你正在为书写各种英文商务书信而大伤脑筋吗?你想知道各种英文商务书信的正确措辞和正确格式吗?你想在紧张的工作和学习之余更快速地掌握英文商务书信的写作技巧吗?

本书不仅告诉你如何写作各种英文商务书信，而且通过中英文对照的方式为你提供了不同商务书信的大量写作样本，成为你可以在任何情况下直接引用或适当修改的书信写作模板。它是一本方便实用的英文商务书信写作指南！一本商务人士的英文书信模板集！

本书将商业书信分为11大类进行了详细说明，其中包括委托书信、销售与推销书信、问候书信、社会活动的书信、个人商业书信、吊唁书信、就业求职书信、客户关系书信、媒体书信、电子邮件、明信片的写法，并提供了每一种商业书信的中英文书写模板与实例，具有简明实用、速查速用的特点，是现代商业活动及社交中必备的工具书。

第1章 从零开始 1

　　商务书信的四大考虑因素 1

　　架构   3

　　写作的7个C 5

　　简而言之  8

第2章 商务书信的组成部分 9

　　抬头  9

　　日期  9

　　文件编号 10

　　保密  10

　　内部地址 10

　　敬致  10

　　称呼  11

　　主题行  11

　　正文  11

　　信尾敬语 12

　　署名  12

　　附加内容 12

　　附言  13

　　寄送要求 13

第3章 商务书信的格式 15

　　齐列式  16

　　混合式  18

　　缩进式  20

　　简化式  22

　　悬挂式  24

　　备忘录  26

第4章 催款函 29

　　写作步骤 29

　　通知  30

　　提示  32

　　催询函   34

　　紧急通知  36

　　最后通知书 38

　　资金不足告知 40

　　付款致谢函 42

　　款项遗失告知/致歉 44

　　检查表   46

第5章 促销推广函 47

　　写作步骤  47

　　约会请求函 48

　　自我介绍函 50

　　面向客户的销售书信 52

　　面向现有客户的销售书信 54

　　介绍信 56

　　追信 58

　　对不回信的反应函 60

　　对不回信的强烈反应函 62

　　请求客户的帮助函 64

　　销售的后续书信 66

　　销售订单确认函 68

　　提醒人们销售活动即将

　　结束函 72

　　通知一次销售活动、促销活动

　　或者奖励计划函 74

　　通知理想客户某次销售活动

　　即将开始函 76

　　向一组精选的客户推荐新

　　产品函 78

　　涨价通知 80

　　传达说明函 82

　　传达索取函 84

　　传达建议函 86

　　传达信息函 88

　　传达销售信息函 90

　　给现有客户的传达函 94

　　检查表 96

第6章 致意函 97

　　写作步骤 97

　　对建议的认可函 98

　　感谢信 100

　　正式的周年纪念函 102

　　演讲认可函 104

　　邀请函（正式） 106

　　邀请函（非正式） 108

　　贺信 110

　　对杰出工作的感谢信 116

　　对成就的认可函 118

　　销售后的后续函 126

　　政策和立场说明函 128

　　鼓励信 130

　　新的额外福利通知 132

　　调整函 134

　　检查表 136

第7章 社会活动函 137

　　写作步骤 137

　　募款函 138

　　对资助的确认和请求函 142

　　对资助的感谢函 144

　　对捐助的确认函 146

　　对成就的确认函 148

　　致谢函 150

　　补助申请函 152

　　任职邀请函 154

　　入会邀请函 156

　　申请拒绝函 158

　　表示感激函 160

　　办公室任职函 162

　　委员任职函 164

　　表扬信 166

　　演讲邀请函 168

　　演讲者称赞函 170

　　给立法者的一封表示支持

　　的信 172

　　给立法者的一封表示关切

