员工如何评估自己和企业岗位之间的契合性?如何了解企业岗位的工作内容和工作要求?如何处理工作岗位上的工作事项?如何掌握处理这些工作事项的技巧和方法?如何知道别人是怎样处理同样的工作的?如何缩短和同事之间的差距?本套岗位培训手册系列图书将针对每个具体的岗位，提供精细化、标准化、实务化、模块化的全面解决方案，通过员工个人的自我培训，明确自己岗位上的具体工作内容和工作事项，并获知处理这些事项的工作流程、方法和技巧，从而全面提升自己的岗位操作能力，获得加薪和职务提升的机会。

本书将岗位和实际工作紧密相连，针对实际工作中出现的问题，提供了切实可行又真正可靠的解决方法，具有很强的操作性和实用性，可以提高秘书岗位整体的工作效率。主要包括会务管理、商务活动管理、办公室管理、信息与档案管理等内容?

本书主要适用于秘书从业人员、行政管理人员、咨询人员及企业培训人员，可以作为其参照执行的考核标准和工作规范。

第一章 秘书人员8大工作事项

第一节 秘书人员具体都做什么

第二节 从事秘书职业的相关准备

第二章 商务沟通

第一节 接待工作应知应会的6件事

第二节 沟通与协调工作应知应会的6件事

第三节 商务谈判应知应会的7件事

第三章 会务管理

第一节 会议筹备工作应知应会的8件事

第二节 会中管理工作应知应会的7件事

第三节 会议善后工作应知应会的5件事

第四章 商务活动管理

第一节 商务活动应知应会的7件事

第二节 商务旅行应知应会的6件事

第五章 办公室管理

第一节 办公环境管理工作应知应会的7件事

第二节 办公资源管理应知应会的5件事

第三节 办公效率管理应知应会的4件事

第六章 信息与档案管理

第一节 信息管理应知应会的7件事

第二节 档案管理应知应会的6件事

第七章  日常办公事务处理

第一节 文书处理应知应会的7件事

第二节 其他事务应知应会的4件事

第八章  常用事务文书写作

第一节 行政事务文书写作应知应会的6件事

第二节 公关礼仪文书写作应知应会的5件事

第三节 涉外经济文书写作应知应会的7件事

第九章 商务礼仪管理

第一节 个人礼仪应知应会的4件事

第二节 商务礼仪应知应会的6件事

第三节 涉外交往礼仪应知应会的2件事

(三)准备接待用品

1．茶、水、饮料

(1)秘书人员应将茶杯整齐摆放于每个座位右前侧适当位置，茶叶应放在茶叶盒内摆放于固定位置。

(2)需使用饮水机的会议，秘书人员应提前半小时将饮水机打开，如使用暖瓶应在接待前半小时将开水灌满并整齐摆放。

(3)接待中需放置饮料的，秘书人员应将饮料整齐摆放于每个座位右前侧的桌面上。

2．文件资料

接待中如需准备相关文件资料，秘书人员应提前备好，最好是装袋，放置于座位正前方、座签外侧的桌面上，文件封面向上，文件下部对向座位。

3．水果、水果刀

(1)接待时如需准备水果，秘书人员应提前把水果洗净，摆放整齐，放置于桌面中央不影响翻阅文件和记录的位置。

(2)如果是长方形桌子，秘书人员应将各类水果混合摆放，分盘放置；如果是茶几等分散桌子，则应将水果分为小盘，每桌放置。

(3)秘书人员应在水果盘内放置水果刀，刀把对向座位。

4．烟、火、烟灰缸

在接待人数较多时，秘书人员可将香烟拆开，将烟置于盘内并摆放整齐，放置于水果盘附近，盘内放置打火机、火柴等点烟器材，烟灰缸可视桌子大小摆放整齐。

5．秘书人员在接待室内应随时准备一些报刊杂志或介绍本企业历史、宗旨及服务范围方面的资料，供客户等待时阅读。杂志最好是最近出版的，不要摆放破旧且过时的报刊。

(四)准备礼品

商务送礼是一门艺术，有其约定俗成的规矩，送给谁、送什么、怎么送都有讲究。秘书人员准备见面礼时，应做到以下几点。

1．礼物轻重得当。一般讲，礼物太轻，很容易让人误解为瞧不起他。但是，礼物太贵重，又会使接受礼物的人有受贿之嫌，特别是对上级、同事更应注意。

2．送礼间隔适宜。送礼的时间间隔也很有讲究，过频过繁或间隔过长都不合适，频繁送礼的目的性太强。一般来说，以选择重要节日、喜庆、寿诞送礼为宜。

3．了解风俗禁忌。送礼前应了解受礼人的身份、爱好和民族习惯，免得送礼送出麻烦来。

4．礼品要有意义。选择的礼品必须与心意相符，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的。

(五)通知迎接、陪同人员

1．根据来宾的活动内容，秘书人员应事先拟定出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，立即通知有关人员不要外出，并做好准备。

