现今随着我国经济的发展，各行各业的兴旺发达，秘书职业更是呈现出无比的生机，成为一个充满机遇的职业。第一次当秘书的你准备好迎接挑战了吗？本书将从最实用、最独特的角度解析秘书工作的方方面面，让第一次当秘书的你快速入门，有章可循。让你和那些成功的优秀秘书在书中相遇，使第一次当秘书的你对这一职业有个直观的感受，并在这些鲜活的例子中找到自己的目标。本书让第一次当秘书的你从彷徨不安走向成熟优秀，对于那些从事这个职业多年的“老秘书”，再次审视自己的职业……你会发现，未来的道路在本书的叙述中变得更加清晰和明朗。

本书从最实用、最独特的角度解析秘铭工作的方方面面，教给第一次当秘书的你当好秘书的全套本领，使你能像心理学家一样善于观察和理解他人，像政治家一样有灵敏的头脑，像外交官一样有潇洒的风度。你将熟谙各种商业往来小的法律关系；具备相当的金融和税务方面的知识，有凋查各种棘手问题的丰富经验。总之，读完此书，你将远离从前的青涩和彷徨，取而代之的是十二分的从容，一百分的自信……

前 言

机遇无限的秘书职业

充满机遇的秘书职业

香港启示录

机遇与风险并存

从秘书到首席代表

类型丰富的秘书职业

行政事业单位秘书

企业秘书

董事会秘书

各种级别的秘书

秘书的职业成功路线

秘书的职业路线

秘书的产业路线

你适合当秘书吗

秘书自我分析二十条

第一次当秘书自问六条

准备好，开始你的秘书职业生涯

第一印象很重要

赶快融入组织文化

建立良好的人际关系

勤奋地工作

秘书素质剖析

秘书的性格特点

內外兼具

稳重踏实

灵活变通

善解人意

秘书的性格健康标准

秘书的才能特点

智能方面

思维能力方面

组织能力方面

秘书的心理特点

甘于默默无闻

乐观谦和

积极向上

做个心理健康的秘书

秘书的形象特点

秘书衣着要恰当

秘书穿着凡人注意事项

秘书举止要得体

秘书的职业道德

克己奉公

严守机密

秘书素质提高途径

勤于学习是重要基础

勇于实践是有效方法

善于总结是催化剂

自我反省是动力

接受批评是自我完善

第一次当秘书的心得

领会领导意图

了解你的领导

了解你的领导的类型

了解你的领导的需求

领会领导意图的原则

尊重领导的原则

服务领导的原则

掌握信息的原則

领会领导意图的方法

从主观因素入手

从客观因素入手

秘书的协调工作

协调自己与领导及领导之间的关系

协调与领导关系的原则

与领导相处的技巧

如何恰到好处地赞美领导

如何委婉地批评领导

批评领导的十二条原则

如何向领导申辩

如果得罪了领导

善于对领导说“不”