　　的信 174

　　检查表 176

第8章 个人商务书信 177

　　写作步骤 177

　　贺信 178

　　贺信——社交性 180

　　生日祝福信 182

　　节日祝贺信 184

　　孩子的降生祝福信 186

　　结婚祝福信 188

　　生病（住院）慰问信 190

　　感谢信 192

　　道歉信 194

　　垂询函 196

　　请求信 198

　　拒绝信 200

　　检查表 202

第9章 吊唁函 203

　　写作步骤 203

　　业务伙伴去世的吊唁函 204

　　丧母吊唁函 206

　　丧父吊唁函 208

　　丧妻吊唁函 210

　　丧夫吊唁函 212

　　丧子（女）吊唁函 214

　　丧兄（弟）吊唁函 216

　　丧姐（妹）吊唁函 218

　　检查表 219

第10章 工作变动书信 221

　　写作步骤 221

　　证明人请求信 222

　　保密义务免责声明书 224

　　约会邀请函 226

　　求职者面试请求信 228

　　面试确认函 230

　　面试感谢函 232

　　主动申请函 234

　　简历的附信 236

　　会见请求信 240

　　对主动申请的回复函 242

　　应聘信 244

　　求职者熟人推荐 246

　　被动申请函 248

　　工作接受函 250

　　工作拒绝函 252

　　拒绝可能录用的信 254

　　主动辞职信 256

　　被迫辞职信 258

　　对录用的回复函

　　（包含条件） 260

　　提供任职证明请求信 262

　　为以前的员工开具的

　　证明信 264

　　推荐信 266

　　品质证明信 270

　　介绍信 272

　　进展报告 274

　　拒绝申请函 276

　　在求职申请被拒情况下的

　　回复函 278

　　未被录用后的后续函 280

　　内部职位申请拒绝函 282

　　对主动申请的拒绝函 284

　　对被动申请的拒绝函 286

　　面试通知 288

　　录用通知 290

　　新员工欢迎信 296

　　晋升通知——贺信 298

　　宣布晋升——人事函 300

　　宣布晋升——公司内部通知 302

　　接受辞职函 304

　　建议加薪函 306

　　拒绝主动提供业务的信 308

　　资料索取函 310

　　信息索取函 312

　　给演讲者的确认信 314

　　告知函 316

　　中止业务关系的信 318

　　拒绝请求的信 322

　　新员工介绍信 324

　　检查表 325

第11章 客户关系函 327

　　写作步骤 327

　　常规感谢信 328

　　投诉确认函 330

　　投诉的附信 332

　　重获客户信赖的信 334

　　投诉确认函——否认责任 336

　　投诉确认函——澄清误解 338

　　纠正错误的信 340

　　一般性的道歉信 342

　　订单确认函——延期交货 344

　　订单确认函——说明发货

　　流程 346

　　为某员工的行为而道歉的信 348

　　有关公司搬迁的客户通知函 350

　　假日问候函 352

　　投诉函 354

　　检查表 366

第12章 媒体书信 367

　　写作步骤 367

　　媒体邀请函——推销活动

　　开始 368

　　媒体邀请函——新书发布 370

　　媒体邀请函——周年纪念

　　活动 372

　　新闻通稿——周年纪念活动 374

　　新闻通稿——演讲预约 376

　　新闻通稿——晋升 378

　　新闻通稿——新员工 380

　　答社论——积极的 382

　　答社论——消极的 384

　　演讲请求函 386

　　更正通知书 388

　　检查表 390

第13章 电子邮件 391

　　写作步骤 391

　　会议通告 392

　　客户状态的变更声明 394

