你的意见的一种场合，也是让你获取成功的一个途径。因此，会议室内的座位应审慎选择。下列的几个原则，可供与会人员参考采用：

①切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人特别是令主持人看得见你的地方，只有令人看得见才能引人注意，能引人注意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，则最好是坐在面对主持人的会议桌的另一端，或坐在接近主持人的左右两边，以便增加跟主持人沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而主持人坐在长方形一边的中央，则应选择双翼末端的位置，在这样的位置才可以通过桌面与主持人交谈，而不必通过其他与会者的头部与主持人交谈。倘若会议桌是方形的或圆形的，则应坐在面对主持人的位置。

②平常多观察主持人在会议中的举动。假如主持人有咨询邻座者意见的习惯，则要争取这个可以扮演“顾问”的角色的位置，以增加对主持人的影响力。

③在任何会议场合，你的顶头上司若坐在你跟主持人之间的位置，则对你是极端不利的，因为主持人如果朝你这方向发问，你的顶头上司势必抢走你答复的机会。你应调整位置，最好是坐在你的顶头上司的对面，因为一来主持人与你对话的机会不会被你的顶头上司所垄断；二来，你在顶头上司发言之后再为他作补充时，不但全场的视线集中于你，而且你可跟顶头上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。

④倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材，则不要坐在此等器材之后，以免令自己的位置被贬低到此等器材之下。

⑤倘若想在会场中选择有利的位置，则切记：不能迟到。

⑥不论如何选择有利的位置，有一点必须随时留心：千万别坐在主持人的位置上。P.77-79

当今社会，科技发展突飞猛进，会议作为集中人的智力来讨论议题的一种活动形式已随处可见，并在现代企事业单位的发展中显得越来越重要。根据有关统计显示，世界各地每天都在进行着不同形式的会议活动，数量需以百万计。在我们日常的工作实务中，讨论大小事情，探究公司、企业竞争发展方向，达成协议或是激励员工志气等等，无一离开会议可行的。足见，会议作为一种不可或缺的管理活动，在我们的现实生活中起着无可替代的重要的作用。

随着计算机的出现，会议也有了采用计算机网络为手段等新的形式，会议的形式发展到今天可谓形式翻新、种类繁多。但是会议的成本是相当昂贵的，曾经有人这样作比喻说：“如果在一个城市召开一次国际会议一，就相当于一架直升机在这个城市的上空撒钞票。”是的，这丝毫都不夸张，近年来会议的开销直升猛进，达到了人们无可估量的地步。这同时也说明了一个问题，合理有效地安排会议愈显重要。

那么，如何安排会议才算是合理、有效的呢?

本书正是以这个问题为主旨，力求能够帮助会议组织者提高开会效率，降低会议的各项成本，从而做好会议的管理工作。

本书本着用最少的文字篇幅阐述讲解更为详细的内容，并加以适当的事例分析，努力成为囊括内容较为广泛的工具书，从而使各个方面的与会议相关的人员都能通过此书有所收获。

书中结构采取极为明了的形式。首先对会议进行了总的介绍，然后逐步逐项地进行详细的阐述，以会前、会中、会后的简单明了的层次进行。其中在讲述会中的会务工作时，我们又将会议的主持人、与会人员的工作事物进行了详细的单独分析。

总之，我们希望通过本书能够给您进行会议管理带来更多的轻松。由于时间仓促，加之水平有限，错误及疏漏之处还望广大读者朋友能够不吝赐教，以便及时纠正。