这是一本非常有价值的书，史蒂文向读者介绍了自己在快速结账方面的秘笈。介绍了如何更快地结账并编制财务报表的大量改进措施，按照各章节所列示的顺序逐步加以实施这些改进措施，就能确保结账工作在一天内完成。本书对所有财务经理来说都是一本绝佳之作。它清楚阐述了公司如何实现快速结账以及这样做所能带来的巨大收益。本书应该成为财务经理的必读之作。

对财会人员而言，最常见的挑战之一，是怎样才能以最短的时间完成月底的结账及财务报表编报工作。公司传统的结账流程非常缓慢，世界500强平均需要大约三周的时间才能编制出公司的财务报表。本书向读者介绍了如何更快地结账并编制财务报表的大量改进措施，按照各章节所列示的顺序逐步加以实施这些改进措施，就能确保结账工作在一天内完成。

第1章

引言

快速结账最佳实务的不同类型

快速结账最佳实务的好处

影响快速结账最佳实务的法律问题

实现快速结账最佳实务的步骤

小 结

第2章

公司当前的结账流程

传统的结账流程：基本步骤

多分部公司结账所需的额外任务

跨国公司结账所需的额外任务

上市公司结账所需的额外任务

结账流程中的问题

小 结 

第3章

审核结账流程

结账流程中的步骤总结

应付账款结账流程审核

票据结账流程审核

存货结账流程审核

现金结账流程审核

最终结账流程审核

结账流程全部持续时间 

小结

第4章

调整结账活动的时问安排

改变结账观念

对分部交易的检查和纠正贯穿当月 

每天编制银行存款余额调节表

审核没有兑现的支票

更新存货减值准备

按成本与市价孰低确定存货价值

计算制造费用分摊基础

开具定期发票

对运货日志和签发的发票进行初步比较

对可转嫁费用进行初步审核

更新坏账准备

初步审查可报账时数

应计利息费用

确定需缴纳的养老金数额

确定弹性支出账户金额

应计未付工资

计算没有使用的休假时间

应计差旅费

调节资产和负债账户

计算折旧

初步计算佣金

检查财务报表的错误

提前完成选定的财务报告

延迟结账活动

小 结

第5章

修订财务报表的内容

缩减报告内容并改变传递方式

使报告标准化

从报告包中消除成本报告

使财务指标与报告包相分离

小 结

第6章

优化会计分录和会计科目表的使用

消除不重要的会计分录

标准化会计分录

转化成重复的会计分录

集中编制会计分录

编制应计费用分录，消除结账等待

会计分录的自动转账

只对外部报告使用应计项目 

定义账户 

标准化会计科目表

公司内部交易的自动消除

小 结

第7章

标准化和集中化

标准化对结账流程的影响

集中化对一个多会计部门公司的影响

集中化对单一会计部门的影响

在并购活动中融入标准化和集中化

小 结

第8章

存货结账

创建存货追踪系统

实施永续盘存

减少存货量

按成本与市价孰低法给存货计价

检查存货减值

预防存货减值

小 结

第9章

票据结账

在上个月度开具定期发票

电算化发货日志

从核心结账流程中消除可转嫁费用流程

消除月底报表

每天打印发票

通过电子数据交换来传递交易

小 结

第10章

工资支付结账

在计算机系统中自动计算佣金

简化佣金结构

建立激励薪酬管理软件

在公司内部网上发布佣金信息

避免调整最初的应计佣金

使用一个计算机化的时钟

使用一个网络基础的考勤系统

自动化应计假期

合并病休时间和假期时间 

对要结转的假期时间设限

小 结

第11章

应付账款结账

月底自动截账

仅仅根据收货单进行支付

自动进行三方核对

减少必需的审批

对发票的批准使用负面保证

使用采购卡

要求供应商在发票上指明其代码

通过电子数据交换来接收账单

要求供应商通过网站输入发票

审计费用报告

自动化费用报告

将公司差旅政策链接到自动费用报告系统

发布一个标准的账户代码清单

将供应商的询问与应付账款数据库相链接

自动化定期付款流程

消除手签支票

使用印戳

忽略供应商发票，按清单支付

向供应商发布标准的调整信件

小 结

第12章

现金结账

通过网络获取银行账户信息

避免支票转账时的延误

通过保险箱来回收应收账款

建立一个保险箱截流系统

在线获得来自保险箱的支票影像

合并银行账户

小 结

第13章

自动化对结账流程的影响

快速结账自动化应遵循的原则 

持续实施较小的程序变动

自动化总账界面

安装一个网络版的计时系统

安装工作流管理系统

安装合并软件

安装数据仓库

安装企业资源规划系统

小 结 

第14章

对结账流程的持续改进

持续改进流程

流程改进效果的衡量

小 结 

附录A完整的结账核查清单

附录B快速结账的政策和程序

附录C软结账清单

附录D年底的结账清单

索引

因此，即使一个公司固执地投身于在整个会计部门实施合并程序这一理念，在不同地方使用不同的软件将可能导致相同流程的多个版本，因为每个在使用的系统都有自己的流程。更新这些不同版本的程序很困难，需要花费很多时间才能完成。而且，如果一个总部会计人员需要分部的一个特定账户的详细信息，他必须联系分部会计人员，才能获得这些信息，而不是通过计算机来获得，这种延迟大大增加了合并流程中差异分析部分所需的时间。