协调领导之间的关系

协调与同事的关系

怎样赢得同事的尊敬

怎样与同事进行良好沟通

怎样回答同事的尴尬提问

了解同事的潜在语言

重视同事的感受

办公室之外的同事交往

办公室里你要提防的几种同事

如何化解办公室冲突

协调单位、部门间的关系

为什么部门协调有难度

为什么跨单位协调有难度

怎样做好单位部门之间的协调

秘书的信息参谋作用

秘书参谋对领导的三大作用

对领导思想具有充实完善的作用

对领导决策具有辅助取舍的作用

对领导工作具有提醒的作用

秘书的参谋作用

文稿工作中的参谋作用

调查研究和信息工作中的参谋作用

会务活动中的参谋作用

领导决策中的参谋作用

领导思想、生活方面的参谋作用

秘书参谋五大要领

重在调查研究

善于分析形势

加强组织领导

学会谋略比较

掌握参谋时机

党政秘书参谋的信息收集

收集公共决策信息

做好信息上报工作

企业秘书参谋的信息收集

收集竞争对手的情报

收集企业外部环境变化的情报

信息工作的六个基本要求和三个

诀窍

信息工作的六个基本要求

收集信息的三个诀窍

秘书的日常事务管理

如何制定工作计划

制定工作计划的原则

计划安排的变更和调整

计划安排的五大原则

如何安排出差旅行

作计划要细心周到

领导出差，秘书必做的准备

如何搞好会议工作

会务工作的特点

会议安排

怎样分发会议通知、材料

如何布置会场

参加会议的礼仪

怎样做会议记录

会后工作注意点

如何主持会议

做好自动化办公

个人办公

行政办公

秘书的接待工作

准备好的接待环境

接待工作环境的要求

接待环境的几点要素

见面时候的礼仪

握手礼

名片礼

脱帽礼

拥抱礼

亲吻礼

社交场合的自我介绍与他人介绍

自我介绍礼仪

他人介绍礼仪

如何进行交际谈话

三个不会讲话的秘书

抓住交际的最初三分钟

平时做好语言储备

选择合适的话题

学会挖掘话题

按照一定的顺序交谈

让说话具有说服力

纠正不好的交谈习惯

做一个成功交谈者的原则

如何在公共场合成功演讲

演讲的一般规则

演讲时如何回答问题

怎样作客

如何赠送礼物

送什么礼物

什么时候送礼物

如何送礼给中国人

如何送礼给外国人

如何接听电话

善于接听电话的重要性

接听电话的原则

如何参加和安排宴会

宴会是什么

成功安排宴会的十条标准

如何安排宴请座次

赴宴进餐礼仪

如何礼貌斟酒、敬酒

如果你到国外出差

如果你到欧洲

如果你到芙国

如果你到日本

如果你到韩国

秘书的公关工作

秘书公共关系的构成

公共关系十条简迷

社会组织

公众

传播

秘书公关活动的几大误区

秘书公关工作的四步工作法

兵马未动、粮草先行一一做好调查工作

全面规划、运筹帷幄一一做好策划工作

稳打稳扎、从容不迫一一做好实施工作

全面反馈、查漏补缺一一做好评估工作

如何策划组织新闻发布会

确定发布会的日期、地点、新闻点

确定组织者与参与人员

选择合适的新闻发言人

筹划与准备中的“彩排”

发送邀请函

准备新闻稿件

秘书的公关礼仪

秘书与领导坐车时候的位次

秘书与领导坐车时候上下车的顺序

危难时刻显身手一一秘书的危机

公关

秘书的危机公关能力很重要

危机的种类

危机公关的处理

危机处理程序

秘书的文书工作

通用公文

报告

请示

批复

意见

函

决定

通告

会议纪要

事务文书

工作计划

工作总结

经济文书

经济合同

礼仪文书

请柬

介绍信及推荐信

贺信及贺电

祝词

论说文

讲演稿

向更高职位迈进

环境与成功

环境对个人的成功很重要

良好的工作环境能留人

设计你的职业生涯

设计职业生涯四步骤

设计职业生涯应当注意的四个问题

职业生涯中的八大病症

职业生涯的时机选择：加薪还是跳槽

如何更快加薪

把握加薪的机会

加薪之核心绝招

加薪的技巧

如何更快升职

你的实力够升职吗

想升职不可忽略的问题

如何跳槽

防止四大心理障碍

跳槽前的自问

跳槽前要防止的几种心理

如何面试

面试须知

面试的几种误区

面试常见问题及对策

附录 秘书职业标准

香港启示录

机遇与风险并存的香港被称做东方明珠，在国际上享有极高的声誉。香港社会经济发达，因此有很多地方都可以为目前正处发展阶段的大陆所借鉴。香港秘书职业化程度非常高，这是选择香港的秘书职业来给您做比较的原因所在。以下是一位专业人士在对香港秘书职业作了全面考察后得出的结论。

香港的秘书职业仍然走俏。近年来，由于东南亚金融危机的影响，特别是最近国际投机资本的冲击，对香港的震动是不小的，就业率有所下降。但是，香港对合格的秘书需求量还是较大的，就业率也是较高的。可举以下数种征聘秘书的信息为例：