　　请求帮助 396

　　索要已预订的资料 397

　　项目提议 398

　　项目追踪 400

　　因员工的工作而褒奖员工 402

　　检查表 403

第14章 明信片 405

　　写作步骤 405

　　季节性促销 406

　　特殊场合下的客户联络 407

　　邀请函 408

　　提示 409

　　检查表 410

电子邮件，或者E—mail，是企业界中一种比较新的书面沟通形式。电子邮件可以满足快节奏的商业和社会的要求。它有优点，也有缺点。优点在于快捷方便，缺点在于私密性和安全性不足。此外很多商界人士认为电子邮件不够正式。那些发错了的邮件以及“垃圾邮件”浪费了员工的大量时间，这似乎更证明了电子邮件确实问题多多。所以说电子邮件的使用要特别小心注意，而且要注意礼节。本章提供了一些关于电子邮件的使用技巧。具体如下：会议通告、消息确认、客户状态的变更声明、何时使用电子邮件、请求帮助、索要已预订的资料、要慎重、项目提议、项目附信、因员工的工作而褒奖员工、特别注意、电子邮件的优缺点。

你将看到每封信的右侧都有一些注释，对相应部分的内容做出了说明。第一封信中对所有部分都做出了说明，后面的信中只对变化之处做了说明。

写作步骤

电子邮件通常用于企业的内部沟通，它可以方便、迅速地向大量收信人同时发送信息。它可以用来向整个部门的成员发送通知、向全体团队成员通报项目近况，或者向全体员工通知福利或培训信息。电子邮件的收件人可以把信件内容打印出来以便归档。电子邮件可以比较轻松随意，严格来讲只能算是一个用于快速沟通的工具。

第1步：大多数电子邮件服务器的格式近似于备忘录形式。首先填写“收件人”和“主题”栏。服务器程序会记录下发信的时间和日期。

第2步：写一个提纲，然后有话直说。很多人发电子邮件的时候完全是想到哪儿写到哪儿，事后还要追加第二封甚至第三封邮件来补充说明或者纠正前文中的错误。写提纲的时候不要慌，磨刀不误砍柴工。在点击“发送”按钮之前，最后再好好检查一遍。

对于这种沟通形式，收件人会希望你开门见山。所以第一句话中就要提出你的要求或者说明你的目的。

第3步：要简单明了。在传输的过程中，邮件格式经常会被打乱，让收件人看得一头雾水。所以格式和措辞都要简单，以减少被误解的机会。

第4步：关于署名。电子邮件会显示出发件人，所以收信人可以知道信是谁发的。你可以根据收件人、信件的前因后果以及通常礼节来自己决定要不要加上最后的信尾敬语和自己的签名。可以采用若干种方式如“Regards”、“Thanks”或者仅仅写上你的姓名缩写。

注意：别拿电子邮件不当公文。

公事一定要公办。文笔要清晰简练，使用标准英语，礼节要周到。

在发送敏感或者保密信息的时候要特别注意。电子邮件就像明信片一样，任何人都有可能看到。你发送的信息有可能未经你许可或者在你不知情的情况下，就被人有意或者无意中截获或者转发。

本章末尾有一个检查表，写电子邮件的时候可以参照使用。

P391-392

本书不是让你捧着读的，而是拿来用的。书中每一章不仅有通俗易懂的写作方法介绍，而且还附有要点检查表、书信样本以及写作指南，可以帮助你更好、更有效、更轻松地完成写作任务。它可以算得上是商务人士的书信模板集。

本书内容充实，在有限的篇幅内提供了大量实用的方法与要点。所以你不需要费力地寻找“问题的关键”。

本书简洁易懂，注重实效。你只要随手翻阅就会发现其中充满了关于商务实务的细节内容。本书的目的就是成为一个按需检索的写作指南。你可以根据目录直接找到自己需要的内容。本书虽然是按照一定的顺序写作而成，但你大可以按照自己的实际情况有选择地阅读。每一章都可以独立成章。

相信你会觉得这本书很有用，它不仅可以当做写信的模板，而且还提供了实用的建议。读书经常能够启发人的思维，却很少有人能落实到行动，也许书本一合，就又束之高阁了。但这本书是拿来用的，是让你实际行动的。行动才是成功的关键。

加里·温伯格（Gary Weinberg）

美国国家出版社副总裁