2．秘书人员根据来宾的身份和抵达的日期、地点，通知及安排有关领导或迎接人员到车站、机场和码头迎接。

3．在合适的时机秘书人员要按照大体对等的礼仪原则，安排有关领导看望来宾，需事先通知、安排好地点和陪同人员。

4．根据来宾的要求，秘书人员安排体育活动，通知体育场馆做好场地、器材等准备，并通知和安排陪同人员。

5．在来宾离开时，秘书人员要通知和安排有关领导或工作人员到住地或车站、码头、机场为其送行。

P19-20

企业招聘工作的目的就是要找到合适的人，并将各类人才对号入座放入合适的岗位。员工如何评估自己和企业岗位之间的契合性?如何了解企业岗位的工作内容和工作要求?如何处理工作岗位上的工作事项?如何掌握处理这些工作事项的技巧和方法?如何知道别人是怎样处理同样的工作的?如何缩短和同事之间的差距?为此本套岗位培训手册系列图书将针对每个具体的岗位，提供精细化、标准化、实务化、模块化的全面解决方案，通过员工个人的自我培训，明确自己岗位上的具体工作内容和工作事项，并获知处理这些事项的工作流程、方法和技巧，从而全面提升自己的岗位操作能力，获得加薪和职务提升的机会。

针对同一岗位在不同行业的细微区别，我们的处理原则是以国家职业标准作为统一的指导原则。

你为什么需要本套系列图书?

1．你也许买过很多的管理类图书给自己充电，然而，本套丛书与众不同——本套丛书与你的工作紧密相连，将你和你的岗位紧密地结合起来，直击你面临的困难和亟待解决的问题。

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如何应用本套系列图书?

1．如果你刚刚进入这个岗位，你首先应该明确岗位工作内容和工作事项，并按照我们的指导明确自己工作的几大类事项和每大类事项中的工作小项，从而清楚地知道自己应该承担怎样的责任，拥有怎样的权利；其次，你应该知道每件事是如何处理的，有着怎样的步骤和流程；最后，为了获取职业能力的提升，你应该注意我们提供的一些处理方法和技巧，从而为自己的岗位能力提升以及职务提升做好相应的准备。

2．如果你已经在这个岗位上工作过一段时问，还没有获得职务的提升，或者觉得工作中总是存在这样那样的问题，你应该对照这些事项，检查自己工作中的纰漏，找出自己工作的不足，找到和同事的差距，提升自己的工作效率，从而获得职务的提升或薪酬的提高。

3．如果你是这个岗位的主管或者高层管理人员，那么，本套系列图书手册可以作为你培训员工或者送给员工让其自我培训的教材，从而提升员工整体的工作效率。

4．本套系列图书的工作事项还可以作为主管或者高层管理人员对员工进行绩效考核和确定薪酬的依据，同时也可以为人力资源管理人员提供岗位说明书的具体内容。

5．如果你只是对岗位的某些问题不是非常清楚，或者需要了解某些问题的处理方法，你可以直接查阅。

本套系列图书体例安排如下：

本套图书首先列出每个岗位的工作大事项和基本的岗位素质要求，然后就每个工作大事项分章讲述本事项所包含的小事项。对每个小事项，我们分工作步骤、工作知识、注意事项、方法、技巧以及实战案例进行讲解，以便于读者针对每件事和每个问题对号入座。

为了让每个大事项中的小事项清晰可见，在每章的前面我们都放置了事件表，以便读者从整体上把握每件事。我们尽量把每件事情细化，如果还有不全面的地方，敬请读者谅解!

《秘书人员岗位培训手册》总策划谭丽琴，统筹洪荣聪，校对张洵洵、洪锦彩，本书第一章由洪锦兰编写，第二章由谭丽燕、庄健编写，第三章由洪锦燕编写，第四章由祝丽、洪秋霞编写，第五章由洪锦兰、张孝艳编写，第六章由谭丽燕编写，第七章由洪锦兰、闫森编写，第八章由谭丽燕、洪锦兰编写，第九章由谭丽琴、田苗编写。

编者

2006年6月