初级秘书。负责撰拟一般客户文件资料、分析单据及跟进联络客户等工作，中学程度，国内或台湾同等程度亦可，略懂国语或简体字更佳。月薪5000(初级)—8000(助理)港元(文员不完全是我们理解的秘书，也含有店员、低级职员的意思，有所谓商务文员、服务文员、外勤文员、跟单文员、夜班文员、运输文员、接待文员，等等。助理则要求稍高一点，通常要求具有中学以上文化程度，具备一定的语言表达能力与文书写作能力)。

一般秘书(或文职助理)。中学以上文化程度，有一定的秘书从业经验，协助领导处理一切文件与文字工作。其受聘薪金视工作经验及学历而定，雇员可享有年终双薪、带薪假期、医疗保障、奖金、长期服务金计划、教育津贴等待遇以及平等晋升的机会。香港是没有铁饭碗的，不过如能找到这种工作而又勤奋地干到退休，自然也就能升几级，至少是个资深秘书，那比铁饭碗还优越，养老是用不着担心的了。

行政秘书。20岁以上，具有一年文职经验，持有商科课程文凭(注：秘书文凭多附属在商科)，中学以上文化程度，能独立思考、能承受工作压力，月薪9500港元。35岁以上，中学以上文化程度，能讲流利广东话(国语)，有一定工作经验，能独立处理事件者优先，主要协助领导处理行政事务和从事业务推广工作，底薪13万港元。

当然，香港秘书人员的类型、名称是多种多样的，因为政府对此是不予规范的。低层次的有抄写员、信差等，高层次的要熟悉电脑、会计业务。香港的秘书基本上都是民间的、商务性的秘书。至于公务秘书，则要有较高级的文凭，经过专门的考试，其薪金也按公务员对待。资深的高级私人秘书，薪金可达5万港元上下，有的还有进入董事会的可能。

从中我们至少可以得出这样一些启示：首先，在香港经济受国际大环境影响不景气的情况下，香港的秘书职业仍十分走俏，充分说明秘书这一职业广泛的市场前景；其次，从薪金来说，秘书职业收入不低，尤其是那些高级秘书，薪金更是诱人；再次，我们发现秘书职业本身具有广阔的发展前景，给了从业者不断向上提升的空间和机会。

从香港启示录中我们可以得出结论：秘书职业充满机遇。

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也许你是第一次当秘书，你觉得对秘书这个职业已经非常了解，但是当你真正走近它， 自己就要成为一名秘书的时候，你才发现自己对它其实很陌生……

也许你当秘书已经很久了，但是你是否真正静心审视过秘书这个职业，你是否真正了解它?也许你对它还有误解，也许你正感到迷茫……

请看美国“全美秘书协会”对秘书这个职业是怎样要求的：

像心理学家一样善于观察和理解他人；

像政治家一样有灵敏的头脑；

像外交官一样有潇洒的风度；

有调查各种棘手问题的丰富经验；

有良好的速记能力以及文字功夫；

谙熟各种商业往来中的法律关系；

能熟练地使用各种办公自动化设备；

具备相当的金融和税务方面的知识；

能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

当你看完上面的秘书条件，你是否感到吃惊?因为秘书职业比你想象中的要复杂、丰富，对人的素质要求也更高。

社会上有许多关于秘书工作的误解，好像多数的秘书都是衣着光鲜的荚女，秘书就是吃青春饭的。这当然也影响着作为秘书的你对自己的看法。

其实不然。秘书这个工作比较特殊，它的正式定义为“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员”，它可以在日常工作中接触到公司所有的部门和人员，对公司的动作和整体状况有全面的了解。而且，这个工作也是一个窗口，与外界接触密切，和公司的主管部门、大客户都有关系。所谓站得高，看得远。它能真正锻炼人、培养人，所以这是一个具有严格素质要求的职业。

随着我国经济的发展，对秘书的要求将会越来越高，制度化、专业化、现代化成为新世纪秘书职业发展的方向。做秘书的你一定要牢记这一点，不断充实、提高自己，而本书将为你提供一个腾飞的垫脚石。

本书将从最实用、最独特的角度解析秘书工作的方方面面，让第一次当秘书的你快速入门，有章可循。