·过度分权。一个多分部公司结账流程的组织工作可能会导致很大的舞弊风险。当单个报告实体的经理人员被授权对所在运营单位的会计部门进行管理控制时问题就产生了。通过对会计部门进行管理控制，分部经理们可以对报告给公司总部的财务信息施加影响，不仅通过完全欺骗性的会计处理，而且还可以通过对财务成果度量指标的计算施加影响来达到上述目的。

与分权相关的另一个问题是在分部的财务信息被报告到公司总部会计部门以便编制合并报表之前，分部的会计人员必须对其进行整理，检查并得到分部管理层的批准，从而导致分部财务信息要经过很长时间才能被提交到总部。如果公司存在多个报告层级，以至于每个相继的上级在准备、编制财务报告并将其提交到更上一级之前都必须等待下级报告主体的财务报告，那么问题就更明显。

·低质量的数据。公司会计人员可能在将会计信息组织成具有一定信息含量和符合公认会计原则的财务报告方面做得很好，但是仍发布了不准确的信息。这个问题是由于输入不正确的业务数据导致的。导致所输入的数据不准确的原因有多种，包括对数据输入人员的培训不充分，会计软件在数据自动核查方面功能不完备以及缺乏处理基本业务的流程等。在公司层面解决这些问题的成本非常高昂，并大大增加完成结账流程所需的时间。

·变更会计科目表。一个多分部公司最常见的结账问题之一就是将不同的分部会计科目表映射到中心会计科目表。在这个过程中极易犯错误，并需要大量的解释说明，因为分部和公司总部对同一个账户的定义可能相差甚远。其结果不仅仅是导致了错误的映射，而且导致不同期间会计账户内容的不一致，从而使很多账户的趋势分析变化莫测。

·电子数据表的使用。典型的会计人员喜欢使用电子数据表，因为使用它能非常简单地从总账中提取数据，在电子数据表中处理信息，并使用这个处理结果编制调整分录进而过到总账中。然而这个流程需要手工操作，并存在犯错误的风险，这是由于数据输入错误和使用了不正确的电子数据表公式导致的。当一个特别复杂的电子数据表的创造者离开公司，从而使得公司没有人理解这个工作表如何使用时，就产生了另一个问题。一些有多个分支机构的公司是如此广泛地使用电子数据表，以至于根本没有公司层面的会计软件。他们仅仅将各分支机构的财务结果合并到一个电子数据表中，并以此为基础编制所有的财务报告。因此，过度使用电子数据表会导致可能的报告错误，使结账流程成为手工作业和过度依赖精通电子数据表使用的员工等。

·多种报告格式。一旦公司会计人员完成了财务信息的合并之后，仍然可能需要很多天才能发布财务报告，因为公司管理层对相同报告需要非常多的版本。有些是在分部层面发布的，有些面向公司总部高层，有些面向公众投资者，还有一些面向债权人等等。在一个相同的财务报告包的基础上形成如此多的报告版本将增加结账负担，使结账时间延长好几天。

·与舞弊的联系。结账流程越长，其中舞弊的机会就越大。例如，如果结账通常在一天之内结束，那么任何人都没有办法将迟发的货物确认为上个月的收入，因为财务结果已经发布了。相反。一个冗长的结账期允许经理人员花费数天来思考如何更好地调整报告的财务结果，使其符合自己的利益。

P18-19

对总会计师而言，最常见的挑战之一在于尽快地在月底进行结账并签发财务报表。公司管理层、外部投资者以及证券交易委员会(对上市公司而言)都需要在尽可能短的时间内获得最终的报告。然而，传统的结账流程非常缓慢，若干调查显示一般的公司需要大约两周完成下属分支机构的结账工作，接下来需要大约三周才能编制出公司的财务报表。拥有良好组织的结账系统的公司可以将这个时间减少到大约两周，而那些拥有最好结账流程的公司可以将整个结账期减少到四天。这些结果代表过去几年来在缩短结账时间方面所取得的改进，但是没有大幅度改进的趋势。因此，很明显，公司在缩短结账所需时间方面面临着很大困难。

本书向读者介绍了如何更快地结账并编制财务报表，使用本书中所介绍的原则，结账工作可以在一天内完成。本书中所讨论的一些关键改进步骤如下：

·将结账活动开始时间调出核心结账期。

·减少财务报表的内容。

·使会计分录标准化和自动化。

·标准化会计科目表。

·集中会计职能。

·采用存货追踪和盘点系统。

·将发票支付移出核心结账流程。

·为咨询人员使用一个网络考勤系统。

·简化佣金的计算过程。

·优化应付账款的审批流程。

·将供应商的应计发票与订单数据库相链接。

·将财务报表合并软件与现有的会计软件相整合。

·将持续改进审查融入到结账流程之中。

上面这些要点仅仅是本书所建议的大量改进措施的一小部分。只实施其中的单项改进无法显著缩短结账期。相反，只有按照本书各章节所列示的顺序逐步实施以上改进措施，才能达到将结账流程缩短到一天的结果。

史蒂文·M·布拉格

科罗拉多州

2005年5月

这是一本非常有价值的书，史蒂文向读者介绍了自己在快速结账方面的秘笈。数年来我将他的快速结账技巧应用于公司实务之中，并享受到了这一技巧所带来的巨大效益。我对所有那些渴望对公司产生巨大且有利影响的财务经理强烈推荐这本书。

——理查德·V·苏德斯

美国第一数据服务会司总裁兼首席执行官

《快速结账最佳实务》对所有财务经理来说都是一本绝佳之作。它清楚阐述了公司如何实现快速结账以及这样做所能带来的巨大收益。本书应该成为财务经理的必读之作。

——贾妮丝·M·罗西尔·安德森

德勘会计师事务所负责人